4.     Udmøntning af justering i politisk mødekalender for 2021 (B)

Sagsnr.: 330-2017-91413                 Dok.nr.: 330-2021-128529          Åbent

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget skal på baggrund af den af Byrådet vedtagne justering af den politiske mødekalender for 2021 beslutte, hvad der skal ske med det udvalgsmøde, som oprindeligt skulle være afholdt i september 2021.

Sagens indhold

Byrådet vedtog på mødet den 14. december 2020 en justering af den politiske mødekalender for 2021.

Justeringen indebar, at fagudvalgsmøderne for september blev rykket til den sidste uge af august. Årsagen til justeringen var, at der i den oprindelige politiske kalender for 2021 ved en fejl ikke var indlagt de påkrævede tre uger mellem 1. og 2. behandlingen af Budget 2022-2025

For Kultur- og Fritidsudvalget betyder justeringen, at der vil komme til at ligge 2 møder i august 2021. Møderne vil ligge med 3 ugers mellemrum (den 10/8 og den 31/8).

Kultur- og Fritidsudvalget har mulighed for at bibeholde de 2 møder eller at slå de 2 møder sammen til et møde.

Retligt grundlag

Den kommunale styrelseslov § 20

Handlemuligheder

Kultur- og Fritidsudvalget kan:

a)    Vælge at bibeholde de 2 udvalgsmøder i august.

b)   Vælge at slå de 2 udvalgsmøder sammen til 1 møde.

Vurdering

Administrationen vurderer, at det vil være mest hensigtsmæssigt at bibeholde de to møder i august, således at der både afholdes udvalgsmøde den 10/8 og den 31/8.

Denne vurdering skal ses i lyset af erfaringerne fra 2020, hvor der som et forsøg kun blev afholdt ordinært udvalgsmøde hver anden måned.

Erfaringen fra 2020 var, at der gik for lang tid mellem møderne, hvis der ikke blev afholdt udvalgsmøde hver måned (minus i sommerferien). Og at det flere gange var nødvendigt at afholde ekstraordinære udvalgsmøder, fordi en sag ikke kunne afvente et udvalgsmøde 2 måneder efter.

Derfor besluttede udvalget den 1/9 2020 at gå tilbage til modellen med ordinære udvalgsmøder hver måned. 

Såfremt udvalgsmødet den 31/8 aflyses (og de to møder dermed slås sammen til 1 møde), vil der være næsten 2 måneder mellem udvalgsmødet i august (10/8) og udvalgsmødet i oktober (5/10). Dette kan være problematisk i forhold til fx foreninger, der afventer svar på ansøgninger. Dette skal også ses i sammenhæng med, at der i forvejen er færre udvalgsmøder på dette tidspunkt af året grundet sommerferie i juli.

Administrationen har erfaret, at de fleste af de øvrige fagudvalg har valgt at bibeholde 2 udvalgsmøder i august 2021.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Tværgående konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Indstilling

Kultur og Fritid indstiller,

1.    at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at der skal afholdes udvalgsmøde både den 10/8 og den 31/8.

Bilag

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 4. maj 2021:

Fraværende: 

At 1: Der afholdes møder i august som planlagt den 10. og 31. august 2021.

Temamødet i juni udsættes til august eller september. Dato fastlægges senere.