7.     Revisionsbemærkninger - status (O)

Social- og Beskæftigelsesudvalget anmodede ved udvalgsmødet den 3. september 2018, om at blive præsenteret for de effekter og resultater, der er fremkommet i forhold til håndteringen af revisionens bemærkninger.

Direktionen havde til deres møde den 27. september 2018 udbedt sig en status på opfølgning vedr. revisionens bemærkninger. Det vil være samme status, der nedenfor gives til Social- og Beskæftigelsesudvalget.

Udviklingen i forhold til den konkrete håndtering af revisionens bemærkninger, lader sig bedst vise via vores ledelsestilsyn. Det er således ikke umiddelbart en mulighed at trække nogle relevante tal og herudfra tale om en effektmåling. De foreløbige resultater lader sig derfor bedst illustrere ved nedenstående status, der skal ses i sammenhæng med ”Redegørelse til revisionsberetning 2, Delberetning for efteråret 2017” præsenteret for Social- og Beskæftigelsesudvalget ved udvalgsmødet den 3. september 2018.

Det skal endvidere bemærkes, at Center for Arbejdsmarked og Integration skiftede fagsystem til Schultz FASIT den 1. marts 2018. Systemet giver mulighed for mere effektiv sagsgang og bedre overbliksbilleder for såvel medarbejdere, ledelse og organisation. På kort sigt har skiftet været ressourcetungt i forhold til implementering og oplæring og forandring af arbejdsgange og rutiner.

På lang sigt vurderes det, at det nye system giver mulighed for forbedret sagsarbejde og øget effektivitet og overblik. Der arbejdes målrettet på at anvende disse muligheder blandt andet med henblik på at komme revisionens bemærkninger i møde.

Området for sygedagpenge (herunder) jobafklaring har som bemærket i forrige redegørelse været opdelt i 2017, men blev lagt sammen igen i afdelingen for Fastholdelse for at sikre en højere faglighed og bedre sagsflow. Efterfølgende har afdelingen fået sin egen leder, hvorved det ledelsesmæssige fokus er styrket markant. Pt. fungerer denne leder også som leder for ressourceforløbsområdet.

Siden efteråret 2017 har afdelingen for Fastholdelse tillige haft en udpeget faglig konsulentfunktion. Denne har igangsat en række læringsprocesser, der skal se på rettidig opfølgning og korrekt journalføring i forbindelse med opfølgninger, herudover også på at arbejde med fyldestgørende dokumentation og tydelig begrundelse for undladelse af personlig opfølgning.

Den faglige konsulent følger allerede nu op på ovennævnte områder, bl.a. ved faste fag- og sagsmøder med sagsbehandlerne.

Rettidighed, journalisering og begrundelser ved manglende personligt fremmøde vil ligeledes indgå i ledelsestilsynet i såvel i fjerde kvartal 2018, som i det nye ledelsestilsyn, der træder i kraft i januar 2019.

I tillæg hertil er der anvendt ressourcer i forhold til at klæde sagsbehandlerne godt på i forbindelse med implementeringen af Schultz FASIT (centrets nye fagsystem) i foråret 2018. Der arbejdes pt. på at optimere systemanvendelse og overbliksbilleder i det nye fagsystem blandt sagsbehandlerne. 

Der er derudover indført retningslinjer ift., at alle forlængelsesafgørelser skal godkendes af en specialistgruppe i afdelingen. Dette for give læring og for at nedbringe forlængelserne og for at se nærmere på hvorfor sagerne trækker ud.

Det vurderes, at ovennævnte forandringer allerede nu har positiv effekt på journalisering i forbindelse med opfølgninger og begrundelse for deres form.

Der er derudover lavet et projekt tidlig indsats pr. 1 oktober 2018, som forsøger at fastholde borgere i job på arbejdspladsen, eller igangsætte en målrettet indsats i deres sag så tidligt som muligt. Det vurderes, at dette vil styrke rettidigheden i centrets opfølgninger på dette område.

Medarbejdergruppen, der sidder med jobafklaringssager er forholdsvis ny, hvorfor ovennævnte faglige konsulent sammen med den nyudpegede leder på området, har fokus på at oplære medarbejderne og øge deres fokus på de lovbestemte retningslinjer for jobafklaringsforløb og journalisering i sagerne med mere.

Der vil i efteråret 2018 blive udarbejdet en plan for den konkrete afvikling af puklen af sager, der ikke er blevet forelagt rehabiliteringsteamet inden for de lovbestemte fire uger. Tillige bliver der udarbejdet en arbejdsgang, der skal sikre at alle jobafklaringssager fremadrettet forelægges rehabiliteringsteamet indenfor de i loven fastsatte fire uger.

Dette vil også indgå i de fremtidige ledelsestilsyn, såvel i fjerde kvartal 2018, som i det nye ledelsestilsyn, der træder i kraft i januar 2019.

I tillæg til ovenstående omrokeres der på medarbejderressourcerne, så der kommer endnu en medarbejder på jobafklaringsområdet.

Forbedringerne er allerede ved at få effekt. Det må dog realistisk forventes, at der vil gå en rum tid inden den eksisterende pukkel af sager og oprydning heri er afviklet, men centret forventer at ovennævnte tiltag vil komme revisionens bemærkninger i møde.

Centret er begyndt at opkvalificere myndighedssagsbehandlerne for de aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere til at håndtere deres opgaveportefølje mere hensigtsmæssigt. Fokus på denne indsats er særligt en bedre anvendelse af centrets nye fagsystem, dets overbliksbilleder og andre muligheder, med henblik på at højne effektiviteten.

Derudover ses der på at opkvalificere medarbejderne i anvendelse af rehabiliteringsplanen og i anvendelse af rådighedsvurderinger og sanktioner overfor målgruppen. Samlet forventes dette at give luft til at sikre en mere tilfredsstillende journalføring.

I efteråret 2017 oprettede centret et såkaldt ret og pligt tilbud – ”Din vej frem”.

Formålet hermed var blandt andet at sikre rettidige tilbud til kontanthjælpsmodtagere. Der er pt. øget fokus på anvendelse af dette forløb for at sikre rettidige tilbud til borgerne.

I tillæg hertil arbejdes der med at synliggøre den eksisterende tilbudsvifte og de aktuelt tilgængelige pladser heri i forbindelse med opkvalificerings- og overbliksarbejdet i centrets nye fagsystem.  

Derudover arbejdes der forsat med projekt ”Flere skal med”, der forventes at have positiv effekt på sagsbehandlingen på området.

I tillæg hertil er der igangsat en drøftelse i centrets ledelse med henblik på en håndtering af kontanthjælpsområdets udfordringer. Derudover vil tilstrækkelig journalisering, rettidig opfølgning og rettidige tilbud til aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere også indgå i centrets ledelsestilsyn i såvel i fjerde kvartal 2018, som i det nye ledelsestilsyn, der træder i kraft i januar 2019.

Det øgede ledelsestilsyn vurderes at have positiv effekt på journalføring, rettidig opfølgning og den rettidige aktivering af kontanthjælpsmodtagerne. 

Sagsbehandlerne på ressourceforløb har siden marts 2018 været en del af projekt ”Tværgående Indsats – Ressourceforløb” (TVIR), hvor fokus er på at nedbringe sagsmængden for bl.a. at øge tiden til den individuelle opfølgning, dertilhørende journalisering og udarbejdelse af og opfølgning i forhold til indsatsplanerne.

I tillæg hertil er der indført personlige dialogmøder med medarbejderne hvor der ses på rettidighed, placeringer og indsatsplaner. Samtidigt er der indført fælles fagmøder for styrket læring. Revisionens punkter vil løbende indgå i ledelsestilsynet i såvel i fjerde kvartal 2018, som i det nye ledelsestilsyn, der træder i kraft i januar 2019.

Det er forvaltningens vurdering, at tilføjelsen af ressourcer og det øgede fokus på området allerede nu har ført til kortere tidsintervaller mellem opfølgningerne, og journaliseringen sker i umiddelbar forlængelse af opfølgningen. Det vurderes, at disse forbedringer vil øges med tiden.

Derudover har tiltaget også ført til begyndende forbedringer i indsatsplanerne. Det må dog forventes, at den oparbejdede pukkel af arbejde i forhold til disse planer tager længere tid.

Min Plan og anvendelse heraf vil indgå i de fremtidige ledelsestilsyn, der forventes at træde i kraft i januar 2019.

Lov om aktiv beskæftigelse.

Social- og Beskæftigelsesudvalget kan tage orienteringen til efterretning.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Direktøren indstiller,

1.    at Udvalget tager orienteringen til efterretning.

Fraværende:  Helle Blak (F)

Taget til efterretning.