Ældrerådet – Referat – 29. februar 2024

Kompetence

Byrådet

Beslutningstema 

Byrådet skal på baggrund af indstilling fra Seniorudvalget og Økonomiudvalget træffe beslutning om hvilken valgform, der skal anvendes til ældrerådsvalget i 2025.

Byrådet har mulighed for at fastlægge afviklingen af ældrerådsvalget som et fremmødevalg (2 mulige modeller), et brevstemmevalg eller et digitalt valg (2 mulige modeller). 

Indstilling

Kommunaldirektøren indstiller,

1. at Byrådet godkender at et ældrerådsvalg i 2025 gennemføres som et fremmødevalg model B.

________________________________________________________________________________

Administrativ bemærkning pr. 23. februar 2024

Høringsfristen er den 29.02.2024 - Høringssvaret sendes til aeldre@slagelse.dk

Sagens indhold

Et Ældreråd er lovpligtigt for alle kommuner og Ældrerådets medlemmer vælges ved direkte valg.

Slagelse Kommune skal sørge for, at der afholdes valg til Ældrerådet mindst hvert fjerde år. Seneste ældrerådsvalg var i forbindelse med kommunalvalget i 2021, hvorfor der senest til kommunalvalget i 2025 skal gennemføres et ældrerådsvalg. 

Der vil være ca. 24.400 stemmeberettigede borgere (60 + år) ved valgets afholdelse hvoraf ca. 23% af de stemmeberettigede er fritaget for digital post på nuværende tidspunkt.

Der er ikke fra lovgivningens side fastlagt yderligere rammer for, hvordan valgt skal afvikles. Dette fastsætter Byrådet i samarbejde med Ældrerådet. 

Evaluering ældrerådsvalg 2021

Ældrerådsvalget i 2021 blev afholdt som fremmødevalg samtidigt med og på samme lokation som kommunal- og regionsvalget. Ældrerådet iværksatte en efterfølgende evaluering via et evalueringsskema, hvor 1 fra Ældrerådet fremsendte en besvarelse (bilag 1) samt en evaluering i valggruppen (bilag 2). Dertil har formanden i forbindelse med evalueringen over for Ældrerådet udtrykt tvivl om fremmødevalg er den rigtige løsning. Dette med baggrund i en udgift på knap 1 mio. kr. og en forøgelse af stemmeprocenten på 10 %. Formanden anbefaler på det tidspunkt et brevstemmevalg frem for et fremmødevalg.

Valgformer

Sagen her inddrager oplysninger på 4 mulige valgformer, der skal give et bredt grundlag for beslutningen om valgform for ældrerådsvalget 2025. De 4 mulige valgformer er:

1. Fremmødevalg - 2 modeller hvor A) er med tilsendt valgkort og model B) er med tilsendt brev i e-boks (brev tilsendt til ældre undtaget for digital post)
2. Brevstemmevalg
3. Digitalt valg - 2 modeller hvor A) kun er digital afstemning og B) er digital afstemning og mulighed for at ringe sin stemme ind.

1. Fremmødevalg

Ved et fremmødevalg etableres fysiske valgsteder i kommunen, hvor de stemmeberettigede møder op for at afgive deres stemme. Det vil også være muligt at brevstemme i en kortere periode samt søge om at brevstemme i eget hjem. 

Et fremmødevalg i 2025 kan ikke planlægges til at foregå samtidigt med kommunal- og regionsvalget. Et nyt valgsystem tages i brug til kommunal- og regionsvalget i 2025, hvilket indebærer ibrugtagning af et helt nyt IT system til afvikling og opgørelse af valget.

Generelt er der et meget stort fokus på sikker afvikling af valg uanset valgets art. Implementeringen af et nyt valgsystem vil kræve fuldt fokus på det ene valg for at minimere andre mulige risikofaktorer. Risikofaktorerne opstår bl. a. med baggrund i følgende forhold:

• Nøglepersoner for kommunal- og regionsvalgets afvikling (IT-ansvarlige, valgsekretærer, ansvarlige for brevstemmeprotokollen, ansvarlige for valglisten, det centrale valgsekretariat) skal arbejde med et nyt system, nye funktionsflader og nye arbejdsgange.
• Det er en væsentlig større opgave at afvikle kommunal - og regionsvalg alene af den grund, at det er 2 valg, der afvikles. Dertil har kommunen flere opgaver til et kommunal- og regionsvalg herunder hele opgaven med kandidatlister, lige som der er et betydeligt større fokus på valgets afvikling. Kommunal- og regionsvalget er dermed det mest omfattende. 

Afvikling af et 3. valg - ældrerådsvalget - samtidigt og på samme lokation vil øge kompleksiteten og opgavepresset i både forberedelserne såvel som på dagen for valget og dermed også øge risiko for fejl i kommunal- og regionsvalget.

Model A:

Alle stemmeberettigede modtager et valgkort med posten, og der gennemføres valg på én bestemt dato.

Udgiften vil, ud over et grundbeløb på ca. 410.500 kr. i gennemsnit være ca. 31.000 kr. pr. afstemningssted. Dertil skal lægges en udgift til en administrativ ressource til planlægning og afvikling af valget, der estimeres til 0,3 årsværk dog også afhængigt af antal afstemningssteder der skal etableres (se neden for).

Der er ikke krav om, at der skal etableres afstemningssted i alle kommunens afstemningsområder. Derfor vil udgiften afhænge af, hvor mange afstemningssteder der skal etableres. For uddybning af udgifter se bilag 3.

Stemmeprocenten ved fremmødevalg model A forventes at være højere end ved brevstemmevalg og digitalt valg. Opgørelsen fra sidste fremmødevalg i 2021 viser, at stemmeprocenten blev forøget med 10 % i forhold til brevstemmevalget i 2013, hvor 49,2 % stemte. En væsentlig del af den øgede stemmeprocent i 2021 må tilskrives samtidigheden med Kommunal- og Regionsvalget.

Model B:

Valgkortet erstattes af en meddelelse i e-boks for de ældre, der ikke er undtaget digital post. Herved reduceres udgiften til porto. Identifikation sker ved sundhedskort eller billede ID. Valget gennemføres over en periode (fx 1 uge) og gennemføres på Borgerservicecentrene i Slagelse, Korsør og Skælskør med en udvidelse af bemandingen.

Udgiften til et fremmødevalg model B vil være på ca. 250.000 kr. Dertil skal lægges en udgift til en administrativ ressource til planlægning og afvikling af valget, der estimeres til 0,2 årsværk. For uddybning af udgifter se bilag 2.

Brevstemmevalg

Ved et brevstemmevalg udsendes valgkort, valgmateriale og returkuvert med almindelig post til alle stemmeberettigede.

Stemmeprocenten forventes at være lavere ved et fremmødevalg som beskrevet oven for. Danske Ældreråd oplyser en stemmeprocent på 41%.

Udgiften til et brevstemmevalg forventes at være på ca. 820.000 kr. med porto som den største post. Dertil skal lægges en administrativ ressource til planlægning og afvikling af valget, der estimeres til 0,2 årsværk. For uddybning af udgifter se bilag 3.

Digitalt valg

Der er undersøgt 2 måder at gennemføre et digitalt valg på - model C hvor borgeren stemmer elektronisk og en model D hvor borgeren kan vælge mellem at stemme elektronisk eller ringe sin stemme ind.

Valgmaterialet udsendes via digital post. Der udsendes fysisk brev + returkuvert med tilsvarende indhold til borgere fritaget for digital post.

I denne model kan et privat firma stå for hele processen inkl. valgresultatet.

Model C:

Der er i Slagelse Kommune ikke erfaring med digitalt ældrerådsvalg, men mange ældre har fået større kendskab til digitale meningstilkendegivelser i forbindelse med fx brugertilfredshedsundersøgelser. Sammenslutningen Danske Ældreråd angiver på deres hjemmeside, at stemmeprocenten ved et digitalt valg har været på 31,8 %. 

Udgiften til et digitalt valg model C forventes at være ca. 490.000 kr. Dertil skal lægges en udgift til planlægning og afvikling på 0,1 årsværk. For uddybning af udgifter se bilag 3.

Model D:

I model D kan borgeren også vælge at ringe sit svar ind. 

Udgiften til et digitalt valg model D forventes at være på ca. 716.000 kr. Stemmeprocenten kendes ikke. Dertil skal lægges en udgift til planlægning og afvikling på 0,1 årsværk. For uddybning af udgifter se bilag 3.

Oversigt 

Samlet set er det administrationens vurdering, at det er svært at estimere og sammenligne stemmeprocenter på tværs af de forskellige valgformer. Erfaringsmæssigt ligger stemmeprocenten højest ved fremmødevalg der afvikles samtidigt med kommunal- og regionsvalg. Men den kombination vurderes ikke at være mulig i 2025 på grund af implementering af nyt valgsystem, og stemmeprocenten til et fremmødevalg model A er derfor ukendt.

På baggrund af ovenstående sker administrationens vurdering primært på grundlag af de estimerede udgifter til de fremlagte valgformer og dermed med en anbefaling af fremmødevalg model B. Den valgform tilgodeser en synlig valghandling på de 3 borgerservicecentre over en periode, og dermed gode muligheder for at kommunikere valghandlingen. Dertil med mulighed for brevstemme i eget hjem for borgere, der ikke kan komme til et af de 3 valgsteder.

Ældrerådet har fået sagen til kommentering forud for den politiske behandling og deres bemærkninger til sagen er vedhæftet som bilag 4.