13. Retningslinjer for lån og leje af lokaler (O)

Sagsnr.: 330-2016-79349 Dok.nr.: 330-2018-97396 Åbent

Kompetence: Landdistrikts-, Teknik- og Ejendomsudvalget

Beslutningstema

Landdistrikts-, Teknik- og Ejendomsudvalget (LTE-udvalget) orienteres om politisk vedtagne retningslinjer for udlån og udleje af lokaler, takster for fritidsområdet samt indtægtsbudget.

Baggrund

LTE-udvalget bad på mødet den 5/2 2018 om en orientering om de politisk vedtagne retningslinjer for, hvem der kan låne lokaler vederlagsfrit, de politisk vedtagne takster, herunder beregningen af disse, samt indtægtsbudgettet på Fritidsområdet.

Retningslinjer for lån og leje af lokaler:

De gældende retningslinjer for, hvem der kan låne lokaler gratis, og hvem der skal betale, blev vedtaget af Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget den 4/9 2017. Forud for vedtagelsen havde den af KFT-udvalget anbefalede model været i høring i LTE-udvalget, der godkendte modellen den 7/8 uden bemærkninger.

Folkeoplysende foreningers brug af lokaler:

Efter de gældende retningslinjer kan kommunens lokaler, haller og udendørs anlæg, såfremt de er ledige og findes egnede til det ansøgte formål, stilles til rådighed for folkeoplysende foreninger og aftenskoler, der er hjemmehørende i og godkendte af Slagelse Kommune.

Faciliteterne stilles gratis til rådighed med el, varme og rengøring samt med den indretning og det inventar, der findes i faciliteten, når den anvendes til dens primære formål.

Lokaler, haller og anlæg kan anvises gratis til både undervisning, træning, kampe, turneringer og lignende. Det gælder som udgangspunkt uanset deltagersammensætningen.

Der skal dog være tale om foreningens primære aktivitet/kerneaktivitet. I modsat fald skal der betales leje efter gældende takstblad. Det skal der også, hvis der er tale om et entrégivende arrangement/aktivitet, eller hvis der er tale om kommercielle/erhvervsmæssige aktiviteter.

Foreninger har dog en gang årligt ret til at låne et lokale vederlagsfrit til et indtægtsgivende arrangement, der har sammenhæng med foreningens kerneaktivitet.

Andre foreninger/gruppers brug af lokaler:

Andre typer af hjemmehørende foreninger og foreningslignende grupper kan som udgangspunkt også låne ledige og egnede faciliteter, i det omfang det er muligt, hvis foreningen/gruppen er åben for alle eller en sagligt afgrænset kreds og udøver en aktivitet, som kommunen lovligt kan varetage/støtte.

Det kan fx være folkeoplysningsaktivitet, frivillige kultur- og fritidsaktiviteter eller frivillige aktiviteter i forbindelse med humanitært, socialt eller sundhedsmæssigt arbejde. Foreningen/gruppen skal med andre ord have et folkeoplysende, almennyttigt, kulturelt, socialt, sundhedsmæssigt eller velgørende formål/aktiviteter, og hverken foreningen/gruppen eller aktiviteten må være kommerciel.

Sociale foreninger/frivillige sociale foreninger, humanitære og velgørende foreninger, patientforeninger, lokalråd, borgerforeninger, almennyttige foreninger, hobbybetonede foreninger, kulturelle foreninger, politiske foreninger og selvorganiserede grupper kan derfor låne faciliteter gratis, hvis de opfylder ovennævnte og øvrige betingelser.

Godkendte folkeoplysende foreninger og aftenskoler prioriteres dog før ovennævnte typer af foreninger/grupper i forbindelse med lokaleanvisningen.

Anvisningen af lokaler sker desuden, i det omfang det er muligt. Center for Kultur, Fritid og Borgerservice kan derfor ud fra en konkret vurdering afvise en ansøgning eller anvise et mere hensigtsmæssigt lokale.

Hvem skal betale for brug af lokaler:

· Foreninger hjemmehørende i andre kommuner.

· Private/lukkede foreninger med begrænset medlemstilgang, fx grundejerforeninger.

· Privatpersoner.

· Foreninger og øvrige sammenslutninger, der har et profitformål (fx virksomheder og professionelle klubber), eller hvor aktiviteten er kommerciel/erhvervsmæssig.

· Foreninger og grupper, hvis der er tale om et entrégivende arrangement, eller hvis der ikke er tale om foreningen/gruppens kerneaktivitet.

· Idrætsforbund og idrætsorganisationer, hvis de har profitformål, eller hvis aktiviteten er kommerciel eller ikke er for lokalforeningens medlemmer.

· Interesseorganisationer og brancheforeninger, fx arbejdsgiverorganisationer.

Hvad skal man betale?

Lejens størrelse afhænger af, hvem der skal bruge lokalet. Der er således både i retningslinjerne for udleje (vedtaget af KFT den 9/1 2017), i gældende takstblad (vedtaget af Byrådet i forbindelse med Budget 2018) samt kommunalfuldmagten forskel på, om der er tale om fx en lokal forening, der afvikler et entrégivende amatøridrætsarrangement. Eller om der er tale om en kommerciel/erhvervsmæssig aktør/aktivitet.

Ved førstnævnte er prisen som udgangspunkt fastsat til de omkostninger, som anvendelsen af faciliteten påfører kommunen. Ved sidstnævnte skal kommunen derimod opkræve markedsprisen, da kommunen ikke må støtte enkeltvirksomheder, herunder professionelle klubber, og ikke må bevirke konkurrenceforvridning. Derudover afhænger lejens størrelse også af, hvor lang tid faciliteten skal bruges, om arrangør skal bruge hjælp fra servicepersonale, ekstra rengøring osv.

Taksterne reguleres årligt ud fra Den kommunale pris og lønudvikling som i 2018-priser blev reguleret med 1,7%. Byrådet beslutter takster i forbindelse med vedtagelse af kommunens budget.

Priser for privatpersoners brug af faciliteter (fx en badmintonbane) er fastsat i 2017 ud fra ønske fra KFT-udvalget om udlejning af faciliteters overskudskapacitet til private/selvorganiserede på timebasis. Priserne er fastsat på markedsvilkår og er politisk godkendt.

Fritidsafdelingen arbejder med, hvordan det kan sikres, at omkostninger bliver dækket ind ved udlejning af skoler til større grupper til overnatning. Større grupper defineres ved over 200 personer, og oftest overnatter de på skoler ifm. arrangementer i kommunens andre faciliteter, fx landsmøder, stævner eller events. I dag betales for overnatning pr. lokale for max. 20 personer samt evt. brug af skolekøkken, aula eller hal ifm. overnatningerne. Ekstra omkostninger til rengøring, så skolen er klar til brug mandag morgen, pålægges også lejer.

3 skoler (Vemmelev Skole, Antvorskov Skole og Eggeslevmagle Skole) er udvalgt til brug ved større grupper, da halfaciliteterne ved disse skoler er optimale ift. afholdelse af større arrangementer.

Fritidsafdelingen har et indtægtsbudget på ca. kr. 900.000 om året, som skal nås gennem udlejning af kommunens faciliteter (haller, græsbaner, stadions, skoler samt udendørsområder).

Retligt grundlag

Kommunalfuldmagten, retningslinjerne for fritidsområdet, politisk vedtaget takstblad.

Handlemuligheder

Landdistrikts-, Teknik- og Ejendomsudvalget kan:

a) Tage orienteringen til efterretning.

Vurdering

Administrationen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Konsekvenser for andre udvalg

Ingen bemærkninger.

Indstilling