10.   Status på sagsbehandlingstider på Hjælpemiddelområdet samt gendrøftelse af serviceniveauet på området (O)

Udvalget får en status på hjælpemiddelområdets ansøgninger/sagsbehandlingstider samt en evaluering af tidsfristerne.

Hjælpemiddelområdet har igennem de seneste år været under et stadigt stigende pres for at kunne fastholde serviceniveauet og de politisk fastsatte sagsbehandlingsfrister som følge af, at antallet af ansøgninger til området er steget år for år i perioden 2007 – 2015.

En stadig større andel af ansøgningerne bliver akut sagsbehandlet og afgjort, hvorfor området især har været udfordret på at kunne overholde den fastsatte sagsbehandlingstid på ventelistesagerne ”øvrige ansøgninger”, hvor sagsbehandlingsfristen for afgørelse er fastsat til 65 hverdage. Ventelistesagerne er ansøgninger, der ikke er akutte eller som kræver længere sagsbehandlingstid.

Afledt af situationen besluttede Udvalget på mødet i maj 2016 at opnormere hjælpemiddelområdet med 2 sagsbehandlende terapeuter samt 0,5 medarbejder til afledt drift. De nye medarbejdere blev ansat primo august 2016, hvor den første tid gik med instruktion og oplæring i nye systemer og arbejdsgange.

Udvalget fik efterfølgende på mødet den 5. oktober 2016 en status på hjælpemiddelområdet om, at der pr. ultimo september ’16 var 80 ansøgninger, der havde overskredet sagsbehandlingsfristen på de 65 hverdage og Udvalget godkendte en Tids- og Handleplan for nedbringelse af sagerne, således at den fastsatte sagsbehandlingsfrist på området vil kunne overholdes.

Tids- og Handleplan forelagt og godkendt d. 5. oktober 2016:

Hjælpemiddelområdet har siden medio september 2016 fokuseret indsatsen på området ved etablering af team med 7 medarbejdere, der behandler ”øvrige ansøgninger” (ventelistesager).

Tids- og Handleplanen er fulgt og har holdt frem til januar 2016. Fra 1. februar ’17 er der ansat en vikar, således at teamet er fuldt normerede med 7 medarbejdere.

Pr. 1.11.16:  70 ansøgninger sv.t. tids- og handleplanen

Pr. 1.12.16:   36 ansøgninger

Pr. 22.12.16: 31 ansøgninger  (op til jule- og nytårsferie)

Pr. 1.1.17:     60 ansøgninger  (efter jule- og nytårsferie)

Pr. 1.2.17:     23 ansøgninger

Pr. 9.2.17:     17 ansøgninger (før vinterferie i uge 7)

Pr. 20.2.17:   22 ansøgninger (efter vinterferie i uge 7)

Pr. 1.3.17      15 ansøgninger

Pr. 1.4.17        0 ansøgninger

Der indkommer gennemsnitlig 60-70 nye ansøgninger hver måned på området.

Udviklingen i antallet af ansøgninger på hjælpemiddelområdet (genbrugsområdet):

Som det fremgår ovenfor modtog hjælpemiddelområdet (genbrugsområdet) i 2016, i alt 7950, heraf var 703 ansøgninger med sagsbehandlingstid på 65 hverdage. 

Pr. ultimo februar 2017 verserer der 270 ansøgninger med en sagsbehandlingsfrist på 65 hverdage.

Terapeuternes nye arbejdsredskab – IT-systemet ”Talegenkendelse” påbegyndte sin implementering i området i oktober 2016. Terapeuterne har således over en periode i efteråret trænet for at indøve nye arbejdsgange. Hvor de tidligere var vant til at skrive i alle dele af sagsbehandlingen, bruger terapeuterne nu deres stemmer. I praksis indebærer det, at hhv. journaler, afgørelser, mails etc. indtales til skærm. Da arbejdsredskabet ikke kender eller genkender alle ord; såsom f.eks. særlige navne/efternavne og fagudtryk, arbejder terapeuterne med at opbygge og løbende udvide systemets ordbog, således at den indtalte sagsbehandling bliver omsat i fejlfri tekst på skærmen. Terapeuterne har taget det nye system til sig og anvender det. Terapeuterne oplever, at arbejdsredskabet giver en mere smidig og effektiv arbejdstilrettelæggelse. I modsætning til tidligere bliver eksempelvis telefonopkald fra borgere eller samarbejdspartnere nu journaliseret i umiddelbar forlængelse af opkaldet/samtalen.  

Lov om social service §§ 112-116

Administrationen vurderer, at mængden af ”øvrige ansøgninger” (ventelistesager) med overskredet sagsbehandlingstid på 65 hverdage vil være bragt i 0 sager med udgangen marts 2017.

Opnormeringen med 2 terapeuter samt det etablerede tiltag med 7 medarbejdere i teamorganisering på området betyder, at ventelisten nedbringes gradvis og effektivt, således at den fastsatte sagsbehandlingstid på 65 hverdage, kan overholdes.

Det næste mål for de kommende måneder er at nedbringe mængden af sager yderligere, således at et stigende antal ansøgninger bliver sagsbehandlet og afgjort indenfor de 65 hverdage. Realiseres dette mål vil området ikke i samme grad som nu kunne påvirkes af perioder med feriefravær o.lign., når der er nedsat bemanding på opgaven/området, men det vil i disse perioder stadig være muligt at overholde sagsbehandlingsfristen på de 65 hverdage. 

Det er derfor administrationens vurdering, at sagsbehandlingsfristen på de 65 hverdage indtil videre skal fastholdes.

Udvalget får en ny orientering om status på Hjælpemiddelområdet på mødet i juni 2017.

Udvalget tager orienteringen til efterretning.

Ingen.

Ingen

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1.    at Udvalget tager orienteringen til efterretning.

2.    at Udvalget orienteres om status på Hjælpemiddelområdet i juni 2017.

Fraværende:  Jens Jørgensen (V), Kurt Rasmussen (A)

Udvalget ønsker at genoptage sagen, hvor de forskellige kategorier og de tilknyttede ekspeditionstider tilføjes sagsfremstillingen. Herunder ønsker udvalget en gendrøftelse af serviceniveauet på området. Dette særligt set i forbindelse med områdets økonomiske udfordringer.

Udvalget besluttede på mødet den 8. marts at genoptage sagen, hvor de forskellige kategorier og tilknyttede ekspeditionstider tilføjes sagsfremstillingen. Herunder ønsker udvalget en gendrøftelse af serviceniveauet på området. Dette særligt set i forbindelse med områdets økonomiske udfordringer.

Hjælpemidler, der skal sikre borgeren eller hjemmehjælperen en nødvendig og sikkerhedsmæssig forsvarlig pleje. F.eks. plejesenge, lifte, trykaflastende madrasser, bækkestole m.m.

Hjælpemidler, der kompenserer for manglende eller nedsat funktionsevne, f.eks. sengeklodser, toiletforhøjer, badebænk.

Rollatorer, der kræver særlig tilpasning.

Sager, der ikke er akutte eller kræver længere sagsbehandlingstid; f.eks. udskiftning af kørestole, el-kørestole, el-scootere, trehjulet cykler, arbejdsstol, kugledyner, særlig boligindretning; eksempelvis opsætning af greb, dør- og eller lågeåbner, elektrisk hæve-sænkebord til køkken m.m. Derudover borgere, der ansøger om en terapeutisk helhedsvurdering i hjemmet med det formål at afdække et evt. hjælpemiddelbehov.  

Gældende for alle ansøgninger er, at de vurderes og sagsbehandles ud fra en konkret individuel vurdering i forhold til den væsentlige funktionsnedsættelse – og om der er særlige forhold, der skal tages hensyn til. Således kan og vil en venteliste-ansøgning også ændre status til at blive sagsbehandlet akut; såfremt borgerens funktionsniveau/behov pludselig ændres væsentligt.

Sundheds- og Omsorgsudvalget vedtog på dets møde den 25. maj 2011 de nuværende sagsbehandlingsfrister, der trådte i kraft 1. juni 2011.

Sundheds- og Seniorudvalget besluttede på mødet den 3. maj 2016 at fastholde serviceniveauet / sagsbehandlingsfristerne på hjælpemiddelområdet. Udvalget besluttede samtidig, at tilføre Hjælpemiddelområdet personaleressourcer ved opnormering 2,5 stilling omsat i 2 sagsbehandlende terapeuter samt 0,5 medarbejder til afledt drift (håndtering af ekspeditionssager, reparationssager og hjemkaldelser m.m.); hvilket er en forudsætning for, at den politisk fastsatte sagsbehandlingsfrist på 65 hverdage på ”øvrige ansøgninger” kan overholdes.

De nye medarbejdere blev ansat primo august 2016, hvor den første tid gik med instruktion og oplæring i nye systemer og arbejdsgange.

Hjælpemiddelområdet har siden medio september 2016 fokuseret indsatsen på området ved etablering af team med 7 medarbejdere, der behandler ”øvrige ansøgninger” (ventelistesager).

Udvalget fik på mødet den 5. oktober 2016 en status på hjælpemiddelområdet om, at der pr. ultimo september ’16 var 80 ansøgninger, der havde overskredet sagsbehandlingsfristen på de 65 hverdage og Udvalget godkendte en Tids- og Handleplan for nedbringelse af sagerne, således at den fastsatte sagsbehandlingsfrist på området vil kunne overholdes.

Status pr. 17. marts 2017 er, at alle de resterende sager med overskredet sagsbehandlingsfrist på 65 hverdage nu er sagsbehandlet og afgjort. Sagsbehandlingstiden på denne kategori af ansøgninger forventes fremover overholdt.

Størstedelen af ansøgningerne sv.t. ca. 91,2 % bliver akut eller med en kort sagsbehandlingstid behandlet og afgjort; herunder bl.a. APV hjælpemidler (plejesenge, lifte, bækkenstole m.m.), som skal bevilges/leveres som en forudsætning for, at hjemmeplejen kan varetage opgaver med plejekrævende borgere i hjemmene.

Det er administrationens vurdering, at serviceniveauet og de fastsatte sagsbehandlingsfrister på disse områder ikke kan ændres. 

Udvalget kan gendrøfte serviceniveauet ”øvrige ansøgninger”, der har en fastsat sagsbehandlingsfrist på 65 hverdage. Dette set i lyset af områdets økonomiske udfordringer.

Udvalget kan således vurdere, hvorvidt den gældende sagsbehandlingsfrist på 65 hverdage for ”øvrige ansøgninger” skal fastholdes eller ændres.

Det drejer sig om de sager/ansøgninger, der ikke er akutte eller som kræver længere sagsbehandlingstid; f.eks. udskiftning af kørestole, el-kørestole, el-scootere, trehjulet cykler, arbejdsstol, kugledyner, særlig boligindretning; eksempelvis opsætning af greb, fjernelse af dørtrin, dør- og eller lågeåbner, elektrisk hæve-sænkebord til køkken m.m. Derudover borgere, der ansøger om en terapeutisk helhedsvurdering i hjemmet med det formål at afdække et evt. hjælpemiddelbehov.  

Der er følgende muligheder:

1. Sagsbehandlingsfristen på 65 hverdage for ”øvrige sager” fastholdes. (sv.t. max. 13 uger). Nuværende personalenormering fastholdes.

2. Sagsbehandlingsfristen for ”øvrige sager” ændres til 100 hverdage (sv.t. max. 20 uger).  Nuværende personalenormering reduceres med 1 sagsbehandlende terapeut, hvilket vil udmønte en helårsbesparelse fra 2018 sv.t. 0,5 mio. kr. årligt ved reduktion af områdets løn- og personalebudget. I 2017 vil reduktionen beløbe sig anslået 0,125 mio. kr. 

En ændring af sagsbehandlingsfristen til 100 hverdage vil derudover give en mindre midlertidig besparelse på driftsbudgettet som følge af, at udgiften på de bevilgede hjælpemidler; primært kørestole og særlige boligindretninger vil forskydes/udsættes med 35 hverdage sv.t. 7 uger. En forlængelse af sagsbehandlingstiden vil indebære, at betalingen for bevilgede hjælpemidler derved også rykkes 7 uger frem og derved giver en midlertidig besparelse anslået kr. 150.000,- på områdets driftsbudget.

Der er på hjælpemiddelområdet udarbejdet en 2-årig handleplan med initiativer og tiltag, der er iværksat for at bringe områdets driftsbudget i balance senest med udgangen af 2018.

Der henvises til dagsordenssag ”Regnskab 2016 – regnskabsbemærkninger og handleplaner”, hvor hjælpemiddelområdets handleplan fremgår af bilag.

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1.    at Udvalget tager orienteringen til efterretning

2.    at Udvalget gendrøfter serviceniveauet

3.    at Udvalget orienteres om status på sagsbehandlingstider på Hjælpemiddelområdet i juni 2017

Fraværende:  Jens Jørgensen (V)

I forbindelse med at administrationen fremlægger sag på hjælpemiddelsområdet i maj, ønsker udvalget, at administrationen medtager en vurdering af muligheder og konsekvens ved at fastholde nuværende niveau eller reducere ventetiderne. Udvalget ønsker også tydeliggjort, hvad der reelt skal til, for at sagsbehandlingstiden halveres.

Udvalget ønsker tydeliggjort antal sager pr. medarbejder (2014, 2015 og 2016) og årsagerne til fortsat opnormering på området.

Endeligt ønsker udvalget tydeliggjort, hvilken konsekvens, evt. ændring i sagsbehandlingstiden vil have for handleplanen.