Møde i udvalget d. 6. april 2021

8.     Genoptagelse - Fastsættelse af sagsbehandlingsfrist på ansøgninger om støtte til køb af bil - servicelovens § 114  (B)

Sagsnr.: 330-2021-5338                   Dok.nr.: 330-2021-89806            Åbent
Kompetence: Forebyggelses- og Seniorudvalget
Beslutningstema
Baggrund
På Hjælpemiddelområdet sagsbehandles ansøgninger om støtte til køb af bil samt tilskud til særlig indretning af bil i henhold til Servicelovens §114. Udvalget har senest den 7. september 2016 besluttet at fastholde en sagsbehandlingsfrist på max 18 uger.
I udvalgssagen er følgende vedtaget:
I forbindelse med fastsættelsen af sagsbehandlingsfrister, er det vigtigt at præcisere, at tidsrammen gælder fra ansøgning til afgørelse. I den tidligere aftaletekst, er der taget forbehold for, at borger skal fremskaffe dokumentation for den nedsatte funktionsevne og kørselsbehov.
Status på nuværende sagsbehandlingstid
Den politisk fastsatte sagsbehandlingsfrist om at træffe afgørelse senest 18 uger efter modtagelse af ansøgningen er ikke mulig at overholde. Årsagen er, at der går mere end 18 uger med at indsamle og indhente de fornødne oplysninger og dokumentation fra borger og samarbejdspartnere.
Hjælpemiddelområdet har i de seneste 3 år (2018–2020) modtaget omkring 70 ansøgninger pr. år. En analyse af sagsbehandlingen ”fra borger har indgivet ansøgning til der er truffet en afgørelse i sagen” viser, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid har været godt 6 måneder.
Sagsbehandlingstider i andre kommuner
Hjælpemiddelområdet har endvidere undersøgt den politisk fastsatte sagsbehandlingsfrist på tværs af 17 Sjællandske kommuner. Her er Slagelse Kommune den kommune, der har den korteste politisk fastsatte sagsbehandlingsfrist. Sagsbehandlingsfrister varierer mellem de enkelte kommuner. Den korteste frist findes i Greve- og Roskilde Kommune med 24 uger, og den længste frist er i Holbæk- og Faxe Kommune med hver 52 uger. I gennemsnit har de 16 andre kommuner i Region Sjælland en politisk fastsat behandlingsfrist på 37 uger.
Opgaver / skitseret proces for sagsbehandlingen
·       Ansøgning modtages og der sendes kvitteringsskrivelse
·       Samtale med borger (evt. hjemmebesøg, telefon, møde hos sagsbehandler)
·       Indhentelse af kørselsbehovsskema, spørgeskema, evt. arbejdsgivererklæring
·       Ganganalyse
·       Indhentelse af lægeoplysninger
·       Kørekort/ kørekortskrav
·       Forelægges evt. kommunens lægekonsulent
·       Evt. test af køreevner hos PTU
·       Afprøvning af bil/indretning i bil
·       Bevillingsmøde
·       Partshøring
·       Afgørelse
Stevns kommune har lavet et LEAN projekt, hvor de har regnet sig frem til, at det gennemsnitligt vil tage 26 uger fra en bilansøgning modtages, til den kan afgøres:
Fra modtaget ansøgning til borger indkaldes - 1 uge
Fra brev sendes, til mødet afholdes - 4 uger
Fra møde til supplerende oplysninger indhentes - 2 uger
Afventer svar fra fx læge, gangtest m.m. - 8 uger
Fra oplysninger modtages samles sagen og til partshøring - 4 uger
Borger har sagen i partshøring - 3 uger
Bilmøde + evt. afprøvning - 4 uger
I alt fra ansøgning modtages til borger har afgørelsen - 26 uger
Undersøgelsen fra Stevns Kommune viser et optimalt sagsbehandlingsforløb. Afhængig af hvor hurtigt samarbejdspartnere og borgere er til at afgive relevante svar og oplysninger, kan sagsbehandlingsforløbet tage længere tid.  
Retligt grundlag
Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område:
§ 3. Kommunalbestyrelsen skal behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt med henblik på at afgøre, om der er ret til hjælp og i så fald hvilken.
Stk. 2. Kommunalbestyrelsen skal på de enkelte sagsområder fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet. Fristerne skal offentliggøres. Hvis fristen ikke kan overholdes i en konkret sag, skal ansøgeren skriftligt have besked om, hvornår ansøgeren kan forvente en afgørelse.
Handlemuligheder
Udvalget kan godkende at sagsbehandlingsfristen ændres fra 18 til 32 uger på ansøgninger om støtte til køb af bil. jfr. servicelovens § 114 eller
Udvalget kan selv fastsætte en alternativ sagsbehandlingsfrist på bilområdet.
Vurdering
For at sikre at kommunen lever op til Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område er det afgørende, at der fastsættes en realistisk frist fra ansøgning til afgørelse.
Hvis en kommune ikke overholder tidsfristen, har borgeren mulighed for at klage. Derudover er det afgørende, at kommune og borger har en fælles forventning om, hvor lang tid en sagsbehandling som udgangspunkt tager.
Administrationen vurderer, at en ændring af den politiske fastsatte sagsbehandlingsfrist fra 18 til 32 uger vil være realistisk jf. det skitserede sagsbehandlingsforløb i denne sag. At ændre sagsbehandlingsfristen til 32 uger betyder ikke, at sager ikke kan afsluttes før, der er gået 32 uger. En sag afsluttes som udgangspunkt så hurtigt som muligt.
Administrationen vurderer, at en ændring af sagsbehandlingsfristen vil sikre en bedre forventningsafstemning i forhold til, hvad borgeren kan forvente.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Konsekvenser for andre udvalg
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Centerchefen for Sundhed og Ældre indstiller,
1. Forebyggelses- og Seniorudvalget beslutter at fastsætte sagsbehandlingsfristen til 32 uger på ansøgninger om støtte til køb af bil; iht. servicelovens § 114.
Beslutning i Forebyggelses- og Seniorudvalget den 2. februar 2021:
Fraværende: 
Udvalget besluttede, at sende sagen i høring i Ældrerådet og Handicaprådet, hvorefter sagen genoptages i udvalget.
Jimmi Jørgensen (A) stemte imod.
Genoptagelse i Forebyggelses- og Seniorudvalget den 6. april 2021:
Forebyggelses- og Seniorudvalget skal beslutte, om den politisk fastsatte sagsbehandlingsfrist på ansøgninger i henhold til servicelovens § 114 om støtte til køb af bil skal ændres fra de nuværende 18 uger til 32 uger.
Udvalget besluttede på mødet i februar at sende sagen i høring i Ældrerådet og Handicaprådet.
Der er indkommet høringssvar fra Ældrerådet og Handicaprådet, hvorfor sagen genoptages til beslutning.
Indkomne høringssvar:
Ældrerådet har følgende bemærkninger til sagen:
Sagsbehandlingsfristen skal fastsættes, så der gives mulighed for at yde en sagsbehandling med den rette kvalitet, og så der er tid til at indhente relevant og lovpligtige oplysninger fra andre instanser. Der er tale om en omfattende sagsbehandling med involvering af mange parter.
Ældrerådet forudsætter, at de nødvendige justeringer af arbejdsrutiner og arbejdsgange er
foretaget, inden der fastsættes ny frist.
Ældrerådet lægger vægt på oplysningen om, at en sag som udgangspunkt afsluttes så hurtigt som muligt, og at en sag derfor også kan afsluttes før, der er gået 32 uger.
Det er vigtigt, at borgeren får oplyst hvilket serviceniveau, de kan forvente m.ht.
sagsbehandlingsfrist, så der kan ske en reel forventningsafstemning, så rykkere for afgørelser og måske også egentlige klagesager over manglende overholdelse af sagsbehandlingsfristen kan minimeres.
Ældrerådet anbefaler, at der fastsættes en realistisk frist, fx svarende til den tid, der i praksis går med at behandle 80-90 pct. af den pågældende sagstype, dog max. 32 uger.
Handicaprådet skriver i sit høringssvar:
Handicaprådet anerkender bevæggrundene for at ændre sagsbehandlingsfristen til 32 uger.
Handicaprådet anbefaler, at udvalget sikrer, at der er resurser tilstede i forvaltningen til at overholde den sagsbehandlingstid, som udvalget beslutter.
Handlemuligheder
Forebyggelses- og Seniorudvalget kan vælge, at
A.    ændre sagsbehandlingsfristen fra 18 til 32 uger på ansøgninger om støtte til køb af bil. jfr. servicelovens § 114 eller
B.    fastsætte en alternativ sagsbehandlingsfrist på bilområdet.
Vurdering
Administrationen vurderer, at en ændring af den politiske fastsatte sagsbehandlingsfrist fra 18 til 32 uger vil være realistisk jf. det skitserede sagsbehandlingsforløb i denne sag. At ændre sagsbehandlingsfristen til 32 uger betyder ikke, at sager ikke kan afsluttes før, der er gået 32 uger. En sag afsluttes som udgangspunkt så hurtigt som muligt.
Administrationen vurderer, at en ændring af sagsbehandlingsfristen vil sikre en bedre forventningsafstemning i forhold til, hvad borgeren kan forvente.
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget beslutter at fastsætte sagsbehandlingsfristen til 32 uger på ansøgninger om støtte til køb af bil; iht. servicelovens § 114.
Beslutning i Forebyggelses- og Seniorudvalget den 6. april 2021:
Fraværende: 
Forebyggelses- og Seniorudvalget besluttede at fastsætte sagsbehandlingsfristen til max. 32 uger på ansøgninger om støtte til køb af bil. Forebyggelses- og Seniorudvalget ønsker, at det tilstræbes, at opgaven løses så hurtigt som muligt.