Møde i udvalget d. 6. november 2017

13.   Slagelse Arkiverne - ændring af vedtægter 2017 (B)

Sagsnr.: 330-2017-73689               Dok.nr.: 330-2017-642914                                          Åbent
Kompetence: Økonomiudvalget
Beslutningstema
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget skal indstille til Økonomiudvalget, at ændring af vedtægterne for Slagelse Arkiverne godkendes.
Baggrund
Slagelse Arkiverne består af Slagelse Stadsarkiv, der har ansvaret for kommunale arkivalier, samt de kommunale lokalarkiver i Korsør, Skælskør og Slagelse, der har ansvaret for private arkivalier.
Politisk refererer arkiverne til Økonomiudvalget, når det gælder alle Stadsarkivets funktioner, og til Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget, når det handler om lokalarkiverne.
Økonomiudvalget har i 2011 godkendt ændring af vedtægterne med fokus på forhold omkring arkivering af elektroniske data.
Slagelse Arkiverne har tidligere været en selvstændig virksomhed på kulturområdet. Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget har i september 2016 vedtaget ny organisering af Slagelse Arkiverne med virkning pr. 1. oktober 2016. Slagelse Stadsarkiv hører herefter organisatorisk under Center for Kultur, Fritid og Borgerservice, og stadsarkivaren refererer til centerchefen. Stadsarkivaren er tilknyttet Kulturafdelingen for at kunne fokusere på kvalitetssikring af kommunens arbejde med arkivering iht. Arkivloven. Lokalarkiverne hører under Slagelse Bibliotekerne og under bibliotekschefens ledelse.
Vedtægterne beskriver, at stadsarkivaren er heltidsansat. Stadsarkivarens opgaver er ændrede efter organisationsændringen, og fuldtidsansættelse er ikke længere en forudsætning for varetagelse af opgaverne.
I denne sag fremlægges forslag om at ændre vedtægternes krav om, at Stadsarkivaren er heltidsansat samt redaktionelle ændringer og tilpasning af vedtægterne, således at forhold, der er beskrevet i Arkivloven og vedtægter for andre aktører, udgår.
Oversigt over ændringerne fremgår af bilaget.
Retligt grundlag
Kapitel 1 beskriver, at offentlige arkivalier skal arkiveres af Rigsarkivet eller kommunale arkiver. Kapitel 11 beskriver, at private arkivalier tilsvarende kan arkiveres af arkiverne.
Ifølge vedtægterne for Slagelse Arkiverne skal Økonomiudvalget godkende ændringer.
Handlemuligheder
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget kan indstille til Økonomiudvalget
a) At de reviderede vedtægter for Slagelse Arkiverne godkendes
b) At de foreslåede ændringer af vedtægterne afvises. Dette vil medføre en uhensigtsmæssig anvendelse af ressourcerne i forhold til Slagelse Arkiverne.
Vurdering
Administrationen anbefaler de foreslåede ændringer af vedtægterne for Slagelse Arkiverne for at smidiggøre arbejdet i Slagelse Arkiverne og optimere driften.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Konsekvenser for andre udvalg
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Centerchefen for Kultur, Fritid og Borgerservice indstiller,
1.    at Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget indstiller til Økonomiudvalget, at de reviderede vedtægter for Slagelse Arkiverne godkendes.