29.   Forvaltningens betjening af Byrådet (D)

Økonomiudvalget skal drøfte retningslinjer for forvaltningens betjening af byrådsmedlemmerne.

Gruppeformandskredsen har efterspurgt et notat om mulighederne jf. lovgivningen for forvaltningens bistand til byrådsmedlemmer. Dette med baggrund i at sikre, at ressourcetrækket på forvaltningen ikke bliver for tungt.

Det byrådsmedlemmer i dag efterspørger fra forvaltningen er:

-      Hyldevarer, som betegner allerede eksisterende materiale, som forvaltningen tidligere har udarbejdet eller har indhentet til brug for udvalget. Der er f.eks. tale om notater, redegørelser og rapporter, som forvaltningen allerede er i besiddelse af.

-      Bestillinger, som betegner nyt materiale, notater, redegørelser, der skal udarbejdes af forvaltningen. Her er der typisk tale om ny viden eller sammenstilling af kendt stof på en ny måde.

-      Faktuelle oplysninger, som betegner fakta-ark, statistikker m.v.

Det foreslås, at beslutningen om at iværksætte bestillinger skal ske via et fagudvalg. Det skyldes, at arbejdet med at udarbejde nyt materiale er mere omfattende og ressourcekrævende end f.eks. hyldevarer. Det foreslås også, at en bestilling skal rettes til chefen for det relevante fagområde. Materialet sendes herefter til hele fagudvalget.

Det foreslås, at anmodninger om hyldevarer og faktuelle oplysninger rekvireres via det enkelte fagudvalg. Anmodningen herom skal rettes til den udvalgsansvarlige eller udvalgsformanden. Denne vurderer herefter om anmodningen angår materiale, som forvaltningen er i besiddelse af, eller om der er tale om en egentlig anmodning om udarbejde af nyt materiale.   

Det foreslås, at i alle tilfælde, når et byrådsmedlem stiller et spørgsmål til forvaltningen vedr. et fagområde, så sendes svaret til hele fagudvalget. På den måde sikres, at der er gennemsigtighed i forhold til den viden som politikeren kommer i besiddelse ved besvarelsen af et spørgsmål.

Det foreslås, at der på månedsbasis indenfor hvert fagudvalgs område oprettes et virtuelt møde, hvor interesserede byrådsmedlemmer i en time kan stille spørgsmål til kommunens fagpersonale inden for dennes fagområde. Mødet skal være åbent for alle og der vil ikke blive taget referat. Der kan ikke på mødes afgives bestillinger eller anmodes om yderligere oplysninger.

I det vedlagte notat (bilag 1) gennemgås praksis, som det foregår i dag i Slagelse kommune, samt det lovgivningsmæssige grundlag for forvaltningens betjening af byrådsmedlemmerne.

Den kommunale styrelseslov

Økonomiudvalget kan drøfte indholdet af notatet, herunder forslaget til en model for forvaltningens betjening af byrådet.

Det er administrationens vurdering, at der ved at justere retningslinjer for, hvordan forvaltningen kan betjene byrådsmedlemmerne, kan skabes tydeligere rammer for byrådspolitikernes muligheder for bistand. Særligt er det forvaltningens vurdering, at de månedlige mundtligt baserede spørgemøder vil kunne reducere ressourcetrækket i og med dels at kunne reducere på skriftlighed og dels at kunne præcisere ønsker om viden i en dialog.

Ingen bemærkninger

Ingen bemærkninger

Kommunaldirektøren indstiller,

1.    at Økonomiudvalget drøfter retningslinjer for forvaltningens betjening af Byrådsmedlemmer.

At 1 - Drøftet.