8.     Godkendelse af nye retningslinjer for lån af lokaler, haller og anlæg (B)

Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget skal tage stilling til forslag til nye retningslinjer for udlån af lokaler, haller og anlæg.

Administrationen og Folkeoplysningsudvalget har igangsat en revidering af retningslinjerne for hele fritidsområdet, deriblandt retningslinjerne for udlån af lokaler, haller og anlæg, der på en række områder ikke længere er tidssvarende og dækkende, hvilket gør dem svære at navigere efter i konkrete sager.

Administrationen har derfor med hjælp fra bl.a. kommunens jurister, praksis/erfaringer i andre kommuner samt sparring med ekspert på området udformet et udkast til nye retningslinjer. Udkastet er vedlagt som bilag.

Som eksempel på ændringer/tilføjelser i retningslinjerne kan nævnes: Opdatering af anvisningsrækkefølge, så den er i tråd med Folkeoplysningsloven. At der er indsat en række fordelingsprincipper, som fx finder anvendelse i situationer, hvor der er flere ligestillede ansøgere til samme tid. Principperne bygger bl.a. på nuværende praksis i kommunen, men også på erfaringer fra andre kommuner samt mål i kommunens idrætspolitik mv.

Det er blevet tydeliggjort, hvilke faciliteter der anvises, og hvornår man som forening mv. kan låne en facilitet, og hvornår man skal betale leje. Dette skal ses i sammenhæng med allerede vedtagne retningslinjer for udleje. Der er blevet ændret i fordelingsprocessen, hvilket betyder, at der som udgangspunkt ikke længere afholdes fordelingsmøder, men at et fordelingsudvalg nedsat af Folkeoplysningsudvalget behandler administrationens forslag til fordeling. Endelig er både regler for booking/anvisning og de generelle ordensregler blevet opdateret, så de passer til nuværende praksis, organisation og bookingsystem, og der er indsat et gebyr for gentagne udeblivelser fra tildelte tider. Dette skal tilskynde foreninger til at melde afbud, når de ikke skal bruge en/flere af deres tider, så andre kan få glæde af tiden.

Administrationens forslag til nye retningslinjer blev behandlet af Folkeoplysningsudvalget den 22/2. Folkeoplysningsudvalgets input er vedlagt sagen. Folkeoplysningsudvalget ønsker, at der på nær få konkrete tilføjelser skal ske en dybere gennemgang af og dialog omkring retningslinjerne som helhed, før de fremsættes/vedtages.

Folkeoplysningslovens § 2, 21 og 22, Folkeoplysningsbekendtgørelsen og kommunalfuldmagten.

Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget kan:

a) Godkende administrationens udkast til nye retningslinjer for udlån

b) Godkende administrationens udkast med konkrete ændringer/tilføjelser

c) Imødekomme Folkeoplysningsudvalgets ønske om en dybere gennemgang af og dialog omkring retningslinjerne som helhed, før de fremsættes/vedtages.

d) Afvise at godkende udkastet til nye retningslinjer.

Administrationen finder det vigtigt, at der af hensyn til fordelingsprocessen, som starter op nu (fristen for ansøgninger udløb 1/3), bliver vedtaget nye og mere brugbare retningslinjer for udlån, da de gamle retningslinjer ikke længere er tidssvarende og dækkende, hvilket giver udfordringer ifm. fordeling af faciliteter og i konkrete sager.

Administrationen vurderer, at udkastet til nye retningslinjer vil gøre fordelingsprocessen mere forståelig og gennemsigtig for alle parter og give administrationen nogle brugbare fordelingsprincipper til de situationer, hvor fx flere ligestillede ansøgere ønsker samme tid, hvilket i høj grad mangler i de gamle retningslinjer.

Samtidig vurderes de nye retningslinjer at være i god tråd med idrætspolitikkens 25-50-75-vision og mål om at optimere brugen af faciliteter, optimere og udvikle booking af faciliteter samt skabe attraktive og fleksible muligheder for idræt. De vurderes også at være i fin tråd med den vedtagne talent- og elitestrategi og Team Danmark-samarbejdet, hvor kommunen bl.a. har forpligtet sig til at sikre tilstrækkelig adgang til idrætsfaciliteter for de prioriterede idrætter og talenterne inden for disse samt adgang til morgentræningspas for atleter under Slagelse Talent og Elite. Retningslinjerne giver nogle brugbare kriterier for, hvordan netop talent- og elitetræning skal vurderes/prioriteres, hvilket mangler i de gamle retningslinjer.

Hvad angår proces, gør administrationen opmærksom på, at processen med revidering af retningslinjer blev igangsat sammen med Folkeoplysningsudvalget for et halvt år siden som resultat af 360-graders analysen, og at der undervejs har været afholdt møde med repræsentanter fra Folkeoplysningsudvalget om emnet som helhed. Administrationen har desuden ultimo januar 2017 modtaget konkrete input/ønsker til indhold i retningslinjer for udlån fra Folkeoplysningsudvalgets formand, og disse input er i stor udstrækning blevet integreret i det færdige udkast, som Folkeoplysningsudvalget efterfølgende er blevet forelagt.

Såfremt Folkeoplysningsudvalgets ønske om udsættelse imødekommes, vil det efter administrationens opfattelse give udfordringer i den kommende fordelingsproces, fx mht. prioritering af ansøgninger (herunder hvordan talent- og elitetræning skal tilgodeses) samt tidsplanen for fordelingen. Disse udfordringer løses ikke med de tilføjelser, som Folkeoplysningsudvalget foreslår gennemført nu og her.

Administrationen anbefaler derfor, at de nye retningslinjer vedtages i deres helhed, men at der foretages en evaluering af retningslinjerne i anden halvdel af 2017 baseret på erfaringerne fra dette års fordeling, således at evt. uhensigtsmæssigheder hurtigt kan blive rettet. Evalueringen foretages i dialog med Folkeoplysningsudvalget.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Børne- og ungedirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1.    at Udvalget godkender administrationens forslag til nye retningslinjer for udlån af lokaler, haller og anlæg.

Fraværende:  Jørgen Andersen (A)

Sagen udsættes til april. Det forventes, at administrationen og Folkeoplysningsudvalget udarbejder et beslutningsoplæg sammen.