5.     Rammer og ressourcer ved styring af projekter

Udvalget skal orienteres om rammer og principper for projektstyring herunder også ressourceanvendelsen i projektorganiserede opgaver.

Erhverv- Plan- og Miljøudvalget fik på mødet den 3. april 2017 en mundtlig orientering om rammer og principper for projektstyring. Udvalget ønskede her efter en sag på maj-mødet.

For arbejdet med projekter i Slagelse kommune foreligger en vedtaget projektmodel, som er skabelonen for, hvordan projektarbejdet overordnet set bør gribes an (bilag 1). Opgaver der projektorganiseres vil ofte have tværgående karakter og/eller et udviklingssigte med den grundlæggende præmis, at resultaterne af projektet ved en positiv beslutning implementeres i driftsorganisationen – dette uanset om det er et anlægsprojekt (afledt drift) eller et driftsprojekt. Projektstyringen og beslutninger omkring et projekt afhænger dels af projektets karakter (om det er et kortere eller længerevarende projekt, drifts- eller anlægsprojekt, internt projekt eller et projekt med mange eksterne samarbejdspartnere), og dels af de aktuelle vilkår for projektets gennemførsel, som gør sig gældende for det enkelte projekt. Derfor er der ikke et fast regelsæt på detailniveau, idet forskellighederne kræver mere rammestyring end detailstyring. Rammen omkring projektstyringen er således projektmodellen og de elementer, som modellen tilskriver anvendes, er rettesnor for det løbende projektarbejde.

Projekter organiseres med en styregruppe, en projektledelse, en projektgruppe og evt. en følgegruppe. Strategisk vigtige projekter, som kræver direktionens bevågenhed, kan indgå som en del af direktionens projektportefølje, lige som flere af disse kan være forankret/født i et § 17 stk. 4-udvalg.

Projektmodellen tilskriver, at der kan arbejdes med 4 faser (idé, planlægge, udføre, afslutte) samt med specifikke dokumenter for ud for hvert faseskift, der giver beslutningstagere (politisk niveau, direktion, styregruppe) et oplyst og kvalificeret beslutningsgrundlag. Projektstyringen er digitaliseret via et projektstyringsprogram (Antura), som projektledere kan benytte. Antura er ved at blive udbredt i organisationen.

Et velkendt dilemma i projektarbejde er projektets behov for træk på organisationens egne medarbejderressourcer sideløbende med opretholdelse af den daglige drift. Større tværgående projekter igangsættes og trækker i en lang række sammenhænge på interne kompetencer (udbud, jura, bygherrerådgivning, kommunikation, planmæssige forhold, organisationsudvikling mm.). Enkelte af disse faktureres med afsæt i, at ydelsen indgår som element i indtægtsdækket virksomhed. Det gælder faglig bistand fra bygherrerådgivningen og kommunens udbudsjurister.

I specifikke opgaver kan et projekt have brug for at købe ekstern ekspertbistand ind, når kommunens interne ressourcer ikke sidder inde med den specifikke viden og kompetence på et snævert fagligt område. Det kan fx være ved afholdelse af en arkitektkonkurrence, hvor der hyres ekspertkompetence til at køre konkurrencen, så alle rammer og vilkår nøje følger lovgivningen på området. Ofte vil man også bede eksperter vurdere de udvalgte forslags gennemførbarhed, så dommerpanelet (der ofte sammensættes med faglige såvel som ikke faglige kapaciteter) på baggrund af et ens videngrundlag kan afgøre, hvilket forslag der skal vinde en konkurrence.

Der ud over kan tidsmæssige udfordringer, hvor der af hensyn til fremdrift og efterfølgende beslutninger aftales hurtige tidsfrister for analyser og vurderinger, sætte de interne ressourcer så meget under pres, at det bliver nødvendigt at supplere opgaveløsningen med eksterne ressourcer.

Fysiske udviklingsplaner benytter sig ofte af et forarbejde, der folder muligheder ud i forhold til visioner for et område, før næste skridt med konkret projektering og det egentlige anlægsarbejde/byggeri iværksættes. Projekteringsarbejdet, der visualiserer anlægsarbejdet/byggeriet, ses som nødvendigt bl.a. i forhold til følgende målsætninger i processen fra idé til gennemført anlæg:

· Afdækning af muligheder og barrierer for et anlægsarbejde/byggeri

· Vigtigt redskab i den politiske proces

· Vigtigt redskab i høring/involvering af eksterne interessenter

· Vigtigt redskab i borgernes mulighed for involvering i processen

Ingen bemærkninger

Ingen bemærkninger

Ingen bemærkninger

Ingen bemærkninger

Ingen bemærkninger

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1.    at Udvalget tager orienteringen til efterretning

Sagen oversendes til Økonomiudvalget og Byrådet med henblik på en evaluering af kommunens organisering og ledelse.