§ 17 stk. 4 udvalg – Helhedsplansudvalget (Campus) – Dagsorden – 30. juni 2016

Gennemgang af kommissoriet således at alle bliver indforstået med udvalgets funktion og råderum.

Byrådet besluttede den 29. marts 2016 at udvide det eksisterende udvalg bestående af 6 politikere med 1 deltager fra hver af de tre uddannelsesinstitutioner Syddansk Universitetet, University College Sjælland og Erhvervsakademiet Sjælland samt 2 deltagere fra Erhvervslivet.

Styrelseslovens § 17 stk. 4

Udvalgets formål og opgaver er beskrevet i kommissoriet.

Administrationen vil anbefale, at der afholdes tre udvalgsmøder fra nytår og frem til sommerferien, og tre udvalgsmøder efter sommerferien og frem til jul. Der skal stadig være mulighed for at indkalde til ekstraordinære møder dersom det påkræves.

Ingen bemærkninger

Beslutninger og tiltag i Helhedsplanudvalget for Campus Slagelse vil have konsekvenser for øvrige udvalg.

Borger og Udviklingsdirektøren indstiller,

1.    at Udvalget tager drøftelsen til efterretning.

Der gives en status for fire igangværende delprojekter henholdsvis Arkitektkonkurrencen, Posthuset, Ny idrætshal og Ny bro over jernbanen. Et 5. delprojekt omhandler ”Bevægelsesbåndet” gennem Campus, og det vil blive præsenteret på det førstkommende udvalgsmøde efter sommerferien 2016.

Med udgangspunkt i den som bilag vedhæftede Proces- og Tidsplan gives der en status for de nævnte delprojekter som alle er klar til den videre proces.

· Om arkitektkonkurrencen kan oplyses, at der som planlagt er udpeget et vinderforslag som vil blive præsenteret på udvalgsmødet (der udleveres tillige en hardcopy).

· Om Posthuset kan oplyse at Byrådet på sit møde den 27. juni 2016 har godkendt at der iværksættes en samlet projektering. Indledningsvis er der fortsat fokus på at iværksætte etape 0 og etape 1 som omfatter miljøsanering, forbedrings af klimaskærm og nyindretning af tagetagen (2. sal) til Slagelse Erhvervscenter.

· Om den nye idrætshal kan oplyses, at der som planlagt er udpeget det rådgiverteam som fra medio august skal forestå programmering og udarbejdelse af et dispositionsforslag som vil ligge klar primo 2017. Udpegningen af rådgiverteamet er sket i tæt samarbejde med Lokale og Anlægsfonden og med COWI som bygherrerådgiver. Parallelt med prækvalificeringen har Campusteamet gennemført en omfattende brugerinddragelse med Kultur- og Fritidsforvaltningen og Skoleforvaltningen samt diverse lokale klubber og selvorganiserede personer/grupper. Rådgiverteamets idéoplæg vil blive præsenteret på udvalgsmødet (der udleveres tillige en hardcopy).

· Om den nye bro over jernbanen kan oplyses, at udvalget den 20. oktober 2015 godkendte at der udarbejdes et projektforslag for en ny bro. Projektforslaget er som planlagt klar til præsentation på udvalgsmødet (der udleveres tillige en hardcopy).

Intet at bemærke

Her henvises til Proces. og Tidsplanen idet de omtalte delprojekter er på forskellige projektstadier.

Intet at bemærke

De respektive delprojekter vil have berøring til flere fagudvalg.

Borger- og Udviklingsdirektøren indstiller,

1.    at Orienteringen tages til efterretning

Helhedsplanudvalget orienteres om status for indsatsen ”Byliv før byggeri”, der skal skabe synlighed, involvering og formidling af campusprojektet før og mens, der bygges i området. Projektleder for indsatsen Bylivskoordinator Anna Ingemann Jensen præsenterer sagen på mødet.

Indsatsen ”Byliv før byggeri” er iværksat som led i realisering af Masterplan for Campus Slagelse med det formål at gøde jorden for den fremtidige, fysiske forvandling af campusområdet. Formålet er:

- At formidle den positive historie om et campusområde i forvandling

- At teste forskellige anvendelsesmuligheder i området

- At opbygge og styrke et attraktivt studiemiljø på tværs af uddannelser

Det er blandt andet sket gennem utraditionelle brugerinddragelsesprocesser, hvor studerende har bygget nye opholdszoner, og borgere har deltaget i spil om fremtiden; gennem opbygning af tilbagevendende, fælles events med campusuddannelserne (SDU, UCSJ og EASJ); gennem test af byrum og bygninger fx afprøvning af det gamle Posthus som Triple Helixmiljø; og gennem samarbejde med studerende om cases fra campusområdet.

På baggrund af de positive erfaringer fra indsatsen besluttede Helhedsplanudvalget i januar 2016, at videreføre indsatsen yderligere 2 år fra maj 2016 til maj 2018. I denne projektperiode vil der særligt være fokus på anskueliggørelse af arkitektkonkurrencen, halprojektet og bevægelsesbåndet gennem midlertidige aktiviteter, og på fortsat opbygning af ”studiebyskapaciteter”, der gør det attraktivt at bo og studere i Slagelse.

Borger- og Udviklingsdirektør indstiller,

1.    at Helhedsplanudvalget tager orienteringen til efterretning

Status fra uddannelserne, SDU, UCSJ og EASJ samt fra de to erhvervsledere.

Byrådet har på sit møde den 29. marts 2016 besluttet at udvide det eksisterende udvalg med 1 deltager fra hver af de tre uddannelsesinstitutioner Syddansk Universitetet, University College Sjælland og Erhvervsakademiet Sjælland samt to deltager fra erhvervslivet henholdsvis Skel.dk Landindspektører og AB Catering.

Formålet er at hver af de ovennævnte parter beskriver hvilke særlige interesser og fokusområder, som de har i forhold til Campus.

Borger- og Udviklingsdirektøren indstiller,

1.    at Orienteringen tages til efterretning

Der skal tages beslutning om etablering af en styregruppe til udvalget og om mødehyppighed og tidspunkt.

Der har hidtil været en styregruppe primært bestående af deltager fra SDU og UCSJ og administrationen. Styregruppen har afholdt afklarende og planlæggende møder mellem hvert møde i Helhedsplanudvalget. Når det har været påkrævet har der været ad hoc deltagelse i forbindelse med diverse sager.

Mødefrekvensen har været 8-10 møder om året.

Frem til 2015 har der været behov for hyppige møde i Helhedsplanudvalget og dermed også i styregruppen for at skabe fremdrift i visions- og planlægningsarbejdet.

I løbet af 2015 er en del tanker og visioner blevet til reelle delprojekter, som er ved at blive klar til realisering når det måtte besluttes politisk.

Det tager tid at udvikle de enkelte projekter, og derfor er der ikke behov for hyppige møder, men derimod møder med mere tid til at gennemgå og behandle de respektive delprojekter forud for en beslutning.

Med hensyn til etablering af en styregruppe vil administrationen anbefale at der etableres en styregruppe bestående af repræsentanter fra de tre uddannelser og administrationen som også varetager sekretærfunktionen. Der skal være mulighed for at invitere repræsentanter ad hoc når det skønnes nødvendigt.

Styregruppen mødes mellem Helhedsplansudvalgsmøderne.

Med hensyn til møde hyppighed, vil administrationen anbefale, at der afholdes tre udvalgsmøder fra nytår og frem til sommerferien, og tre udvalgsmøder efter sommerferien og frem til jul. Der skal være mulighed for at indkalde til ekstraordinære møder dersom det påkræves.

Beskriv relation til f.eks. vision, udviklingsaftale, tværgående indsatsområder og politikker

Borger- og Udviklingsdirektøren indstiller,

1.    at Der træffes beslutning om etablering af en styregruppe med deltagelse af repræsentanter fra de tre uddannelser, og med mulighed for ad hoc deltagelse.

2.    at Der afholdes tre udvalgsmøder fra nytår og frem til sommerferien, og tre udvalgsmøder efter sommerferien og frem til jul, og med mulighed for indkaldelse til ekstraordinære møder.