4. Høring: Ældrerådets serviceniveau i forhold til kontorhold og telefoni (B)
4. Høring: Ældrerådets serviceniveau i forhold til kontorhold og
telefoni (B)
Sagsnr.: 330-2015-97805 Dok.nr.: 330-2016-348704 Åbent
Kompetence: Sundheds- og Seniorudvalget
Følgende sag fra møde i Sundheds- og Seniorudvalget 12. august
2016 er fremsendt til høring i Ældrerådet:
Høringsfrist er 9. september 2016
I forbindelse med budget 2017 skal udvalget tage stilling
til Ældrerådets serviceniveau ift. telefoni og kontorhold for 2017 og
fremefter.
Baggrund
De lovbestemte råd som Ældrerådet
og Handicaprådet har i dag forskellige serviceniveauer. Administrationen ønsker
derfor – så vidt det er muligt – at harmonisere serviceniveauet for Ældrerådet,
så det afspejler Handicaprådets serviceniveau ift. telefoni og kontorhold.
Udvalgets drøftelse omhandler
alene serviceniveauet, og således ikke beløb afsat til Ældrerådets
aktivitetsniveau.
Ældrerådet administreres i dag ud
fra en model, hvor Ældrerådet lægger et budget hvorefter budgetrammen godkendes.
Ældrerådet forvalter selv den tildelte ramme, som er meddelt med angivelse af
de overordnede formål med bevillingen.
Det betyder i praksis, at
Byrådssekretariatet sikrer, at rammen ikke overskrides, men at Ældrerådet selv
afgør, hvordan rammen konkret anvendes til de bevilligede formål. Det er Center
for Sundhed og Omsorg, der varetager regnskabet og det administrative arbejde
omkring Ældrerådets drift.
Ældrerådet er en selvstændig
juridisk enhed, det vil sige, at de selv har retten til at beslutte valget af
løsninger. Almindeligt anerkendte løsningsmuligheder stiller kommunen ikke
spørgsmål ved.
Ældrerådet er som selvstændig
juridisk enhed også selv ansvarlig for sin økonomi, herunder regnskabet.
Ældrerådets budgetramme for 2016
er på 188.871 kr. (ekskl. udgifter til kontorhold og mobiltelefoni). Budgettet
hører for nuværende under Råd og Nævn med direkte reference til
Økonomiudvalget.
Serviceniveauet kan fastlægges på
flere forskellige niveauer. Helt overordnet vurderer administrationen, at
Ældrerådet ikke har et urimeligt forbrug (henvisning til kommunens
årsberetninger og halvårsregnskaber på kommunens hjemmeside).
Ældrerådets nuværende
serviceniveau:
Ældrerådets diæter og kørepenge
finansieres i dag centralt af Byrådets pulje.
Det budget, Ældrerådet har,
betaler udelukkende de aktiviteter, som Ældrerådet har inkl. mødeaktivitet,
kontorhold og telefoni (der er for nuværende afsat midler ud over de 188.871
kr. i 2016 til at dække omkostningerne ifm. kontorhold og telefoni).
Som det fremgår af nedenstående
overblik udbetales der pt. pr. medlem 1.400 kr. til kontorhold og 1.000 kr. til
telefoni. Begge beløb er årlige udbetalinger og skattepligtige.
Nuværende ordning
Kontorhold | Bemærkning | Årlig udgift |
Skattepligt udbetaling pr. medlem | | 1.400,- kr. årligt i nutids kr. 1.400,- kr. x 15 medlemmer 21.000,- kr. årligt i nutids kr. |
Telefoni | Bemærkning | Årlig udgift |
Skattepligtig udbetaling pr. medlem | Valgfrit: alternativt kan Ældrerådsmedlem vælge af få
uddelt SIM-kort til sin mobil. | 1000 kr. årligt 1000 kr. årligt x 15 medlemmer 15.000 kr. årligt i nutids kr. |
IPad | Bemærkning | Årlig udgift |
Alle medlemmer har fået udleveret en IPad | Udgiften betales af Center for Sundhed og Omsorg | 41,25 kr. pr. mdr. pr. medlem Årlig udgift: 41, 25 x 12 mdr. x 15 medlemmer 7.425,- kr. |
TDC-aftale om servicering af IPad (TDC Slagelse
Erhvervscenter) | Det er uvist, hvor mange henvendelser TDC har haft. Hertil kommer en del henvendelser til kommunens
IT-afdeling ift. opsætning og problemer med IPads. | 7.000,- kr. |
Byrådsmedlemmernes
serviceniveau til sammenligning
Der har af et ældrerådsmedlem
været rejst spørgsmål om, hvorvidt udgiften i forbindelse med driften af
Ældrerådet kan blive mindre for Slagelse Kommune. Dette kunne fx være muligt
ved, at Ældrerådet gør brug af de aftaler, der er gældende for bl.a.
byrådspolitikerne. Det vil sige, at
Ældrerådet får tilbudt et telefonabonnement og mulighed for diverse
kontorartikler under kommunens indkøbsordning.
Til sammenligning får et Byrådsmedlem
udleveret følgende:
PC (bredbåndsforbindelse), ca.
4.800 kr.
IPad med tastatur
(mobilforbindelse), ca. 4.100 kr.
Printer, ca. 1.500 kr.
Mobiltelefon, ca. 1.000 kr.
Abonnementerne på ovenstående
forbindelser udgør i alt ca. 1.000 kr. pr. medlem pr. år.
Printerpatroner stykpris 107 kr.
Yderligere kontorhold opgøres ikke
pr. byrådsmedlem. Det samme gælder printerpatroner (stykpris kr. 107) samt
forbruget af andre kontorartikler som f.eks. papir, mapper, hulmaskine, osv.
Langt de fleste byrådsmedlemmer forbruger ikke ret meget af dette.
Priserne er dagens anslåede
indkøbspriser og ikke den oprindelige anskaffelsespris.
Kommunens IT-afdeling servicerer i
forhold til det udleverede udstyr (opstilling og betjening), ligesom dette
serviceres af leverandøren (hardware). Prisen på service kan ikke opgøres pr.
byrådsmedlem pr. år, da behovet ud over selve opstarten efter et kommunalvalg
svinger meget.
At tilbyde samme serviceniveau til Ældrerådets medlemmer som
Byrådets medlemmer vil altså ikke minimere udgifterne.
Retligt
grundlag
Intet at bemærke.
Handlemuligheder
Der er flere alternativer til Ældrerådets nuværende
serviceniveau, der vil kunne minimere udgifterne.
Nedenfor opstilles forskellige valgmuligheder indenfor hhv.
kontorhold og telefoni.
1. Kontorhold udleveres
Ved denne model benytter
Ældrerådet sig af kommunens indkøbsaftaler. Dvs. der udbetales ikke
skattepligtigt beløb til kontorhold til medlemmerne.
Ældrerådet modtager ved årets
første møde en ’ældrerådspakke’ bestående af 1 kuglepen, 1 notebog, 1 mappe og
1 pakke printerpapir.
Ældrerådets medlemmer kan
indlevere udgiftsbilag til Center for Sundhed og Omsorg for indkøb af printerpatroner.
Fordel: Ældrerådet benytter kommunens indkøbsaftaler. I kroner og
øre en billigere model end nuværende udbetaling af 1400 kr./medlem.
Det enkelte ældrerådsmedlem bliver
ikke beskattet af udleveringen.
Ulempe: Der er større administrativt arbejde i denne model end i
nuværende serviceniveau. Dels i kraft af udarbejdelse af samlet faktura fra
kommunens indkøbsafdeling til Center for Sundhed og Omsorg og dels i kraft af
ældrerådsmedlemmernes løbende indlevering af udgiftsbilag (for printerpatroner),
der skal konteres og udbetales.
2. Telefoni
Administrationen ser 3 mulige
modeller for alternativt serviceniveau i relation til telefoni.
Model
2.A:
Alle ældrerådets medlemmer får tildelt et SIM-kort (i
stedet for nuværende valgfrihed mellem SIM-kort og udbetaling af
telefongodtgørelse på 1000 kr. pt. får 1 medlem tildelt SIM-kort, resten af
ældrerådsmedlemmerne får udbetalt 1000 kr.).
Et abonnement på et sim-kort med
50 GB koster årligt 420,- kr. pr. mellem. En årlig total udgift på 6.300 kr.
Fordel: Økonomisk fordel at udlevere SIM-kort (8.700 kr.). Det
enkelte medlem kan godt beholde eget telefonnr.
Ulempe: Ældrerådet skal selv stille mobil til rådighed.
Kommunens udleverede SIM-kort
dækker ikke i udlandet.
Model 2.B:
Lig Handicaprådet er det kun
formanden + næstformanden i Ældrerådet, der får telefongodtgørelse. Dvs.
udbetaling (skattepligtigt) af 2 x 1000 kr.
Fordel: Samlet kommunal besparelse på 13.000 kr. Ældrerådets
serviceniveau vil hermed være harmoniseret med Handicaprådet.
Ulempe: Ældrerådsmedlemmerne vil formodentlig opfatte dette som en
serviceforringelse.
Model 2.C:
Ældrerådets formand + næstformand
får udleveret et SIM-kort til anvendelse i deres telefon. Total årlig udgift på
840 kr.
Fordel: Væsentlig kommunal samlet besparelse (14.160 kr.).
Ulempe: Samtlige ældrerådsmedlemmer vil formodentlig opfatte dette
som en serviceforringelse.
Vurdering
Af hensyn til
administrationsniveauet anbefaler administrationen, at Ældrerådets
serviceniveau fremadrettes fastlægges således at:
- Der
fortsat udbetales (skattepligtigt) 1400 kr./årligt pr. medlem i kontorhold.
- Ældrerådets
formand + næstformand får udleveret telefongodtgørelse svarende til 1000 kr.
- Alle
medlemmer beholder deres IPads, der fortsat udelukkende serviceres af eksternt
firma
Administrationen kan ikke
anbefale, at kommunens indkøbsaftaler omkring printer og patroner benyttes til
Ældrerådet, da dette vil blive for administrativt tungt.
Uanset valg af serviceniveau
anbefaler administrationen, at evt. sparede midler overføres til kontoen under
Råd og nævn.
Indstilling
Sundheds- og Omsorgschefen indstiller,
1.
at Ældrerådets serviceniveau tilpasses øvrige råds serviceniveau hvad angår
telefoni og kontorhold
2.
at Ændret serviceniveau for Ældrerådet træder i kraft fra næste periode
3.
at Ændret serviceniveau sendes til høring i Ældrerådet
Beslutning i Sundheds- og
Seniorudvalget den 12. august 2016:
Fraværende:
Det er oplyst mundtligt, at et ældrerådsmedlem har fremsendt
sagen til tilsynsrådet.
Udvalget afventer tilsynsrådets afgørelse og drøfter sagen
igen, når afgørelsen foreligger.
Indstilling
fra Ældrerådet
Formanden indstiller,
1.
at Høringssvar fra Ældrerådet tages til efterretning.
Beslutning i Ældrerådet
den 30. august 2016:
Fraværende:
Sagen udgår jfr. beslutning i pkt. 2.
