6.     Genoptagelse: Offentliggørelse af beslutninger fra lukkede punkter på udvalgsmøder (B)

Byrådet skal beslutte retningslinjer for offentliggørelse af beslutninger fra lukkede punkter på udvalgsmøder. De stående udvalg skal drøfte og anbefale retningslinjer til Byrådet

I Slagelse Kommune har det ved udvalgsmøder længe været praksis, at der ved åbne punkter offentliggøres dagsorden, indstillinger, bilag og beslutninger. Mens vi der ved lukkede punkter kun offentliggøres overskriften på punktet og ikke andet; heller ikke beslutningen og afstemningsforhold.

Der har været et ønske om større åbenhed i udvalgene, og at beslutninger fra lukkede sager bliver offentliggjort.

I august 2018 drøftede Økonomiudvalget og de stående udvalg retningslinjer for offentliggørelse af lukkede punkter på udvalgsmøder. Udvalgene ønskede overordnet set størst mulig åbenhed, men ønskede samtidigt at få forelagt konkrete retningslinjer.

Økonomiudvalget besluttede den 20. august 2018, at administrationen skulle udarbejde konkrete retningslinjer for offentliggørelse af lukkede punkter, og at disse retningslinjer efterfølgende skulle drøftes og godkendes i de stående udvalg og Økonomiudvalget forud for beslutning i Byrådet.

Derudover besluttede Økonomiudvalget, at der generelt blev vejledt om reglerne for fortrolighed og lukkede sager.

Byrådet har ret til at fastsætte retningslinjer for hvor meget udvalgene skal offentliggøre, herunder om der skal offentliggøres dagsorden, indstillinger eller beslutninger.

Byrådets retningslinjer for offentliggørelse af beslutninger fra lukkede punkter kunne være:

-      Det skal anføres i sagsfremstillingen, hvorfor en sag behandles som et lukket punkt, f.eks. hvilke oplysninger der er tavshedsbelagte/personfølsomme, priser eller forhandlingssituationer m.m.

-      Der skal samtidigt tages stilling til om hele sagen kan åbnes eller offentliggøres efter mødet

-      Overskriften for det lukkede punkt bør udformes, så borgerne kan se hvad punktet handler om

-      Når der er truffet beslutning på et lukket punkt, skal protokollen udformes, så beslutningerne bliver forståelige for borgerne, selv om indstillingen ikke er offentliggjort, samtidig med, at der ikke røbes fortrolige oplysninger.

For at sikre at Byrådet træffer beslutning om retningslinjerne på et oplyst grundlag, får de stående udvalg og Økonomiudvalget mulighed for at afgive høringssvar til Byrådet, hvor fordele og ulemper kan beskrives, inden Byrådet træffer beslutning.

I modsætning til byrådsmøder er alle udvalgsmøder er i princippet lukkede møder. Men det betyder ikke, at alt på møderne er fortroligt, tværtimod.

Hovedreglen er nemlig, at langt de fleste oplysninger ikke er fortrolige eller tavshedsbelagte, og det gælder både for åbne og lukkede punkter.

-      Der er kun tavshedspligt i forhold til fortrolige oplysninger, f.eks. personfølsomme oplysninger eller forretningshemmeligheder.

-      Derudover må man ikke gengive hvad andre udvalgsmedlemmer har sagt under forhandlingerne på mødet.

-      Man må gerne gengive/referere beslutningen, hvem der har stemt for eller imod, indstillingen fra forvaltningen, bilag i sagen m.m. (så længe der ikke er fortrolige oplysninger i fx bilagene)

Grunden til at enkelte punkter typisk bliver ”lukkede punkter” er, at sagerne handler om bedømmelse af personlige forhold, køb og salg af fast ejendom eller tilbud og forhandlinger. At et punkt er et ”lukket” punkt, er dog ikke ensbetydende med, at der er tavshedspligt for hele sagen, men der vil typisk være konkrete oplysninger, der er undergivet tavshedspligt.

Styrelseslovens §§ 8 og 20

Byrådet har kompetence til at beslutte retningslinjerne for de stående udvalgs offentliggørelse af dagsorden, indstillinger og beslutninger. Byrådet kan beslutte at fastholde de nuværende retningslinjer eller fastsætte nye retningslinjer.

Byrådet kan overlade det til de stående udvalg og Økonomiudvalget selv at fastsætte egne retningslinjer for offentliggørelse af lukkede punkter

Administrationen vurderer, at offentliggørelse af beslutninger fra lukkede punkter vil give offentligheden bedre indsigt i de kommunale beslutningsprocesser. Samtidigt vil offentliggørelsen af beslutninger fra lukkede punkter gøre det lettere for udvalgsmedlemmerne efterfølgende at diskutere udvalgets beslutninger med borgere eller pressen.

Ingen

Ingen

Kommunaldirektøren indstiller,

1.    at Udvalgene drøfter retningslinjer for offentliggørelse af beslutninger fra lukkede punkter og afgiver høringssvar til Byrådets videre behandling

2.    at Byrådet beslutter nye retningslinjer for offentliggørelse af beslutninger fra lukkede punkter på stående udvalg og Økonomiudvalg

Fraværende:  Henrik Brodersen (O)

Ad 1: Drøftet.

Udvalget ønsker størst muligt offentlighed. Som minimum bør det af sagen fremgå, hvad den handler om. Der tages konkret stilling til offentliggørelse af beslutningsteksten i hver enkelt lukket sag.

Ad 2: Godkendt.

Drøftet.

Udvalget peger på muligheden for, at et punkt skal kunne lukkes (efter behandling).

Udvalget ønsker at fastholde nuværende praksis for lukkede dagsordner/referater.

Fraværende:  Ali Yavuz (A)

Punkterne drøftet og anbefales til Byrådet med følgende bemærkninger:

- Sofie Janninig (A) anbefaler, at hvis det er muligt at åbne sager efterfølgende, skal de åbnes. Det skal eksplicit fremgå, hvorfor sagen er lukket, ud fra hvilke katagorier sagen hører under. Endvidere anbefaler hun, at  der    udarbejdes fælles retningslinjer med mulighed for at supplere i de enkelte udvalg.

- Helle Blak (F) og Palle Kristiansen (O) bemærker, at de er tilfredse med nuværende praksis og at lukkede punkter, skal være lukkede.

- Christopher Trung (V) gør opmærksom på muligheden for at bruge Forvaltningslovens § 27 stk. 6.

- Thomas Clausen (Ø) anbefaler indstillingen fra administrationen.