10.   Udlevering af referater til borgere (O)

Social- og Beskæftigelsesudvalget orienteres om status på den 2-årige prøveperiode, hvor borgerne ved deres samtale/møde med Jobcenteret kan få forelagt notat, om de på mødet nyfremkomne oplysninger og indgåede aftaler.

Social- og Beskæftigelsesudvalget vedtog på deres møde den 3. juni 2019, at der skal være en 2-årig prøveperiode, hvor borgeren ved sit møde med Jobcenteret, kan få forelagt de ”eventuelle nyindskrevne noter i sagen”. Dette kan ske enten elektronisk eller via print og skal finde sted efter hver kontakt mellem borger og sagsbehandler.

Formålet med prøveperioden er, at bruge den til benchmarking af modtagne klager til borgerrådgiveren. Derudover skal det bidrage til at styrke retssikkerheden for både sagsbehandleren og for borgeren.

Efter endt prøveperiode skal proceduren evalueres og Social- og Beskæftigelsesudvalget skal tage stilling til eventuel forlængelse af prøveperioden.

Prøveperioden blev iværksat umiddelbart efter Social- og Beskæftigelsesudvalgets møde den 3. juni 2019. Jf. journaliseringspligten er sagsbehandler forpligtet til at tilføje de oplysninger til sagen, der konkret har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt – herunder de aftaler, der bliver indgået mellem sagsbehandler og borger.

Sagsbehandler udarbejder, som denne er forpligtet til, et kort notat indeholdende de relevante (nye) oplysninger og indgåede aftaler fra samtalen. Det er dette notat, som borgerne efter ønske kan få forelagt i forbindelse med samtalen/mødet – enten elektronisk eller via print, efter borgers ønske. Der er dermed ikke tale om, at sagsbehandler udarbejder et egentligt referat fra samtalen, hvori der generelt skrives, alt hvad der er drøftet.

Formålet er, at borgerne inden de går fra mødet, hvis de ønsker det, skal have forelagt det notat, som efterfølgende vil fremgå af aftalefeltet i ’Min Plan’.

Ved møder, der afholdes i borgers hjem eller på virksomheder, er der ikke mulighed for at printe, så her får borgeren mulighed for at se teksten på skærmen.

Efter et mødes afslutning opdaterer sagsbehandler ’Min Plan’ på borgerens sag med den tekst, som borgeren efter ønske har fået forelagt ved mødet. Herefter publiceres ’Min Plan’ i umiddelbar forlængelse af mødet.

Offentlighedslovens § 15.

Ingen bemærkninger.

Det er Administrationens vurdering, at Social- og Beskæftigelsesudvalgets ønske til formålet med den 2-årige prøveperiode, imødeses af den ovenfor beskrevne arbejdsgang.

Ingen bemærkninger.

Centerledelsen indstiller,

1.    at Social- og Beskæftigelsesudvalget modtager orienteringen.

Taget til orientering med bemærkning om at der også er mulighed for at få oplæst referatet ved telefoniske henvendelser.

Udvalget anerkender, at forandringen kan være en ekstra arbejdsopgave til organisationen i omstillingsperioden.