11.   Orientering om udlejning af kommunale lokaler (O)

Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget orienteres om regler og praksis i forhold til udlejning af kommunale lokaler.

Med baggrund i en stigende forespørgsel på regler og praksis for udlån af kommunale lokaler orienteres Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget i det følgende om de nuværende regler, jfr. folkeoplysningsloven, om de politisk vedtagne takster i Slagelse Kommune og om forvaltningens administration af lokaler og økonomi samt vedtagne retningslinjer for udleje.

Ifølge Folkeoplysningsloven skal kommunen i prioriteret rækkefølge anvise de til formålet egnede ledige lokaler, herunder idrætshaller og andre haller samt udendørsanlæg, som tilhører kommunen, til den frie folkeoplysende aktivitet. Det er en betingelse for anvisning af lokaler, at foreningen opfylder lovens tilskudsbetingelser, men det er ikke en betingelse, at foreningen får tilskud til undervisning eller aktiviteten.

I Folkeoplysningsloven fremgår det, at lokaler og udendørsanlæg stilles vederlagsfrit til rådighed med el, varme, rengøring og fornødent udstyr. Folkeoplysningsloven retter sig mod de folkeoplysende aktiviteter i forhold til frivillige foreninger og aftenskoler.

Kommunens lokalråd, der arbejder for at understøtte den lokale dialog og fungerer som dialogpart i forhold til kommunen og udvikling i kommunens landdistrikter, er ikke en folkeoplysende forening, men medvirker til at udmønte et kommunalt formål. Rådenes udgifter til leje af mødelokaler i kommunale bygninger vil i 2017 blive dækket af LTE-udvalget. Udvalget besluttede på deres møde den 6. marts 2017 at afsætte 9.000 kr. til dækning af udgifter i forbindelse med lokalrådenes leje af lokaler.

Det fremgår af ”Retningslinjerne for udleje, reklamering og sponsorater” - vedtaget på KFT’s møde den 9. januar 2017 - at såfremt en forening eller en aktivitet ikke er folkeoplysende, eller ikke er foreningens kerneaktivitet, bliver arrangøren opkrævet en leje/takst, som er vedtaget i Byrådet den 19. december 2016. Der opkræves også leje efter takstbladet, hvis der er tale om et entregivende arrangement, eller hvis der er tale om et kommercielt arrangement/aktør eller en erhvervsvirksomhed/professionel klub.

Da faciliteterne ofte står tomme udenfor primetime, giver det god mening af få lejet disse ud til andre målgrupper/brugere, hvilket kommunalfuldmagten giver adgang til. Taksterne er fastsat med udgangspunkt i andre kommuners takster under hensyntagen til Konkurrencestyrelsens model. Taksterne kan ses af vedhæftede bilag.

Udlejningen sker til rigtig mange forskellige typer af lejere, f.eks. kommunale institutioner, privatskoler, grundejerforeninger, mindre messer, kommercielle aktører og udstillinger samt en del sociale og interesseorganisationer.

I de fastsatte takster er der medtaget udgifter til el, vand og varme, åbne/lukkefunktion v. Ejendomsservice m.v. samt rengøring, der udgør en stor andel af den beregnede takst.

I Fritidsafdelingens budget er der budgetteret med et indtægtsbudget på 800.000 kr. årligt – hvoraf Ejendomsservice skal have de 10 %. Såfremt Fritidsafdelingen skulle stille lokalerne gratis til rådighed i et større omfang end til de folkeoplysende foreninger, skal der findes finansiering til dette, idet Fritidsafdelingen ikke i dag har budget til gratis udlejning.

Fritidsafdelingen administrerer i dag systemet ”KommuneBook”, som giver et overblik over bookinger af kommunens sportsfaciliteter, lokaler på kommunens skoler, kulturfaciliteter m.v., og i hvilket omfang de bliver benyttet. Derudover skaber systemet gennemsigtighed for foreningerne og fungerer som én indgang.

Folkeoplysende foreninger og andre, der ønsker at få anvist/leje kommunens faciliteter, ansøger i KommuneBook om de pågældende timer. Administrationen tilkendegiver efterfølgende, om dette er muligt, og i så fald at faciliteten lejes, hvad dette koster, samt meddelelse om ekstraydelser som rengøring, opsyn, reklameskilte m.v.

Anvisning/udleje kan ske for en hel sæson, en eller flere små perioder eller et enkelt arrangement. For sæsonbookingen gælder, at denne ansøgning skal ske senest 1. marts. Ansøgning til en eller flere små perioder samt enkelte arrangementer kan søges løbende.

Når sæsonbookingen er udmeldt, kan enkeltstående bookinger foretages efter først-til-mølle-princippet.

Hvad angår skolerne, har disse som udgangspunkt råderum over hallerne i tidsrummet 8-16. Særligt efter skolereformen har de brug for at kunne disponere både til skemalagt undervisning og ikke planlagte aktiviteter. Kravet om 45 min. bevægelse inkluderer på nogle skoler brug af hallerne. Nogle skoler kører med rullende skemaer og på anden vis skemaer over kortere perioder.

Det har været overvejet, at skolerne skulle booke deres brug af hallerne ind, men det er skoleledernes vurdering, at det vil kræve et stort administrativt arbejde for skolerne.

Endelig kan der ikke være børn og voksne i omklædningsrummene samtidig.

Hvis skolehaller står åbenlyst tomme i store perioder, kan der tages en dialog med skolerne om mulighed for at få foreningerne ind.

Folkeoplysningsloven og Kommunalfuldmagten

Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget kan:

A. Tage orienteringen til efterretning

Administrationen finder det positivt med en stor efterspørgsel på kommunale lokaler, da det vidner om et aktivt lokalsamfund og en stigende interesse for at placere events og andre aktiviteter i Slagelse Kommune.

I retningslinjerne er brugerne inddelt i gruppe 1, 2 og 3, og flere i gruppe 2 og 3 kunne i princippet godt få faciliteterne gratis, hvis de opfylder betingelserne for det (afhænger bl.a. af den konkrete aktivitet). Der er en gråzone af foreninger, organisationer og borgere, som ikke er folkeoplysende. Det vil kræve yderligere administrative ressourcer, hvis forvaltningen fra ansøgning til ansøgning skal vurdere på et tyndt forvaltningsmæssigt grundlag, om en ansøger bør fritages for lokaleleje. Det skal vurderes, om det enkelte arrangement, eller elementer i det, er konkurrenceforvridende i forhold til det øvrige marked. Administrationen skal endvidere sikre, at alle ansøgere, jfr. kommunalfuldmagtens ligebehandlingsprincipper, bliver behandlet ens. Derfor er der brug for et tydeligt administrationsgrundlag, hvilket de nuværende retningslinjer og takstblad udgør.

Såfremt udvalget eller Byrådet ønsker, at der skal arbejdes ud fra et andet administrationsgrundlag, udarbejder administrationen gerne et forslag til det under hensyntagen til, at der skal findes en finansiering af indtægtsbudgettet på 800.000 kr.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Børne- og ungedirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1.    at  Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget tager orienteringen til efterretning

Fraværende:  ingen

Taget til efterretning.