Møde i udvalget d. 6. november 2017
13. Slagelse Arkiverne - ændring af vedtægter 2017 (B)
Sagsnr.: 330-2017-73689 Dok.nr.: 330-2017-642914 Åbent
Kompetence: Økonomiudvalget
Beslutningstema
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget skal indstille til
Økonomiudvalget, at ændring af vedtægterne for Slagelse Arkiverne godkendes.
Baggrund
Slagelse Arkiverne består af Slagelse Stadsarkiv, der har
ansvaret for kommunale arkivalier, samt de kommunale lokalarkiver i Korsør,
Skælskør og Slagelse, der har ansvaret for private arkivalier.
Politisk refererer arkiverne til Økonomiudvalget, når det
gælder alle Stadsarkivets funktioner, og til Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget,
når det handler om lokalarkiverne.
Økonomiudvalget har i 2011 godkendt ændring af vedtægterne
med fokus på forhold omkring arkivering af elektroniske data.
Slagelse Arkiverne har tidligere været en selvstændig
virksomhed på kulturområdet. Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget har i
september 2016 vedtaget ny organisering af Slagelse Arkiverne med virkning pr.
1. oktober 2016. Slagelse Stadsarkiv hører herefter organisatorisk under Center
for Kultur, Fritid og Borgerservice, og stadsarkivaren refererer til
centerchefen. Stadsarkivaren er tilknyttet Kulturafdelingen for at kunne
fokusere på kvalitetssikring af kommunens arbejde med arkivering iht.
Arkivloven. Lokalarkiverne hører under Slagelse Bibliotekerne og under
bibliotekschefens ledelse.
Vedtægterne beskriver, at stadsarkivaren er heltidsansat. Stadsarkivarens
opgaver er ændrede efter organisationsændringen, og fuldtidsansættelse er ikke
længere en forudsætning for varetagelse af opgaverne.
I denne sag fremlægges forslag om at ændre vedtægternes krav
om, at Stadsarkivaren er heltidsansat samt redaktionelle ændringer og
tilpasning af vedtægterne, således at forhold, der er beskrevet i Arkivloven og
vedtægter for andre aktører, udgår.
Oversigt over ændringerne fremgår af bilaget.
Retligt
grundlag
Kapitel 1 beskriver, at offentlige arkivalier skal arkiveres
af Rigsarkivet eller kommunale arkiver. Kapitel 11 beskriver, at private
arkivalier tilsvarende kan arkiveres af arkiverne.
Ifølge vedtægterne for Slagelse Arkiverne skal
Økonomiudvalget godkende ændringer.
Handlemuligheder
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget kan indstille til
Økonomiudvalget
a) At de reviderede
vedtægter for Slagelse Arkiverne godkendes
b) At de foreslåede
ændringer af vedtægterne afvises. Dette vil medføre en uhensigtsmæssig
anvendelse af ressourcerne i forhold til Slagelse Arkiverne.
Vurdering
Administrationen anbefaler de foreslåede ændringer af
vedtægterne for Slagelse Arkiverne for at smidiggøre arbejdet i Slagelse
Arkiverne og optimere driften.
Økonomiske
og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Konsekvenser
for andre udvalg
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Centerchefen for Kultur, Fritid og Borgerservice indstiller,
1.
at Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget indstiller til Økonomiudvalget, at
de reviderede vedtægter for Slagelse Arkiverne godkendes.