10.   Hjælpemiddelområdet - serviceniveau og sagsbehandlingstider  (D)

Udvalget gendrøfter serviceniveauet og de politisk fastsatte sagsbehandlingstider på hjælpemiddelområdet.

På mødet i marts behandlede Udvalget sagen ”Status på sagsbehandlingstider på Hjælpemiddelområdet samt en gendrøftelse af serviceniveauet”. Her besluttede Udvalget at genoptage sagen på mødet i april, således at de forskellige kategorier og ekspeditionstider blev tilføjet sagsfremstillingen med henblik på en gendrøftelse af serviceniveauet på området. Dette set i lyset af områdets økonomiske udfordringer. Sagen med de tilføjede oplysninger blev således genoptaget og behandlet på udvalgets møde den 5. april. Her besluttede Udvalget, at administrationen fremlægger nærværende sag med en belysning og vurdering af følgende:

1. Administrationen medtager en vurdering af muligheder og konsekvens ved at fastholde nuværende niveau eller reducere ventetiderne.

2. Udvalget ønsker også tydeliggjort, hvad der reelt skal til for at sagsbehandlingstiden halveres.

3. Udvalget ønsker tydeliggjort antal sager pr. medarbejder (2014, 2015 og 2016) og årsagerne til en fortsat opnormering på området.

4. Endelig ønsker udvalget tydeliggjort, hvilken konsekvens, evt. ændring i sagsbehandlingstiden vil have for handleplanen.

Udviklingen i antallet af ansøgninger på hjælpemiddelområdet (genbrugsområdet):

Der indkommer gennemsnitlig 60-70 nye ansøgninger hver måned på området.

Pr. ultimo april 2017 verserer der 106 ansøgninger med en sagsbehandlingsfrist på 65 hverdage. Status er at sagsbehandlingsfristen på denne kategori af ansøgninger nu overholdes.

Personalenormering (omregnet til fuldtid 37 timer/ugl):

2014: 12,92 sagsbehandlende terapeuter 

2015: 12,92 sagsbehandlende terapeuter

2016: 12,92 sagsbehandlende terapeuter / 14,92 sagsbehandlende terapeuter fra 1.8.2016

Hjælpemiddelområdet har i årene kontinuerligt arbejdet med at ressourceoptimere og effektiveres sagsbehandlingen. Der er således afprøvet flere organisationsmodeller med inddeling og specialisering i teams.

Området blev opnormeret med 2 sagsbehandlende terapeuter i sensommeren 2016. Dette har gjort det muligt at fokusere indsatsen på sagsbehandlingen af ventelistesagerne med det mål at kunne overholde den fastsatte sagsbehandlingstid på 65 hverdage.

Afledt af opnormeringen har området fra medio september 2016 organiseret sig i to teams, hvor Team 1 med 7,92 medarbejdere behandler alle akutte og semi akutte ansøgninger svarende til ca. 92 % af de indkomne ansøgninger. Team 2, som har 7 medarbejdere, behandler alle ”øvrige ansøgninger” (ventelistesager). 

Pr. 20. marts 2017 har Hjælpemiddelområdet som et led i den økonomiske handleplan ”hjemtaget” opgaven fra Hjemmeplejen med bevilling af APV-hjælpemidler. Opgaven blev i 2015 flyttet til Hjemmeplejen, der herefter fik kompetencen og ansvaret for bestilling, levering og tilbagelevering af hjælpemidler i samarbejde med hjælpemiddeldepotet. Hjemtagelsen ultimo marts d.å. indebærer, at det herefter er en sagsbehandlende terapeut i Team 1, der fagligt vurderer og har kompetencen til at bevilge de APV-hjælpemidler, som hjemmeplejen bestiller.

År 2014:  658 sager pr. medarbejder

År 2015:  607 sager (ex. APV-sager) pr. medarbejder (684 sager incl. APV-sager)

År 2016:  615 sager (ex. APV-sager) pr. medarbejder (697 sager incl. APV-sager)         

Ovennævnte opgørelse af antal sager pr medarbejder er en beregning foretaget på det samlede antal indkomne ansøgninger for årene 2014, 2015 og 2016 divideret med personalenormeringen 12,92. Sagsmængden pr. medarbejder indeholder derved alle typer ansøgninger på genbrugsområdet; hhv. akutte, semi akutte og øvrige ansøgninger (ventelistesager).

Antallet af øvrige ansøgninger (ventelistesager) har for årene 2014 -2016 gennemsnitlig været 707 sager – og da der er 7 medarbejdere (Team 2), der varetager dette sagsområde, kan det omregnes til, at hver medarbejder i team 2 skal behandle ca. 101 ansøgninger/sag pr. år.

Øvrige ansøgninger (ventelistesager) er sager, der ikke er akutte og som oftest kræver længere sagsbehandlingstid som følge af et eller flere hjemmebesøg, leverandørkontakt, afprøvning og opfølgning – samt sagsdokumentation, herunder afgørelse i sagen m.m.;  f.eks. udskiftning af kørestole, el-kørestole, el-scootere, trehjulet cykler, arbejdsstol, kugledyner, særlig boligindretning; eksempelvis opsætning af greb, fjernelse af dørtrin, dør- og eller lågeåbner, elektrisk hæve-sænkebord til køkken m.m. Derudover borgere, der ansøger om en terapeutisk helhedsvurdering i hjemmet med det formål at afdække et evt. hjælpemiddelbehov.

Lov om social service §§ 112 – 116.

Der verserer aktuelt 106 ansøgninger/sager på området. Heraf er der pt. ca. 60 ansøgninger, som ”venter” i intervallet mellem 30/35 hverdage – 65 hverdage. 

En halvering af sagsbehandlingstiden fra de nuværende 65 hverdage til ca. 30-35 hverdage (sv.t. max 6-7 uger) forudsætter følgende:

1. at området tilføres ekstra personale i 3 måneder ved midlertidig opnormering af 2,0 stilling (sagsbehandlende terapeuter) for at kunne nedbringe mængden og stabilisere ventetiden på 30/35 hverdage. Anslået lønudgift kr. 0,250 mio.

2. at området derefter opnormeres med 1,0 fast stilling (sagsbehandlende terapeut) for at kunne overholde en fastsat sagsbehandlingstid på 30 hverdage. Anslået lønudgift kr. 0,5 mio. årl.

Administrationen vurderer, at Hjælpemiddelområdet vil kunne overholde den gældende sagsbehandlingsfrist på 65 hverdage, hvis nuværende normering fastholdes. Dette under forudsætning af, at antallet af indkomne ansøgninger forbliver på nuværende niveau.

En nedsættelse af sagsbehandlingstiden til 30/35 hverdage kan påvirke driftsbudgettet kortvarigt i overgangsperioden, som følge af, at udgifter ved eventuelle indkøb af bevilgede hjælpemidler vil blive afholdt 6-7 uger tidligere. Der er således udelukkende tale om en periodeforskydning i udgiften.

Ingen

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1.    at Udvalget gendrøfter serviceniveauet og de fastsatte sagsbehandlingstider på hjælpemiddelområdet.

Udvalget tager orienteringen til efterretning.

Udvalget ønsker at drøfte serviceniveauet i forbindelse med budgetforhandlingerne.