Møde i udvalget d. 6. november 2017

7.     Bykontorernes økonomi (D)

Sagsnr.: 330-2017-61246               Dok.nr.: 330-2017-666059                                          Åbent
Kompetence: Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget
Beslutningstema
Baggrund
I forbindelse med udvalgets behandling af sag om evaluering af Skælskør og Korsør Bykontor den 2. oktober 2017 bad udvalget administrationen om en oversigt over de to bykontores anvendelse af kommunale midler i 2017.
Administrationen har indhentet følgende oplysninger om forbrug af midler:  
Økonomi for Skælskør Bykontor
Ifølge resultatopgørelse fra Skælskør Bykontor pr. 1. januar-30. september 2017 har der været en samlet indtægt på 516.873 kr. Den kommunale støtte udgør 260.000 kr., og støtte fra øvrige fonde udgør 124.910 kr. Derudover har der været en samlet indtægt på 131.963 kr. fra provisionsindtægter, samarbejdsaftaler, honorarindtægter m.m.
Udgifterne fordeler sig som følgende:
Underskud ved arrangement
   3.384,00 kr.
Lønomkostninger
324.154,00 kr.
Markedsføringsomkostninger
  60.826,00 kr.
Lokaleomkostninger, Algade 11
  38.053,00 kr.
IT-omkostninger
    8.127,00 kr.
Administrationsomkostninger
    9.446,00 kr.
Samlede omkostninger
443.989,00 kr.
Renteudgift
       101,00 kr.
Samlede udgifter i alt
444.090,00 kr.
Status (516,873,00 kr. – 444.090,00 kr.)
   72.783,00 kr.
For 4. kvartal 2017 forventes yderligere indtægter på 118.536,00 kr. og udgifter på 193.011 kr. (se bilag).
Opgørelse for Korsør Bykontor:
Korsør Bykontor har fået bevilget 260.000 kr. for perioden 1. august 2016 – 31. december 2017. Oversigten viser midlernes anvendelse:   
Salær til advokat i forbindelse med oprettelse af foreningen Korsør Bykontor
 10.000,00 kr.
Annoncering - stillingsopslag
   5.175,40 kr.
Husleje
   4.000,00 kr.
Anskaffelse af udstyr – PC, telefon og domænenavn
 31.143,13 kr.
Samlede udgifter
 50.318,53 kr.
Status (260.000 kr. – 50.318,53 kr.)
209.681,47 kr.
Opgørelsen viser, at der er 209.681.47 kr. tilbage på Korsør Bykontors konto. Bykontoret forventer en udgift på omkring 33.675 kr. for resten af året til husleje, løn m.m. (se bilag). 
Korsør Bykontor har rettet henvendelse til administrationen og anmodet om, at ubrugte midler pr. 31. december 2017 bliver overført til 2018 (se bilag).
Skælskør Bykontor har sammen med resultatopgørelsen sendt en ansøgning til kommunen om 500.000 kr. i støtte for 2018. Bykontoret begrunder ansøgningen med, at det har vist sit værd som driver for lokalturismen, som inspirator for og koordinator af lokale samarbejder, og at det ønsker at udvikle de mange potentialer gennem øget samarbejde og synergi i lokalmiljøet.
Retligt grundlag
Handlemuligheder
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget har følgende handlemuligheder:
a) Udvalget kan beslutte at overføre endnu ubrugte midler fra den kommunale bevilling til Korsør Bykontor til 2018 for at give det nyetablerede bykontor mulighed for at komme i gang med sine aktiviteter.
b) Udvalget kan kræve, at Korsør Bykontor tilbagebetaler ubrugte midler pr. 31. december 2017. Restbeløbet vil eventuelt kunne anvendes til andre lokale aktiviteter, som skaber synlighed og fællesskab i Korsør. Administrationen vurderer, at Korsør Bykontor må lukke som konsekvens af en sådan beslutning.
Vurdering
Korsør Bykontor er etableret som forening den 9. november 2016 og er nu åbnet ved Korsør Madmarked. Placeringen i forbindelse med Korsør Madmarkeds cafe giver mulighed for at supplere et besøg på bykontoret med ophold i caféen, således at det kommer til at fungere som socialt samlingssted for borgere og besøgende.
Den nyansatte medarbejder på Korsør Bykontor er ifølge oplysninger, som administrationen har modtaget, i gang med at skabe et netværk af frivillige, som skal hjælpe med at skabe synlighed om bykontorets virke og byen generelt. Der pågår desuden forhandlinger med Korsør Posten om deling af kontorfaciliteter, hvilket giver mulighed for at skabe synergi omkring videndeling om og synliggørelse af aktuelle tiltag.
Set i lyset af at Korsør Bykontor har haft et begrænset forbrug af midler grundet sin lange opstartsperiode, vurderer administrationen, at der ikke er grundlag for at yde Korsør Bykontor yderligere støtte for 2018. I stedet anbefales det at overføre overskydende ubrugte midler for perioden 1. august 2016 – 31. december 2017 til 2018 for at give Korsør Bykontor mulighed for at udfolde sit potentiale.
Hvad angår Skælskør Bykontor, så peger kommunens evaluering på, at det har udviklet sig til en velfungerende institution, der spiller en vigtig rolle for videndeling og koordinering af aktiviteter i Skælskør. Det anbefales, at den fremsendte ansøgning om støtte til Bykontoret for 2018 behandles på udvalgets næste møde i december i forbindelse med en drøftelse af kommunens rolle i forhold til at understøtte bykontorets virke i 2018.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Korsør Bykontor har modtaget 260.000 kr. for perioden fra den 1. august 2016 til den 31. december 2017. Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget og Erhvervs-, Plan- og Miljøudvalget har hver bevilget 130.000 kr. til formålet.
Konsekvenser for andre udvalg
Sagen forelægges også til drøftelse på Erhvervs-, Plan- og Miljøudvalgets møde den 6. november 2017.
Indstilling
Erhvervs- og arbejdsmarkedsdirektøren indstiller,
1.    at oversigten over anvendelse af økonomiske midler for bykontorene i Korsør og Skælskør tages til efterretning.
2.    at ubrugte midler fra den kommunale bevilling for perioden 1. august 2016 – 31. december 2017 til Korsør Bykontor overføres til foreningen Korsør Bykontor i 2018.
3.    at der udarbejdes en sag om bevilling af midler til Skælskør Bykontor til behandling på udvalgets møde i december 2017.