21.   Principper for EU-udbud 2018 - indkøb af affaldsbeholdere (B)

Udvalget skal tage stilling til en række principper, som skal ligge til grund for et kommende udbud for indkøb af affaldsbeholdere, herunder udbudsform, opdeling af opgaven, tildelingskriterier samt design og funktion.

Affaldsordning 2018 er besluttet i hovedprincipper af Byrådet 28. november 2016 og rammerne er fastlagt i Regulativ for husholdningsaffald 2018 med offentlig høring til 1.maj 2017. Som led i at udrulle Affaldsordning 2018 skal langt de fleste boliger og sommerhuse have udskiftet de nuværende 2 stk. 140 liter beholdere med 2 stk. 240 liter 2-kammer-beholdere. Kommunen skal have indkøbt, klargjort og udkørt ca. 65.000 stk. affaldsbeholdere og de fleste gamle beholdere skal hjemtages, inden affaldsordningen iværksættes 1. maj 2018.

Da den samlede udgift til indkøb af beholdere overskrider EU’s tærskelværdier på ca. 1,5 mio. kr., skal opgaven udbydes i EU-udbud.

Udbud gennemføres parallelt med Regulativ for husholdningsaffald 2018, idet kommunen vil sikre en rettidig og billigst mulig leverance. Dette set i lyset af, at leverandørerne af beholdere har udsigt til mange store ordrer og der er op til 6 måneders leveringstid på beholderne. Der tages forbehold for resultatet af høringen af regulativet, der i yderste konsekvens kan betyde, at der skal gennemføres nyt udbud og at opstart af affaldsordning 2018 udskydes.

De nuværende beholdere er mørkegrå standardbeholdere, hvor kun lågene er forskellige. Beholderne har låg-i-låg og der er prægning på låg (Slagelse Kommune, Bioaffald og Restaffald).

Vi lægger op til at de nye beholdere designmæssigt vil være i stil med de nuværende beholdere og med de eksempler der blev præsenteret i forbindelse med interview af fokusgrupper samt på temamøde i 2016. Der tilstræbes anvendelse af genbrugsplast i produktionen.

Inden opgaven med indkøb af beholdere kan udbydes, skal der tages stilling til en række principper for udbuddet:

1. Udbudsform.
Opgaven udbydes enten som offentligt udbud, hvor alle kan afgive bud eller som begrænset udbud med prækvalifikation, hvorefter kun de bedst egnede indbydes til at afgive bud.

2. Opdeling af opgaven
Opgaven med indkøb, klargøring, udkørsel og hjemtagning af affaldsbeholdere udbydes enten som én samlet opgave med løsning af alle elementer eller som én delopgave for levering og klargøring og én delopgave for udkørsel og hjemtagning.

3. Tildelingskriterier
De bydende skal overholde en række udvælgelseskriterier, f.eks. fremsendte tilbudslister, nøgletal, sikkerhedsstillelse og forsikringsoplysninger. Hvis disse er opfyldt vil buddene blive vurderet efter en række tildelingskriterier.

· Leverandør/renovatør vælges enten ud fra laveste pris eller ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor tildeling vægtes efter pris, miljø/arbejdsmiljø (eksempelvis anvendelse af genbrugsplast, støj, udledning og udkørsel) og kvalitet (eksempelvis design, funktion og udkørselsplaner).

· Vægtning fordeles enten med 50% på pris, 25% på miljø/arbejdsmiljø og 25% på kvalitet eller efter en anden %-fordeling.

4. Design og funktion
Valget står mellem standardløsninger for affaldsbeholdere, som vi har i dag, special-beholdere eller andre løsninger.

Forslagene uddybes i Notat af 7. april 2017 om beholderopgaven, som er bilag til sagen.

For at give kommunen en bred indsigt i de gældende specifikationer for beholdere af plast, standarder, mulige beholdertyper og plastkvaliteter er der 19. april 2017 gennemført en markedsdialog med 3 leverandører af 2-kammer-beholdere. Resultatet vil i anonymiseret form indgå i udbudsmaterialet.

Lov nr. 1564 af 15. december 2015 om offentlige indkøb (Udbudsloven).

Der kan for hvert af punkterne vælges mellem følgende løsninger:

1. Udbudsform

1. Offentlig udbud.

2. Begrænset udbud (med prækvalifikation).

Fordelen ved offentlig udbud er, at alle kan byde, men det er også i nogle tilfælde ulempen.

2. Opdeling af opgaver

1. Opgaven udbydes samlet for indkøb, klargøring, udkørsel og hjemtagning af beholdere.

2. Opgaven udbydes som delopgave for indkøb og klargøring og delopgave for udkørsel og hjemtagning af beholdere.

Fordelen ved at udbyde opgaven i delopgaver er, at der sandsynligvis vil være flere tilbudsgivere. Ulempen ved at udbyde i opdelte opgaver er, at der kan blive tvivl om ansvarsfordeling samt mere administration.

3. Tildelingskriterier

1. Laveste pris.

2. Økonomisk mest fordelagtige tilbud med vægtning pris 50%, miljø/arbejdsmiljø 25% og kvalitet 25%.

3. Anden fordeling af %-vægtning.

Fordelen ved økonomisk mest fordelagtigt tilbud er, at miljø og kvalitet også kan vægte, når leverandør vælges. Ulempen er, at vi måske ikke opnår laveste pris.

4. Design og funktion

1. Standardløsninger for affaldsbeholdere.

2. Special-beholdere (farve, mål, design, funktion).

3. Andre løsninger.

Fordelen ved at vælge standardløsninger for affaldsbeholdere frem for special-beholdere eller andre løsninger er, at de er billigere og afprøvede. Ulempen er, at de ikke skiller sig ud som ”Slagelse-model”.

Administrationen anbefaler,

· at opgaven med indkøb, klargøring, udkørsel og hjemtagning udbydes som samlet opgave, idet den praktiske og administrative kompleksitet ved opgaven og berøringsfladen til borgerne er så stor, at det vil være en fordel med én samlet leverandør på alle ydelserne og derved én samarbejdspartner for kommunen,

· at beholderopgaven udbydes som offentligt udbud, så alle interesserede kan byde,

· at der som tildelingskriterie benyttes det mest fordelagtige tilbud med vægtning 50% på pris, 25% på miljø/arbejdsmiljø og 25% på kvalitet, idet det sikrer det bedste forhold mellem kvalitet/miljø og pris,

· at der vælges standardbeholdere med anvendelse af genbrugsplast, mørkegrå beholderkroppe og forskellige låg for beholder henholdsvis til mad/rest og genbrug, idet det vurderes at betyde lavere priser og fordi beholderne er afprøvet.

Et almindeligt offentligt udbud vil være det mest optimale, da der typisk kun vil være 2-4 tilbudsgivere og at en eventuel gevinst ved at gennemføre et udbud med prækvalifikation vil være lille eller ingen.

Erfaringen viser, at den økonomiske gevinst ved at opdele opgaven er relativt begrænset, da opgaveløsningen og den samlede logistik er kompliceret og kræver erfaring.

Det er mest almindeligt at anvende tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der sikres det bedste forhold mellem kvalitet/miljø og pris ved at prisen vægter 50% og de kvalitative og miljømæssige krav vægter med minimum 50%.

Det vurderes, at det på grund af prisen er hensigtsmæssigt, at der tages udgangspunkt i de eksisterende standardløsninger for affaldsbeholdere.

Det forventes at udbuddet annonceres medio maj 2017 med udbudsfrist for bud ultimo juni 2017. Resultatet af udbuddet forventes forelagt Erhvervs-, Plan- og Miljøudvalget 7. august 2017.

Udbud og indkøb af beholdere er indeholdt i budget 2017 eller dækkes af renovationens mellemværende med kommunekassen. Resultatet af udbuddene vil have betydning for de fremtidige affaldsgebyrer.

Ingen bemærkninger.

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1.    at beholderopgaven udbydes som offentligt udbud,

2.    at opgaven med indkøb, klargøring, udkørsel og hjemtagning udbydes som samlet opgave,

3.    at der som tildelingskriterie benyttes det mest fordelagtige tilbud med vægtning 50% på pris, 25% på miljø/arbejdsmiljø og 25% på kvalitet,

4.    at der vælges standardbeholdere med anvendelse af genbrugsplast, mørkegrå beholderkroppe og forskellige låg for beholder henholdsvis til mad/rest og genbrug.

Godkendt.