Møde i udvalget d. 2. marts 2021

6.     Implementering af nyt tilskuds- og bookingsystem - WinKAS (O)

Sagsnr.: 330-2020-159147               Dok.nr.: 330-2021-60958            Åbent
Kompetence: Kultur- og Fritidsudvalget
Beslutningstema
Udvalget orienteres om status for implementeringen af nyt tilskuds- og bookingsystem til både foreningsliv og borgere, der ønsker at booke kommunale faciliteter.
Sagens indhold
På baggrund af idrætspolitikken (2015) og facilitetsstrategien (2019) samt flere års ønske fra foreningslivet har administrationen under Corona igangsat implementeringen af et nyt og tidssvarende tilskuds- og bookingsystem på kultur- og fritidsområdet.
Udbyderen af det nye system er Winkas A/S. Forud for valget af det nye system er gået en grundig proces, hvor der bl.a. er indhentet referencer fra flere af de 27 kommuner, som allerede har Winkas. Dette bl.a. for at sikre, at systemet kan det, som firmaet lover, og at systemet lever op til de behov, der er i Slagelse Kommune.
Det nye system består af to hoveddele: En bookingdel og en tilskudsdel.
Plan for implementering:
·       Bookingdelen: Overdragelse og ibrugtagning d. 18. marts 2021
·       Tilskudsdelen: Overdragelse d. 31. marts 2021
·       Årsbooking: 18. marts – 18. april 2021
·       Ansøgning om medlemstilskud og lokaletilskud: 8. - 20. april 2021
Tiltag, der har til formål at hjælpe foreninger og andre brugere i gang med systemet på bedste vis:
·       Online fyraftensmøde (d. 12/2 2021), hvor systemet er blevet fremvist, og hvor der er givet informationer om implementeringsprocessen og overgangen til det nye system (100 deltagere).
·       Vejledningsvideoer om, hvordan man bruger systemets mest essentielle funktioner. Videoerne bliver lagt ind i systemet, så de er lette at finde og tilgå.
·       Online-kontortider i forbindelse med overgangen til det nye system. I ugerne 12, 13, 14 og 15 vil der være 3 ugentlige online-kontortider á 1 time. I kontortiderne kan foreninger og andre brugere logge ind og stille spørgsmål samt få hjælp til at bruge systemet. Kontortiderne vil ligge tirsdage kl. 14-15, onsdage kl. 19-20 og torsdage kl. 17-18.
I fremtiden er der mulighed for og potentiale i at inkorporere andre offentlige lokaler og tilskudsbehandlinger fra andre centre, udvalg mv. for på den måde at sikre en samlet og mere overskuelig indgang til kommunen for borgerne.
Udover kommunesystemet udbyder Winkas A/S foreningssystemet Winkas Air. Winkas Air er et internetbaseret foreningssystem, der kan snakke sammen med kommunens system og dermed lette arbejdet for foreningsbestyrelserne. Winkas Air har de funktioner, som en forening typisk har behov for, herunder:
Medlemsstyring, bogholderi, kontingenter, medlemsportal, intern kommunikation og sms-service.
Retligt grundlag
Kommunalfuldmagten
Handlemuligheder
Udvalget kan vælge at tage orienteringen til efterretning.
Vurdering
Implementeringen af det nye tilskuds- og bookingsystem går planmæssigt, og administrationen vurderer, at timingen er den helt rette. Corona-nedlukningen af hallerne og foreningslivet er blevet benyttet til implementeringen. Dette minimerer generne for foreningslivet og giver tid til øvelse, inden systemet tages i brug, når der igen kan åbnes op. På denne måde sikrer administrationen, at implementeringsarbejdet påvirker alle mindst muligt, og at foreningerne får noget at se frem til.
Administrationen vurderer, at der er flere fordele ved overgangen til det nye tilskuds- og bookingsystem fra Winkas.
Med det nye system skabes en samlet og logisk opbygget platform for kommunens kultur- og fritidsfaciliteter. Fremadrettet har foreninger og andre brugere kun én indgang at forholde sig til, når der skal foretages bookinger.
Systemet er også en indgang for borgere, som ønsker at booke en hal/anlæg, finde en forening/aktivitet eller søge oplysninger om det folkeoplysende område.
Systemet samler dermed en række tidligere opdelte opgaver og informationer på kultur- og fritidsområdet og gør det mere overskueligt for foreninger og andre brugere at finde og tilgå dem.
Derudover vil systemet spille sammen med/linke til Kultur- og Fritidsafdelingens øvrige kanaler, som rummer indhold af relevans for idræts- og fritidslivet, fx slagelse.dk, sportshals-hjemmesiden sportshaller.slagelse.dk samt kommunens kommende Arrangørguide. 
Winkas Air giver foreningerne en god og billig mulighed for at få styr på medlemskontingenter, økonomi og aktiviteter, samtidig med at foreningerne let kan indberette til kommunens tilskuds- og bookingsystem, da systemerne taler sammen.
Tiltaget vil potentielt kunne skabe en indgang for alle borgere i et tværgående perspektiv.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Implementering og drift sker inden for allerede afsatte driftsmidler.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Kultur og Fritid indstiller,
1.    at Udvalget tager orienteringen til efterretning.
Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 2. marts 2021:
Fraværende: 
At 1: Orienteringen taget til efterretning.
Kunne ikke indlæse data fra Slagelse Kommunes hjemmeside.