Møde i udvalget d. 22. februar 2021

27.   Ældrerådsvalg 2021 (B)

Sagsnr.: 330-2020-154267               Dok.nr.: 330-2021-62779            Åbent
Kompetence: Byrådet
Beslutningstema
Udvalget skal indstille form for afholdelse af Ældrerådsvalg til Økonomiudvalget, og i forlængelse af dette anmode om tillægsbevilling til at dække udgifter forbundet med afvikling af Ældrerådsvalget.
Baggrund
I 2021 skal der afholdes valg til Ældrerådet. Ældrerådet er et lovpligtigt rådgivende råd, der varetager de ældres vilkår og interesser for at skabe det bedste grundlag for borgere over 60 år i kommunen. Borgere, der har fast bopæl i kommunen og er fyldt 60 år inden deadline for valget, er stemmeberettigede og valgbare, hvilket vil være ca. 22.450 borgere.
I et Ældreråd kan der jf. vedtægterne være højst 15 medlemmer. For hvert medlem må der vælges en stedfortræder. Valgperioden er fire år og følger byrådsperioden. Valgformen besluttes lokalt.
Ældrerådet i Slagelse Kommune består pt. af 9 medlemmer. I 2017 var der opstillet 11 kandidater, der alle blev medlemmer af rådet. Det skete efter fredsvalg, fordi der ikke var opstillet nok kandidater til at besætte de mulige 15 medlemspladser + stedfortrædere.
Ældrerådet tiltræder den 1.1.2022 efter valgafholdelse i november 2021.
Modeller for Ældrerådsvalg
I 2017 skulle der have været brevafstemning af valget, men da der ikke var opstillet 15 kandidater, blev det besluttet 4 uger før at holde fredsvalg. På udvalgsmøde den 10. maj 2017 anbefalede Forebyggelses- og Seniorudvalget overfor Økonomiudvalget et digital valg. Ældrerådet anbefalede et fremmødevalg. Økonomiudvalget besluttede den 22. maj 2017, at Ældrerådsvalget i 2017 skulle foregå som brevvalg.
I 2013 blev Ældrerådet valgt ved brevafstemning, og stemmeprocenten var 49,2%.
I 2009 var der også tale om brevafstemning med en stemmeprocent på 45,8%.
Stemmeprocenter
Blandt de 39 ældreråd i landets kommuner, der holdt fysisk fremmødevalg i 2017, var den gennemsnitlige stemmeprocent 63,8%, mens den for alle valgformer var 50,8%.
Nedenfor redegøres for mulige modeller for afholdelse af Ældrerådsvalg i 2021.
Model 1: Fysisk fremmøde i forbindelse med Kommunale- og Regionsrådsvalg
Valget afvikles i forbindelse med Kommunal- og Regionsrådsvalget d. 16. november 2021, med afstemning på samme 25 lokationer og med samme afstemningstid.
Ved denne valgform er der en række formaliteter, der skal overholdes af hensyn til Kommunal- og Regionalrådsvalget – blandt andet i forhold til afvikling, optælling mv.
Der skal være tydelig opdeling af de forskellige valg med tydelig anvisning til området/lokalet/afsnittet/boksen med valg til Ældrerådet. De fysiske rammer skal være tydeligt afskærmet fra Kommunal- og Regionsrådsvalget. I visse tilfælde, særligt på mindre afstemningssteder, vil der skulle lejes et ekstra separat lokale/telt hertil.
Der udsendes valgkort med post til alle stemmeberettigede, og som ved øvrige valg, skal der være mulighed for at stemme, hvis det ikke er muligt at møde fysisk frem på dagen. Dette foregår hos Borgerservice, og der skal produceres materiale hertil.
Valgbordet/området til afvikling af ældrerådsvalget skal være konstant bemandet med to personer. Der skal være mulighed for pauser undervejs, og der skal derfor som udgangspunkt være afsat fire personer pr. valgbord set over hele dagen. Disse hjælper også til ved optælling. Agersø og Omø er undtaget fra ovenstående, hvor to personer pr. valgbord/område er tilstrækkeligt.
I alt skal der findes 96 personer til at bistå ved Ældrerådsvalget, udover de 420 valgtilforordnede, der skal bruges til Kommunal- og Regionsrådsvalget. Der skal være forplejning til de personer, der bistår ved valget.
Der skal være separate stemmebokse til Ældrerådsvalget. Det betyder, at der skal indkøbes 25 afstemningsbokse. Dette er en engangsudgift.
Fordelen ved denne valgform er, at der muligvis kan opnås en højere stemmeprocent end ved andre valgformer.
Ulemperne er, at valgformen er omkostningstung og ressourcekrævende. Erfaringer fra tidligere valg og afstemninger har vist, at det kan være et problem at rekruttere et stort antal personer til at bistå ved valget. Ældrerådet har af brev til Forebyggelses- og Seniorudvalget den 9. januar anført, at det er Ældrerådets opfattelse, at det ikke er et problem at skaffe de 96 valgtilforordnede i baglandet (brev vedhæftet i bilag 1). Hvis det modforventning ikke lykkes ældrerådet at skaffe 96 valgtilforordnet den 1. september. Overgår valget automatisk til brev valg.
Det kan være en mulighed at vi sender valgkortet ud sammen med valgkortene til Regions- og Kommunalvalget i et og samme brev. Besparelse ca. 65.000,- som skal trækkes fra den samlede udgift.
De samlede omkostninger anslås til: 530.00 kr.
(Porto alene udgør i denne model ca. 115.500 kr. og indkøb af stemmebokse 125.000 kr.)
Model 2: Brevstemning
Der fremsendes fysisk brev med valgmateriale og frankeret svarkuvert til de stemmeberettigede borgere. Der vil være behov for 10 optællere, hvilket umiddelbart skal dækkes af administrativt personale. Administrationen står selv for at pakke og sende alle breve.
Fordelene ved denne model er, at den er billig og den kan gennemføres.
Ulemperne er, at der kan være en lavere stemmeprocent end ved fremmødevalg og at den kræver administrative ressourcer. Derudover kan det være svært for borgere, som ikke selv kan transportere sig, at komme til en postkasse, og der kan være langt til nærmeste postkasse. Som nævnt blev det besluttet at anvende denne afstemningsform ved sidste valg, hvis ikke det var endt med fredsvalg.
De samlede omkostninger anslås til: 297.500 kr. (Porto alene udgør ca. 230.800 kr.)
Model 3: Digital afvikling af valget
Valgmateriale udsendes via digital post og borgerne stemmer elektronisk. Der udsendes fysisk brev med tilsvarende indhold til borgere fritaget for digital post (ca. 23% af de stemmeberettigede).
I denne model kan et privat firma stå for hele processen. Københavns Kommune har i 2020 gennemført Ældrerådsvalg, hvor borgerne fik muligheden mellem brev og digital. Her valgte 57% digital afstemning, mens 43% valgte brevafstemning.
Fordelene ved denne model er, at den stemmeberettigedes mobilitet ikke er afgørende for at kunne afgive stemme, den er billig, kræver ikke personaleressourcer og den kan gennemføres.
Ulempen er, at der kan være en lavere stemmeprocent end ved fremmødevalg. Denne valgform ønsker Ældrerådet mindst.
De samledes omkostninger anslås til: 237.000 kr.
Model 4: Fysisk fremmøde og digital afvikling (kombination af model 1 og 3)
Denne model indebærer udsendelse af materiale via digital post med mulighed for at stemme digitalt eller ved fremmøde. Derudover udsendes materiale med brev til borgere, fritaget for digital post, med mulighed for at stemme digitalt eller ved fysisk fremmøde. I denne model vil ovenstående forhold for både model 1 og 3 gøre sig gældende.
Fordelene ved denne model er, at kombinationen af fysisk fremmøde og digital afvikling kan resultere i en høj stemmeprocent.
Ulemperne er, at valgformen er omkostningstung og ressourcekrævende. Erfaringer fra tidligere valg og afstemninger har vist, at det kan være et problem at rekruttere et stort antal personer til at bistå med valget.
De samlede omkostninger anslås til: 607.500 kr.
Uanset valg af model vil der forud for valget i samarbejde med Ældrerådet blive udarbejdet en markedsføringsplan.
Beregningsgrundlag
Ovenstående omkostninger beror på estimater fra tidligere afholdte valg, samt bud på priser, indhentet ved private firmaer. De endelige priser afhænger af de tilbud, der skal indhentes ved leverandører, hvilket først kan gøres, når model for afholdelse er besluttet. Portoudgifter er beregnet for 2021.
Der er ikke medtaget lønudgifter til administrativt personale.
Erfaringen viser, at der ofte opstår mindre uforudsete udgifter, hvorfor der til beregning af omkostninger er lagt en buffer på 30.000 kr. ved hver model.
Ældrerådets anbefaling til udvalget
Ældrerådet har drøftet valg til Ældrerådet i 2021 på deres møde den 30. september 2020, herunder afholdelsesform. Ældrerådet anbefaler fremmødevalg (beskrevet i model 1) som deres første prioritet og brevvalg som deres anden prioritet.
Retligt grundlag
Retssikkerhedsloven §30 til 33.
Handlemuligheder
Udvalget skal beslutte hvilken model for afvikling af Ældrerådsvalg, udvalget vil indstille til Økonomiudvalget.
Samtidig skal udvalget anmode Økonomiudvalget om tillægsbevilling til at dække udgifter forbundet hermed.
Vurdering
Administrationen vurderer, at model 1 med fysisk fremmøde kan blive svær at gennemføre, fordi det erfaringsmæssigt er ikke er let at finde valgtilforordnede. I 2017 skulle vi skaffe 420 tilforordnede til kommunalvalget. I 2021 vil der være tale om både Kommunal, Regionsråds- og Ældrerådsvalg på samme dag.
Der er begrænset viden om og erfaring med den digitale afstemningsform til Ældrerådsvalget, så det er ikke muligt at sammenligne, men flere kommuner overvejer at benytte digital afstemning til Ældrerådsvalget i 2021 (bl.a. Herning, Thisted, Vejen og Frederikshavn).
Administrationen anbefaler model 3, den digitale afvikling af Ældrerådsvalget, med brev til borgere fritaget fra digital post. Begrundelsen for denne anbefaling er, at denne model er den billigste og mindst ressourcekrævende, ligesom den tilgodeser borgere der har svært ved at transportere sig. Samtidig vil digital afstemning være i tråd med Slagelse Kommunes Digitaliseringsstrategi.
De borgere, der vil blive omfattet af den digitale model, er kun dem, der i forvejen modtager digital post fra det offentlige i E-boks, mens borgere undtaget fra digital post, modtager fysisk brev.
I afstemningsperioden vil der være mulighed for support og vejledning til borgerne fra det firma, der i givet fald er ansvarlig for at stå for processen. Den digitale model giver mulighed for at stemme hjemmefra (digitalt eller via brev), og der vil derfor ikke være behov for transport til afstemningssted. Afstemningsperioden vil heller ikke være begrænset til en enkelt dag, men kan lægges over en længere periode.
Uanset afstemningsform nedsættes der en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Ældrerådet og administrationen for at sikre afviklingen af valget.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
De samlede omkostninger til afholdelse af valg til Ældrerådet estimeres ved model 3 til 237.000 kr., som skal dækkes ved tillægsbevilling hos Økonomiudvalget.
Kommunen modtager bloktilskud til drift af ældrerådet. Herunder også tilskud til ældrerådsvalget.
Skal der afholdes valg til Ældrerådet er udgifterne hertil tidligere blevet finansieret via en kassefinansieret tillægsbevilling, som søges via fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd.
Konsekvenser for andre udvalg
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Centerchefen for Sundhed og Ældre indstiller,
1.    at Udvalget indstiller overfor Økonomiudvalget, at afholdelse af valg til Ældrerådet sker ved model 3, digital afstemning, med brev til borgere fritaget for digital post.
2.    at Udvalget anmoder Økonomiudvalget om tillægsbevilling på 237.000 kr. til at dække udgifter forbundet med afholdelse af valget.
Beslutning i Forebyggelses- og Seniorudvalget den 2. februar 2021:
Fraværende: 
At 1)
Udvalget ønsker, at så mange som muligt stemmer ved det kommende ældrerådsvalg og vil derfor støtte model 1.
At 2)
Udvalget anmoder Økonomiudvalget om en tillægsbevilling på 530.000 kr., såfremt det bliver aktuelt. Det vil sige, hvis Ældrerådet kan stille med valgtilforordnede til at bistå æl-drerådsvalget, og såfremt der vil være kampvalg.
Udvalget ønsker oplysning om beløbets størrelse på det årlige bloktilskud, der tildeles direkte til Ældrerådets arbejde, herunder også til ældrerådsvalget
Beslutning i Økonomiudvalget den 22. februar 2021:
Fraværende:  Ann Sibbern (Udenfor parti)
At 1 - Model 1 - Fysisk fremmøde i forbindelse med Kommunal- og Regionsvalg anbefales til Byrådets godkendelse.
At 2 - Økonomiudvalget anbefaler en tillægsbevilling på 530.000 kr. til Byrådets godkendelse.