568. Status på Task Force-projektet i Afdeling for Børn og Familie (O)

Sagsnr.: 330-2020-156136             Dok.nr.: 330-2021-186755                                          Åbent

Beslutningstema

Børne- og Ungeudvalget orienteres om fremdrift og status for Task-Force projektet på børne- og familieområdet.

Sagens indhold

Børne- og Ungeudvalget godkendte den 30. november 2020 en involveringsplan, som har til formål at sikre, at udvalget løbende orienteres omkring fremdrift og status på Task Force-projektet på børne- og familieområdet. Der afrapporteres til udvalget kvartalsvis i perioden 2021-2023. Udvalget har besluttet, at der i afrapporteringen skal være fokus på:

1.    Implementering af udviklingsplan i samarbejde med Socialstyrelsen, der skal styrke det socialfaglige arbejde

2.    Kompetenceudvikling for medarbejdere og ledere

3.    Fokus på psykisk arbejdsmiljø og sagstal

4.    Bedre fysiske rammer for borgere og medarbejdere

Herunder beskrives overordnet status på Task Force-projektet ud fra de fire fokuspunkter. I bilag 1 er der en mere detaljeret beskrivelse af fremdrift og status på projektet. Selve udviklingsplanen er vedlagt som bilag 2.

Ad pkt. 1:

Arbejdet med udviklingsplanen foregår planmæssigt i forhold til de syv udviklingspunkter. I tilknytning til udviklingsplanen er der udviklet et ledelsestilsyn, som understøtter konkrete målepunkter i sagsbehandlingen, så den faglige udvikling kan følges tæt. De fastsatte milepæle i ledelsestilsynet er stort set opnået ved seneste måling i maj måned.

Der er igangsat en programorganisering, der tydeliggør roller og ansvar for de forandringer, som skal gennemføres, samt sikring af fokus, retning og stabilitet for programmet og organisationen.

Ad pkt. 2:

Der er iværksat flere initiativer til at styrke lederes og medarbejderes kompetencer.

·         Introduktionsplan til nye medarbejdere
Der er udarbejdet en systematisk introduktionsplan, som alle nyansatte fra april 2021 har været igennem med henblik på en fyldestgørende introduktion til metoder og værktøjer. Introduktionsplanen vil være et tilbagevendende koncept ved ansættelse af nye medarbejdere.

·         Kompetencekatalog
Der er udarbejdet et kompetencekatalog for ledere og medarbejdere, der skal styrke sagsbehandlingen og tværfagligt samarbejde. Kompetencekataloget er målrettet en række centrale områder som metoder og tilgange, jura, den gode sagsbehandling mv. Der vil blive oprettet kurser og uddannelser kontinuerligt hen over årene.

o    Nye medarbejdere har i april og juni 2021 gennemgået kurset ”Systematik i sagsbehandlingen”, og der er tilbagevendende kurser til september og november, som medarbejderne kan melde sig på.

o    I efteråret 2021 er der planlagt praksiskursus i ”Netværksinddragende metoder” v/Socialstyrelsen for alle medarbejdere og ledere.

·         Lederudviklingsforløb
Der er fra april 2021 iværksat et lederudviklingsforløb med fokus på at opbygge et ledelsesteam, der arbejder effektivt sammen for at opnå organisationens mål og sikre tydelig retning for medarbejderne i forhold til den faglige udvikling. Lederteamet skal være med til at skabe overblik og fremdrift i arbejdet med de komplekse opgaver. Lederudviklingsforløbet tager bl.a. afsæt i den nye organisationsudviklingsrejse med #kommunepånymåde med udgangspunkt i sociokrati.

Derudover er der lavet et kompetenceudviklingsforløb v/Professionshøjskolen Absalon for mellem-/teamledere på tværs af Center for Handicap og Psykiatri og Afdeling for Børn og Familie. Formålet er at styrke faglighed og det borgerfokuserede arbejde i et recovery- og rehabiliteringsperspektiv, og heraf den ledelsesmæssige og organisatoriske understøttelse af dette. Kompetenceudviklingsforløbet starter op i august 2021 slutter september 2022.

·         MED-uddannelse
MED-repræsentanter fra Center for Handicap og Psykiatri og Afdeling for Børn og Familie har været på en todages MED-uddannelse i maj 2021.

Ad pkt. 3:

Der har det seneste år været en høj personalegennemstrømning i Afdeling for Børn og Familie. Pr. 1. juni 2021 er der 54 % af personale- og ledergruppen indenfor socialrådgivere og socialformidlere, som har mellem +0 og 2 års ansættelse, hvoraf 40 % ligger mellem +0-1 års ansættelse. I de understøttende administrative funktioner er der indenfor det seneste år desuden ansat en faglig konsulent, en anbringelseskonsulent, ½ årsværk på økonomifunktionen og en teamleder.

Der er iværksat flere initiativer til at forbedre det psykiske arbejdsmiljø og nedbringe sagstal:

·         Supervision
Supervision er blevet obligatorisk for rådgiverne, og der er herudover etableret ekstraor-dinær supervision i børnegruppen.

·         Psykisk Arbejdspladsvurdering (APV)
Der er gennemført APV for alle medarbejdere i marts 2021, som drøftes på LokalMED den 7. juni 2021 og efterfølgende fremlægges på teammøderne i løbet af juni 2021, som skal komme med forslag til hvordan der kan arbejdes med fokusområderne. Medarbejdergruppen udarbejder et oplæg til en handleplan til ledergruppen, som drøfter handleplanen med henblik på godkendelse. Handleplanen skal være godkendt senest september 2021.

·         Ansættelser og sagstal
Pr. 1. april 2021 er der ansat flere medarbejdere og ledere i Afdeling for Børn og Familie. Som et resultat af dette vil der fra den 1. juni 2021 ske en mindre organisationsændring, hvor det væsentligste formål er at understøtte, at der fremadrettet er et mindre arbejdspres på den enkelte medarbejder og et tættere samarbejde og opfølgning fra teamledere. De enkelte teams vil fremadrettet være på 11-12 medarbejdere.

I forhold til igangværende rekrutteringsproces er det forventningen, at det fra den 1. september 2021 er praksis, at hver socialrådgiver vil have i omegnen af ca. 25 sager. Realiseringen afventer, at enkelte rådgivere først kan starte til juli og august 2021.

Ad pkt. 4:

Byrådet har den 26. april 2021 godkendt en anlægsbevilling til ombygning af Torvegade 22-26, hvor der bl.a. er sat budget af til etablering af et bedre indeklima og akustik på kontorerne i form af opsætning af støjdæmpende materialer på vægge og lofter.

Der har været afholdt første planlægningsmøde med Center for Kommunale Ejendomme den 26. maj 2021. Projektet afventer kontraktindgåelse med byggeherrerådgiver. Herefter kan der lægges en mere detaljeret tidsplan for det videre forløb. Det forventes, at ombygningen er gennemført inden årets udgang.

Der er nedsat en følgegruppe bestående af medarbejdere fra alle teams, således at ombygningen sker i tæt dialog med medarbejderne.

Til næste opfølgning i september 2021 fremlægges den forventede tidsplan.

Retligt grundlag

Den kommunale styrelseslov.

Handlemuligheder

Børne- og Udvalget kan tage status på Task Force-projektet til orientering.

Vurdering

Det er administrationens vurdering, at arbejdet med Task Force-projektet er godt i gang, og der er en god vilje til, at projektet lykkes blandt medarbejdere, ledere og de involverede samarbejdspartnere

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Tværgående konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Indstilling

Social- og Projektchefen indstiller,

1.    at Børne- og Ungeudvalget tager status på Task Force-projektet til orientering.

Bilag

Beslutning i Børne- og Ungeudvalget den 7. juni 2021:

Fraværende: 

Statusoplæg blev gennemgået og knyttes til sagen som bilag. Taget til efterretning.

Udvalget anerkender og værdsætter den store forandringsproces og positive udvikling, der foregår på det specialiserede børneområde blandt medarbejdere og ledere. Udvalget er tillige opmærksom på, at den offentlige omtale ikke altid afspejler den konkrete udvikling.

Udvalget får tilsendt organisationsdiagram med angivelse af medarbejdere.