5.     Afvikling af valg til Ældrerådet i november 2017 (B)

Udvalget skal indstille form for afholdelse af Ældrerådsvalg til Økonomiudvalget, og i forlængelse af dette anmode om tillægsbevilling til at dække udgifter forbundet med afvikling af ældrerådsvalget.

I 2017 skal der afholdes valg til Ældrerådet. Ældrerådet er et lovpligtigt rådgivende råd, der varetager de ældres vilkår og interesser for at skabe det bedste grundlag for borgere over 60 år i kommunen. Borgere, der har fast bopæl i kommunen og er fyldt 60 år inden deadline for valget, er stemmeberettigede og valgbare, hvilket vil være ca. 21.200 borgere.

Ældrerådet i Slagelse Kommune består af 15 medlemmer og fem stedfortrædere. Valgperioden er fire år og følger byrådsperioden. De nuværende medlemmer af Ældrerådet er således valgt i 2013. Ældrerådet tiltræder d. 1.1.18 efter valgets afholdelse i november 2017.

I 2013 blev det nuværende Ældreråd valgt ved brevafstemning, og stemmeprocenten var 49,2 %. I 2009 var der også tale om brevafstemning med en stemmeprocent på 45,8 %.

Stemmeprocenten ved ældrerådsvalget var i 2013 på 51,9 % på landsplan, og den mest benyttede afstemningsform var brevstemme med en gennemsnitlig stemmeprocent på 47,8 %.

Erfaringsmæssigt ses det, at de kommuner, der afholder ældrerådsvalg med fysisk fremmøde og i kombination med valg til Byråd, generelt har en højere stemmeprocent, 71,4 i gennemsnit i 2013.

Valgformen besluttes lokalt.

Nedenfor redegøres for mulige modeller for afholdelse af valget.

De samlede omkostninger anslås til: 590.000 - 720.000 kr.

(afhængigt af antallet/fordelingen af tilforordnede borgere og ansatte i kommunen til at bistå ved valget, som alene beløber sig til mellem ca. 120.000 - 250.000 kr. Porto alene udgør i denne model ca. 170.000 kr. og indkøb af stemmebokse 125.000 kr.).

Der fremsendes fysisk brev med valgmateriale og frankeret svarkuvert til de stemmeberettigede borgere. Behovet for tællere vil være ca. 10, hvilket umiddelbart vil kunne dækkes af administrativt personale indenfor almindelig arbejdstid.

Som nævnt har denne afstemningsform været benyttet de sidste gange valget har været afviklet.

De samlede omkostninger anslås til: 350.000 kr. (Porto alene udgør ca. 250.000 kr.)

Valgmateriale udsendes via digital post og borgerne stemmer elektronisk. Der udsendes fysisk brev med tilsvarende indhold til borgere fritaget for digital post (ca. 20% af de stemmeberettigede).

I denne model kan et privat firma stå for hele processen. Der er forespurgt om priser hos to private firmaer, og umiddelbart ligger priserne forholdsvis ens.

De samledes omkostninger anslås til: 250.000 kr.

Denne model indebærer udsendelse af materiale via digital post med mulighed for at stemme digitalt eller ved fremmøde. Derudover udsendes materiale med brev til borgere, fritaget for digital post, med mulighed for at stemme digitalt eller ved fysisk fremmøde. I denne model vil ovenstående forhold for både model 1 og 3 gøre sig gældende.

De samlede omkostninger anslås til: 970.000 kr.

Det skal påpeges, at ovenstående omkostninger, beror på estimater ud fra tidligere afholdte valg, samt bud på priser, indhentet ved private firmaer. De endelige priser afhænger af de tilbud, der skal indhentes ved leverandører, hvilket først kan gøres, når model for afholdelse er besluttet.

Der er ikke i nogen af modellerne medtaget lønudgifter til administrativt personale som særskilt post i de tidsrum, hvor arbejdet med valgafholdelsen foregår indenfor normal arbejdstid.

Erfaringen taler i øvrigt for, at der ofte opstår mindre uforudsete udgifter, hvorfor der til beregning af omkostninger er lagt en buffer på 30.000 kr. ved hver model.

Ældrerådet har på møder d. 28.2.2017 og 18.4.2017 drøftet valg til Ældrerådet i 2017, herunder afholdelsesform. Ældrerådet anbefaler fremmødevalg kombineret med digital afstemning (beskrevet i model 4).

Retssikkerhedsloven § 30 til 33.

Kompetencen vedr. valg i kommunen er, jf. kompetenceplanen for Slagelse Kommune, tillagt Økonomiudvalget.

Udvalget skal afgøre hvilken model for afvikling af valget udvalget vil indstille til Økonomiudvalget. Samtidig skal udvalget anmode Økonomiudvalget om tillægsbevilling til at dække udgifter forbundet hermed.

Hvis der alene ses på stemmeprocenter, lader det til, at fysisk fremmødevalg er mest optimalt. Dog er er der begrænset viden om og erfaring med den digitale afstemningsform til ældrerådsvalget, så det er ikke muligt sammenligne direkte. Flere kommuner har dog besluttet at benytte digital afstemning til ældrerådsvalget i 2017 (bl.a. Odense, Aalborg og Frederikshavn), og det vurderes, at det fremadrettet vil være en form, flere kommuner vælger.

Ved tidligere valg og afstemninger har det været et problem at rekruttere tilstrækkeligt personale/tilforordnede, og det vurderes som en udfordring af få tilknyttet det relativt høje antal personer, der er nødvendige, hvis der bliver tale om fysisk fremmødevalg. Det skal dog bemærkes, at Ældrerådet mener at kunne skaffe de 96 personer der skønnes nødvendige ved fremmøde valg. Omkostningerne og ressourceforbruget ved fremmødevalg er forholdsvist høje. Dette skyldes primært diæter og honorarer til de personer, der bistår ved valget, samt indkøb af diverse (stemmebokse mv.) samt porto.

Fysisk fremmødevalg er en relativt omfattende form for afstemning, når det samtidig sker sammen med Kommunal- og Regionsrådsvalget. Det gælder som ovenfor beskrevet ift. afgrænsning og opdeling af lokale, men også ift. optælling og registrering mv. Der vil være en række forskrifter omkring valgafholdelsen, der også vil gælde for denne form, for at sikre at alle juridiske bestemmelser overholdes i forbindelse med afviklingen af Kommunal- og Regionsrådsvalget.

Brevstemme er en model, der er erfaring med at anvende, og samtidig er omkostningerne begrænsede, hvor porto udgør den største post.

Kombinationen af fremmøde og digital afstemning vil teknisk kunne lade sig gøre. Da der på forhånd ikke vides, hvor mange borgere, der vil gøre brug af den ene eller anden afstemningsform, vil det være nødvendigt at opsætte begge modeller for afvikling af valget.

I forhold til omkostningerne er den digitale model klart den billigste og mindst ressourcekrævende. Digital afstemning vil være i tråd med Slagelse Kommunes Digitaliseringsstrategi.

De borgere, der vil blive omfattet af den digitale model, er kun dem, der i forvejen modtager digital post fra det offentlige i e-boks, mens borgere undtaget fra digital post, modtager fysisk brev.

Yderligere vil der i afstemningsperioden være support og vejledning til borgerne fra det firma, der i givet fald er ansvarlig for at stå for processen. I tillæg hertil kan det fremhæves, at alle ved den digitale model får mulighed for at stemme hjemmefra (digitalt eller via brev), idet der ikke er behov for transport til afstemningssted. Afstemningsperioden vil heller ikke være begrænset til en enkelt dag, men kan lægges over en længere periode.

Samlet set anbefaler administrationen model 3, den digitale afvikling af ældrerådsvalget, med brev til borgere fritaget fra digital post.

Uanset afstemningsform nedsættes der en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Ældrerådet og administrationen for at sikre afviklingen af valget.

De samlede omkostninger til afholdelse af valg til Ældrerådet estimeres ved model 3 til 250.000 kr., som skal dækkes ved tillægsbevilling hos Økonomiudvalget.

Ingen bemærkninger

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1.    at Udvalget indstiller, at afholdelse af valg til Ældrerådet sker ved model 3, digital afstemning, med brev til borgere fritaget for digital post.

2.    at Udvalget anmoder Økonomiudvalget om tillægsbevilling på 250.000 kr. til at dække udgifter forbundet med afholdelse af valget.

Ann Sibbern (O), Frederik Pedersen (O) og Jens Jørgensen (V) anbefaler, at ældrerådsvalget afvikles efter model 2 grundet den økonomiske situation, med anmodning om tillægsbevilling på 350.000 kr. til afviklingen.

Kurt Rasmussen (A) og Steen Olsen (A) anbefaler model 4 under forudsætning af, at Ældrerådet kan garantere det nødvendige antal tilforordnede og afløsere (reserve), med anmodning om tillægsbevilling på 970.000 kr. til afviklingen.

Videresendes til Økonomiudvalget med ovenstående bemærkning.