Forebyggelses- og Seniorudvalget (2018-2021) – Dagsorden – 2. marts 2021



1. Godkendelse af dagsorden (B)

1.     Godkendelse af dagsorden (B)

Sagsnr.: 330-2021-6419                 Dok.nr.: 330-2021-37475                                            Åbent
Kompetence: Forebyggelses- og Seniorudvalg
Beslutningstema
Forebyggelses- og Seniorudvalget skal godkende dagsordenen.
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget godkender dagsordenen.

2. CSÆ - Budget 2022-2025 (B)

2.     CSÆ - Budget 2022-2025 (B)

Sagsnr.: 330-2020-164240             Dok.nr.: 330-2021-52169                                            Åbent
Kompetence: Forebyggelses- og Seniorudvalget.
Beslutningstema
Forebyggelses- og Seniorudvalget skal beslutte dialogproces for høringsberettigede.
Derudover skal udvalget beslutte, om man ønsker at administrationen udarbejder forslag til omprioriteringer med udgangspunkt i ”Kan/Skal opgaver” samt forslag til anlægsønsker til 2022-2025.
Sagens indhold
På Forebyggelses- og Seniorudvalgets møde den 12. januar 2021 blev godkendt procesplan for udvalgets behandling af budget 2022.
På mødet i marts skal Forebyggelses- og Seniorudvalget behandle:
1.    Beslutning om dialogproces for høringsberettigede.
2.    Drøftelse af mulige omprioriteringer inden for udvalgets budgetramme. Til dette formål er udarbejdet liste med ”Kan/Skal opgaver”. Listen ses i bilag 1.
3.    Status på anlæg samt en første drøftelse af udvalgets anlægsønsker til 2022-2025.    
I Forebyggelses- og Seniorudvalgets budget 2022-2025 er afsat anlægsmidler til Velfærdsteknologi med 0,5 mio. kr. årligt fra 2022. Der er ikke afsat budget til andre anlæg fra 2022 og de kommende år.
De igangværende anlæg med etablering af Sundhedshus samt Træningsfaciliteter ved Blomstergården forventes afsluttet i 2021. Derudover er afsat 5 mio. kr. i 2021 til nedrivning af bygning ved Plejecentret Bjergbyparken. Status er, at der er igangsat proces med henblik på at indhente tilladelse til nedrivning.
Retligt grundlag
Styrelseslovens § 37-40 om kommuners budgetlægning, samt den vedtagne politiske budgetproces for budget 2022-2025.
Handlemuligheder
1.    Dialogprocessen med de høringsberettigede kan afholdes som fysisk dialogmøde, alternativt virtuelt eller som en skriftlig proces i lighed med 2020. Udviklingen med     Corona samt tilhørende restriktioner vil afgøre, om et fysisk møde er muligt. Den vedtagne tidsplan beskriver, at dialogproces afvikles i april 2021.
2.    Med udgangspunkt i listen med ”Kan/Skal opgaver” kan udvalget drøfte omprioriteringer inden for egen budgetramme. Udvalget kan beslutte, at administrationen udarbejder forslag til omprioriteringer til behandling på kommende møder i april og maj 2021.
3.    Forebyggelses- og Seniorudvalget kan drøfte, hvilke anlægsønsker, der ønskes udarbejdet oplæg og økonomiske overslag på. Derudover kan udvalget beslutte, at administrationen udarbejder forslag til anlægsønsker. På Forebyggelses- og Seniorudvalgets møde i maj, vil anlægsønsker herefter blive forelagt.
Vurdering
Administrationen anbefaler, at Forebyggelses- og Seniorudvalget beslutter et alternativ til et fysisk dialogmøde med de høringsberettigede – dette for at sikre en ”plan-B” hvis situationen i samfundet kræver dette til april.
Administrationen anbefaler, at Forebyggelses- og Seniorudvalget beslutter, at administrationen udarbejder forslag til omprioriteringer til behandling på mødet i april samt forslag til anlægsønsker til behandling på mødet i maj 2021.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget beslutter dialogproces, samt alternativ til fysisk møde, såfremt Corona-restriktioner viser sig at medføre at fysisk møde ikke kan anbefales
2.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget beslutter, at administrationen udarbejder forslag til omprioriteringer til behandling på mødet i april 2021
3.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget beslutter, at administrationen udarbejder forslag til anlægsønsker til behandling på mødet i maj 2021.

3. Værdi af medlemsskabet i Sund By Netværket (O)

3.     Værdi af medlemsskabet i Sund By Netværket (O)

Sagsnr.: 330-2019-83631               Dok.nr.: 330-2021-38447                                            Åbent
Kompetence: Forebyggelses- og Seniorudvalget
Beslutningstema
Udvalget orienteres om det udbytte, som medlemskabet af Sund By Netværket har givet til de medarbejdere, der har taget del i netværkets temagrupper.
Sagens indhold
Udvalget besluttede på deres møde d. 4. februar 2020, at godkende administrationens indstilling om, at melde Slagelse Kommune ind i Sund By Netværket med bemærkning om, at udvalget ønskede en evaluering af netværkets værdi efter et år.
Sund By Netværket er et forum for netværksdannelse, vidensformidling og kapacitetsopbygning. Sund By Netværket tager afsæt i både nationale og internationale mål og prioriteringer til fremme af befolkningens sundhed. Netværkets arbejde bygger såvel på god faglig praksis, eksisterende viden, faglig evidens, kvalitetssikring, dokumentation og evaluering.
Sund By Netværket består i øjeblikket af 16 fungerende temagrupper, hvoraf Slagelse Kommune er repræsenteret med 1-2 medlemmer i 8 af grupperne bl.a. i temagruppen omkring ”Overvægt - børn, unge og voksne”, ”Det gode ungeliv”, ”Mental sundhed” og ”Tobak”. Blandt repræsentanterne fra Slagelse Kommune er der både medarbejdere fra Folkesundhed, Forebyggelse, Arbejdsmarked og Integration, Sundhedstjenesten, Dagtilbud og CPUS. Medlemskabet kommer således flere områder af organisationen til gode.
Udbytte af medlemskabet
Som medlem af en temagruppe i Sund By Netværket, inviteres man flere gange årligt til relevante netværksmøder af 1-2 dages varighed. Grundet Corona er de fleste netværksmøder blevet aflyst i 2020 og nogle af møderne, er blevet erstattet af virtuelle møder eller webinarer. Det har derfor været en noget anderledes måde, at indgå i netværket på i 2020 end det har været i tidligere år.
Oplevelsen af de virtuelle møder i Sund By Netværket har været blandet, og ofte afhængig af teknikkens kvalitet, styringen på mødet og aktørernes mulighed for at tage aktiv del i møderne. De virtuelle møder og webinarer, hvor ovenstående fungerede godt, oplevede administrationen at få god sparring og inspiration til igangværende og/eller kommende indsatser.  
Retligt grundlag
Intet at bemærke.
Handlemuligheder
Udvalget kan tage orienteringen til efterretning.
Vurdering
Det er administrationens vurdering, at medlemskabet af Sund By Netværket i 2020 har været præget af Corona-situationen, hvormed vi som medlemskommune ikke har haft mulighed for, at få det fulde udbytte af netværket.
Administrationen anbefaler, på baggrund af netværkets umiddelbare potentiale, at Slagelse Kommune forbliver medlem af Sund By Netværket. Medlemskabet kan med fordel evalueres igen om et års tid.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
For en Kommune med 75.001 – 100.000 indbyggere koster det 52.000 årligt at være medlem af Sund By Netværket. De 52.000 kr. tages i 2021 fra Folkesundheds budget til kvalificering af sundhedsfremmende og forebyggende indsatser.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Udvalget tager orienteringen omkring værdi af medlemskabet i Sund By Netværket til efterretning.

4. Strategi for nedbringelse af sygefravær på plejecentrene (O)

4.     Strategi for nedbringelse af sygefravær på plejecentrene (O)

Sagsnr.: 330-2021-2211                 Dok.nr.: 330-2021-9742                                              Åbent
Kompetence: Forebyggelses- og Seniorudvalget
Beslutningstema
Udvalget orienteres om strategi for nedbringelse af sygefravær på plejecentrene.
Sagens indhold
På udvalgsmøde den 2. februar 2021 besluttede udvalget at plejecentrene, som en del af de 0,7% effektiviseringer i 2021, skal nedbringe sygefraværet i 2021 med 0,5%. Det vil give en samlet besparelse på 0.99 mio. kr. for kommunes plejecentre.
Samtidig blev der bevilliget 0.4 mio. kr. via budgetmidler fra effektiviseringer, til at understøtte nedbringelse af sygefraværet gennem sundhedsfremmende aktiviteter til medarbejderne.
I denne sag orienteres udvalget om den strategi, plejecentrene har lagt for at nedbringe sygefraværet i de fire plejecentreklynger.
Nedbringelse af sygefravær. Hvad virker?
Der er evidens for, at en systematisk og situationsbestemt tilgang til håndtering af medarbejdernes sygefravær har positiv indvirkning på sygefraværet. Ligeledes er det vigtigt med et kontinuerligt ledelsesmæssigt fokus på håndtering af fravær og forebyggelse af fravær.
Årsager til sygefravær
Medarbejdernes sygefravær kan deles op i to kategorier:
·         Privatbaseret fravær, som er knyttet til medarbejderens privatliv, eksempelvis skilsmisse, problemer med børn og dødsfald.
·         Kontekstbaseret fravær, som kan handle om dårligt arbejdsmiljø, nedslidning af medarbejdere med hårdt fysisk arbejde eller høj gennemsnitsalder blandt medarbejderne.
Kontekstbaseret sygefravær – hårdt fysisk arbejde
På plejecentrene i Slagelse Kommune er omkring 40-50% af medarbejderne over 50 år og samtidig kan arbejdet karakteriseres som fysisk krævende. Hårdt fysisk arbejde øger risikoen for muskel- og skeletsygdomme og dermed risikoen for sygefravær – særligt blandt ældre medarbejdere.
I ”Hvidbog om sygefravær og tilbagevenden til arbejde ved muskel- og skeletbesvær” fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø er der tre generelle anbefalinger til forebyggelse af sygefravær, som følge af muskel- og skeletbesvær:
1.    Arbejdspladser, hvor der opleves tilfredshed med arbejdspladsens indretning, herunder arbejdets planlægning og tilrettelæggelse, er bedre til at forebygge sygefravær end arbejdspladser med rene ergonomiske indsatser.
2.    Medarbejderne med muskel-skeletbesvær skal holde sig fysisk i gang - gerne i arbejdstiden. Hvis arbejdet tilrettelægges hensigtsmæssigt, kan det være terapeutisk og forebyggende.
3.    Arbejdspladsen og arbejdsforhold skal mest muligt tilpasses den enkeltes behov.
Kontekstbaseret sygefravær - konflikter
En undersøgelse fra 2016 lavet af Funktionærernes og Tjenestemændenes Fællesråd (FTF) viser, at konflikter på arbejdspladsen giver flere sygedage.
Både sygefravær som følge af hårdt fysisk arbejde og som følge af konflikter kan reduceres ved indsatser, som understøtter både mental og fysisk sundhed blandt medarbejderne.
Planlagte indsatser
De bevilgede 0.4 mio. kr. anvendes til at igangsætte følgende indsatser i 2021:
1.    Opstart af daglig motion sammen med beboerne på alle afdelinger på de kommunale plejecentre. Der laves dagligt fysiske aktiviteter, hvor både beboere og medarbejdere bevæger sig efter fysisk formåen. Der er evidens for, at bevægelse sammen med andre øger både mental og fysisk sundhed. Hver klynge udpeger en ambassadør, der uddannes i at instruere i relevante træningsprogrammer og øvelser, samt frikøbes til implementering af indsatsen. Delvist frikøb af fire medarbejdere inkl. uddannelse til ambassadør udgør 280.000 kr. Plejecentrene forventer, at det er muligt at opstarte indsatsen, når alle beboere og medarbejdere er vaccineret mod Covid-19 i 1.kvartal 2021.
På Antvorskov plejecenter anvendes midlerne (40.000 kr.) til individuelle forløb for medarbejdere ifht. kost og motion. Antvorskov plejecenter har allerede en sundhedsambassadør og forventer at uddanne en mere.
2.    Indkøb og udrulning af Teameffekt App til de kommunale plejecentre. Medarbejderne bruger appen til at vurdere, om det har været en grøn, gul eller rød arbejdsdag. Blomstergården, Autisme Center Vestsjælland og HR har anvendt appen i en prøvehandling i 2020 med stor succes. Prøvehandlingen har vist, at appen medvirker til at håndtere arbejdsmiljømæssige problematikker hurtigt. Alle medarbejdere, der har angivet, at de har haft en rød dag, vil indenfor 24 timer blive kontaktet af nærmeste leder, og der er derved hurtigt blevet handlet på mistrivsel. Appen koster samlet for de 10 kommunale plejecentre cirka 80.000 kroner om året.
Udover ovenstående arbejder plejecentrene løbende på, at øge kvaliteten i håndtering af sygefraværet hos den enkelte medarbejder, eksempelvis via omsorgssamtaler og samarbejde med jobcenter i forbindelse med langtidssygemeldinger.
Samtidig kompetenceudvikles de daglige ledere på plejecentrene i at håndtere sygefravær, herunder håndtering og forebyggelse af konflikter. Kompetenceudviklingen foregår via mulighed for sparring med klyngelederne og lederkolleger på plejecentrene og via konkret kompetenceudvikling enten i samarbejde med HR eller gennem kursusforløb.
Plejecentrene følger i øvrigt Slagelse Kommunes sygefraværspolitik, som beskriver at nærmeste leder skal ringe medarbejderen op på første hverdag, hvis sygemeldingen ikke er gået direkte til lederen. På grund af døgndækning sygemelder medarbejderen sig til hovednummeret på kommunens plejecentre. Derudover kontaktes medarbejderen igen af nærmeste leder på 5. og 10. dagen for sygemeldingen.
Strategien for nedbringelse af sygefravær og den løbende opfølgning implementeres i tæt samarbejde med de lokale MED-udvalg på plejecentrene.
Antvorskov plejecenter
På Antvorskov plejecenter vil der særligt fokus på, at nedbringe korttidssygefraværet ved en systematisk indsats. Indsatsen omfatter:
-      at den syge medarbejder sygemelder sig direkte til lederen
-      afholdelse af omsorgssamtaler individuelt
-      gruppevise trivselssamtaler
-      omlægning af arbejdstider hos relevante medarbejdere
-      lægeerklæring på første sygedag m.m.
Evaluering og opfølgning
I efteråret 2021 bliver ovenstående indsatser samt udvikling i sygefraværet på plejecentrene evalueret.
Retligt grundlag
Ingen bemærkninger.
Handlemuligheder
Udvalget kan tage orienteringen om strategi for nedbringelse af sygefravær på plejecentrene til efterretning.
Vurdering
Plejecentrene vurderer, at Teameffekt Appen kan medvirke til, at forebygge eskalering af konflikter på plejecentrene, og dermed også at konfliktrelateret sygefravær forebygges. Teameffekt Appen giver lederne på plejecentrene hurtig adgang til medarbejdernes oplevelse af om opgaverne tilrettelægges hensigtsmæssigt, og om der mønstre i, hvornår medarbejderne oplever en rød dag. Ifølge Teameffekt gør appen det nemmere for arbejdspladserne at fastholde et lavt sygefravær - 75% af de arbejdspladser, der har afprøvet og implementeret systemet, oplever fald i sygefraværet det første år.
Plejecentrene vurderer, at den fælles motion med beboerne vil være med til, at forebygge muskel- og skeletsygdomme samt afledte smerter, idet medarbejderne understøttes i at holde sig fysisk i gang på arbejdet, og derved begrænse sygefraværet.
Sammen med det øgede fokus på kompetenceudvikling hos de daglige ledere samt fokus på korttidssygefraværet forventer plejecenterlederne, at overstående indsatser understøtter målet om reduktion af det samlede sygefravær på plejecentrene med minimum 0,5%.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Indsatserne finansieres af budgetmidler som følge af effektiviseringer (0.4 mio. kr. afsat til sundhedsfremme på plejecentrene).
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Udvalget tager orienteringen om strategi for nedbringelse af sygefravær på plejecentrene til efterretning.

5. Kvalitetsstandard personlig og praktisk hjælp samt madservice, rehabiliteringsforløb, aflastning og træning 2021 (B)

5.     Kvalitetsstandard personlig og praktisk hjælp samt madservice, rehabiliteringsforløb, aflastning og træning 2021 (B)

Sagsnr.: 330-2017-83570               Dok.nr.: 330-2021-47682                                            Åbent
Kompetence: Forebyggelses- og Seniorudvalget
Beslutningstema
Udvalget skal godkende Kvalitetsstandard 2021 for personlig og praktisk hjælp, madservice, rehabiliteringsforløb, aflastning og træning efter høring i Ældrerådet, Handicaprådet og Rådet for Social Udsatte.
Sagens indhold
På udvalgsmøde den 1. december 2020 blev Kvalitetsstandard 2021 for personlig og praktisk hjælp, madservice, rehabiliteringsforløb, aflastning og træning principgodkendt, hvorefter udvalget besluttede at sende kvalitetsstandarden i høring i Ældrerådet, Handicaprådet og Rådet for Socialt Udsatte.
Indkomne høringssvar
Der er indkommet høringssvar fra Ældrerådet og fra Rådet for Socialt Udsatte.
Handicaprådet har besluttet ikke at afgive høringssvar.
Ældrerådet har følgende forslag og bemærkninger til Kvalitetsstandarden:
Døgnophold i midlertidig bolig (side 35-36)
Afsnit: Hvad koster ydelsen.
” Opholdet er gratis. Du skal selv medbringe evt. hjælpemidler, medicin, tøj og toiletartikler.
Transporten fra eget hjem skal du selv betale.”
Ældrerådet ønsker tilføjet: Sker transporten i forbindelse med udskrivelse direkte fra sygehus, skal du ikke betale for transporten, da udgiften afholdes af regionen.
Hjemtransport skal Du som hovedregel selv betale.
Afsnit: Særlige forhold: Teksten udgår og afsnittet slettes.
Der har været en debat i Ældrerådet vedrørende ordene, begrebet guide, guidning idet disse fremmedord kan misforstås, alternativt kan det danske ord vejlede, vejledning bruges.
Rådet for Socialt Udsatte har følgende kommentarer/input til kvalitetstandarden:
Rådet kan positivt bemærke, at der generelt er tilføjet "guidning af borgeren.” Dette er udtryk for, at hjælpen er tænkt, som en for borgeren udviklende støtte i forhold til funktionsniveau.
Rådet undres over, at specifikke borgere (borgere med kredsløbslidelser og diabetes) ikke får ordnet tånegle. Rådet beder om, at dette uddybes.
Vedr. Rengøring side 23 – I sidste afsnit i "Hvilke aktiviteter indgår ikke i
ydelsen”.
Det oplyses at breve åbnes, men hvordan sikres, at borgeren kan læse og forstå samt eventuelt tager handling, hvis dette er påkrævet? I hvert fald bør det beskrives, hvordan dette forhold håndteres af kommunen.
Vedr. Tøjvask side 25 – afsnittet "Hvilke aktiviteter indgår ikke i ydelsen".
Det kan læses som om at alene det forhold, at der bor en anden på adressen, vil betyde, at hjælpen bortfalder. Det bør reformuleres til i stil med, at ”hvis der i bopælen er en pårørende på adressen har et funktionsniveau, der vurderes til at være tilstrækkeligt til at udføre nævnte opgave.”
Retligt grundlag
Servicelovens § 139 og uddybet i Bekendtgørelse om kvalitetsstandarder for hjemmehjælp, rehabiliteringsforløb og træning efter Servicelovens §§ 83, 83a og 86.
Handlemuligheder
Administrationen anbefaler, at Ældrerådets forslag indarbejdes i Kvalitetsstandarden.
Afsnit: Hvad koster ydelsen.
” Opholdet er gratis. Du skal selv medbringe evt. hjælpemidler, medicin, tøj og toiletartikler.
Transporten fra eget hjem skal du selv betale.”
Ældrerådet ønsker tilføjet: Sker transporten i forbindelse med udskrivelse direkte fra sygehus, skal du ikke betale for transporten, da udgiften afholdes af regionen.
Hjemtransport skal Du som hovedregel selv betale.
Afsnit: Særlige forhold: Teksten udgår og afsnittet slettes.
Begrundelsen herfor er, at der i afsnittet ”Særlige forhold” blot står følgende oplysning/tekst:
”Borger skal selv medbringe personlige fornødenheder, medicin samt nødvendige hjælpemidler.” 
Da denne oplysning/tekst fremgår i afsnittet ”Hvad koster ydelsen,” kan teksten i afsnittet ”Særlige forhold” udgå og afsnittet kan slettes.
Ældrerådets anmodning om, at Beskrivelsen af døgnophold i midlertidig bolig (Kvalitetsstandarden side 35) også belyser, tilbuddet om ophold i restitutionsplads på Blomstergården, imødekommes ved at ændre overskriften til § 84 stk. 2: Midlertidigt ophold i restitutions- eller rehabiliteringsbolig i forbindelse med: i afsnittet ”Hvad er formålet med ydelsen”.
Administrationen anbefaler endvidere, at følgende ændringer indarbejdes med henvisning til høringssvaret fra Rådet for Socialt Udsatte:
Vedr. Rengøring side 23 – I sidste afsnit i "Hvilke aktiviteter indgår ikke i
ydelsen”.
Hjemmeplejen kan fysisk hjælpe med at åbne breve såfremt dette ikke er muligt for borger. Hjemmeplejen læser ikke borgers post eller handler på brevenes indhold.
Her tilføjes: Såfremt fagpersoner bliver bekendt med, at borger ikke kan forstå indhold eller reagere på post, er de forpligtiget til med borgers samtykke, at rette henvendelse til rette afdeling for hjælp, samt støtte borger ind til der er iværksat anden støtte til posthåndtering.
Vedr. Tøjvask side 25 – afsnittet "Hvilke aktiviteter indgår ikke i ydelsen".
Teksten ændres med en tilføjelse af ordet ”rask”: Der ydes som udgangspunkt ikke hjælp, hvor der bor en rask ægtefælle/samlever, en anden voksen eller pårørende på adressen.
Der hjælpes ikke med strygning og rulning af sengetøj, duge, undertøj og lignede samt håndvask af uldtøj og gardinvask.
Kvalitetsstandard for personlig og praktisk hjælp samt madservice, rehabiliteringsforløb, aflastning og træning 2021 kan endeligt godkendes af Forebyggelses- og Seniorudvalget efter høring i Ældreråd, Handicapråd og Rådet for Socialt Udsatte.
Vurdering
Rådet for Socialt Udsatte undres over, at specifikke borgere (borgere med kredsløbsforstyrrelser og diabetes) ikke får klippet tånegle. (Vedr.: Personlig pleje side 19 - I afsnittet "Hvilke aktiviteter indgår ikke".). Administrationen kan hertil oplyse, at borgere med kredsløbsforstyrrelser og diabetes er omfattet af lægeordineret fodbehandling, der varetages af statsautoriseret fodterapeuter. 
Administrationen vurderer, at Kvalitetsstandarden 2021 lever op til lovens krav, samt at den er i overensstemmende med Strategi for rehabilitering, omsorg og pleje samt
Værdighedspolitikken for Ældre i Slagelse Kommune. På den baggrund kan Kvalitetsstandarden for 2021 godkendes med de ændringer, som administrationen anbefaler ovenfor ud fra de indkomne høringssvar fra Ældrerådet og Rådet for Socialt Udsatte.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget drøfter de indkomne høringssvar.
2.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget godkender Kvalitetsstandard 2021 for personlig og praktisk hjælp, madservice, rehabiliteringsforløb, aflastning og træning med de indarbejdede ændringer, som administrationen anbefaler ud fra de indkomne høringssvar.

6. Godkendelse af besparelser og igangsætning af træningsfaciliteter på Blomstergården (B)

6.     Godkendelse af besparelser og igangsætning af træningsfaciliteter på Blomstergården (B)

Sagsnr.: 330-2020-2658                 Dok.nr.: 330-2021-60761                                            Åbent
Kompetence: Forebyggelses og Seniorudvalget
Beslutningstema
Projektet er bedt om at finde besparelser på 2,2 mio. kr. hvorefter det billigste tilbud kan accepteres og byggeriet igangsættes. Besparelserne er fundet.
Forebyggelses- og Seniorudvalget skal godkende besparelserne og igangsætning af byggeprojektet.
Sagens indhold
I Byrådets budgetaftale for 2020-2023 er der afsat anlægsmidler til etablering af træningsfaciliteter i tilknytning til Blomstergården. I alt er afsat 32,4 mio. kr. i årene 2020-2022.
På Byrådets møde 31. august 2020 blev anlægsmidlerne frigivet, og licitation igangsat.
På Byrådets møde 25. januar 2021 blev de afsatte anlægsmidler øget med 1,8 mio. kr. og det blev vedtaget at indlede dialog med lavest bydende entreprenør med henblik på at finde en besparelser på tilsammen 2,2 mio. kr.
Entreprenør har i dialogen givet udtryk for, at de vurderer, at en markant del af overskridelse i forhold til budget skyldtes uhensigtsmæssige konstruktive løsninger.
Totalrådgiver har som konsekvens af dette anmodet om at skifte underrådgiver, ingeniør. CKE, bygherrerådgiver deler entreprenørs vurderinger, og har accepteret skifte af ingeniør.
Inddragelse af entreprenørs kompetence og skiftet af ingeniør har givet et godt grundlag for arbejdet med optimeringer af projektet, som vil give den opsatte besparelse uden at reducere størrelsen af projektet. Rådgiver har sammen med entreprenør og bygherrerådgiver bearbejdet projektet og fundet den opsatte besparelse.
En stor del af optimeringerne vil brugerne og driften af huset ikke bemærke. Af synlige ændringer er de primære:
·         Det store tagudhæng er fjernet, og bygningen er dermed udseendemæssig tættere på de øvrige bygninger på Blomstergården.
·         Træterrassen rundt om hele ydersiden af huset er ændret til opholdsterrasser ved store sal, indgang personale mm.
·         Der er foretaget en mindre justering af planen ved vestibule/besøgsgarderobe for at optimere bæresystemet og bedre pladsen for receptionen.
·         Tagkonstruktionen i de fire sale er ændret.
I salene var der i udbudsmaterialet en tagkonstruktion med spærretag (skrå loft hvilende på 2 synlige limtræbjælker) og en loftshøjden på 3,3 meter ved siderne og 6,3 meter midt på. Dette er nu i de tre små sale ændret til W-spær med vandret loft med en loftshøjde på 2,9 meter, mens den store sal har saksespær med skrå loft med loftshøjde på 2,9 meter ved siderne og 4,1 meter midt på.
Seneste oversigt over mulige besparelser er opgjort til 2,3 mio. kr. Der arbejdes fortsat med de sidste detaljer, men en besparelse på 2,2 mio. kr. er fundet.
Entreprenøren har påbegyndt arbejdet med at revidere sit tilbud med de aftalte optimeringer.
Licitationsoverskridelsen og den efterfølgende proces med Byrådsbehandling af tillægsbevilling og besparelser har medført, at byggeprojektet ikke har kunnet starte som forventet ved udbud.
Forventet byggestart er nu medio marts 2021 og overtagelse ultimo december 2021
Retligt grundlag
Byrådets budgetaftale 2019-2022 og Byrådets budgetaftale 2020-2023.
Handlemuligheder
Projektet har fundet besparelser svarende til det anviste beløb, og alle parter er sikre på, at entreprenørens reviderede tilbud vil vise en besparelser på minimum 2,2 mio. kr. i forhold til licitationsresultatet.
Projektet kan således gennemføres indenfor den afsatte økonomiske ramme.
Administrationen vurderer, at grundlaget for at igangsætte byggeriet er til stede.
Vurdering
Administrationen vurderer, at de foreslåede besparelser ikke vil forringe brugen af huset, og at forsinkelsen kan håndteres indenfor de nuværende rammer.
Administrationen anbefaler, at besparelserne godkendes og byggeriet igangsættes, samt at forsinkelsen tages til efterretning.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget godkender besparelserne og giver CKE bemyndigelse til at indgå kontrakt med Georg Berg AS under forudsætning af, at den samlede besparelse på 2,2 mio. kr. opnås.
2.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget tager den ændrede tidsplan til efterretning

7. Udvalgets input til kommende møder og dagsordenpunkter (B)

7.     Udvalgets input til kommende møder og dagsordenpunkter (B)

Sagsnr.: 330-2020-157396             Dok.nr.: 330-2021-59913                                            Åbent
Kompetence: Forebyggelses- og Seniorudvalget.
Beslutningstema
Forebyggelses- og Seniorudvalget kan beslutte eventuelt input til kommende møder/dags-ordenspunkter.
Sagens indhold
Administrationen udarbejder og opdaterer løbende oversigt over kommende sager til Forebyggelses- og Seniorudvalgets møder, denne ses i bilag 1. I den forbindelse har udvalget mulighed for at komme med input til emner eller dagsordenpunkter, der ønskes behandlet på kommende møder.
Retligt grundlag
Handlemuligheder
Forebyggelses- og Seniorudvalget kan beslutte input og dagsordenspunkter til kommende møder.
Vurdering
Administrationen vurderer, at det skaber værdi, hvis Forebyggelses- og Seniorudvalget har input til kommende møder og/eller dagsordenpunkter. Så vidt det er muligt, vil administrationen imødekomme udvalgets ønsker om tidspunkt for behandling af tilføjede dagsordenpunkter. Med det mål, at skabe yderligere mulighed for planlægning af kommende udvalgsmøder, vil administrationen til mødet i april udarbejde årsplan over de pt. kendte sager for hele 2021
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget beslutter eventuelle input til kommende møder/ dagsordenpunkter.

8. Gensidig orientering (O)

8.     Gensidig orientering (O)

Sagsnr.: 330-2021-8567                 Dok.nr.: 330-2021-38253                                            Åbent
Kompetence: Forebyggelses- og Seniorudvalg
Beslutningstema
Forebyggelses- og Seniorudvalgets medlemmer og administrationen orienterer om aktuelle henvendelser, tiltag, projekter m.m.
1.    Orientering fra udvalgets formand
2.    Orientering fra udvalgets medlemmer
3.    Orientering fra Center for Sundhed og Ældre
3.a)
Nyheder – Pressemeddelelse
3.b)
Sagsoversigt pr. 02.03.2021
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget orienteres.

9. Godkendelse af referat (B)

9.     Godkendelse af referat (B)

Sagsnr.: 330-2021-8504                 Dok.nr.: 330-2021-50537                                            Åbent
Kompetence: Forebyggelses- og Seniorudvalg
Beslutningstema
Forebyggelse og Seniorudvalget skal godkende referatet.
Indstilling
Sundheds- og Ældrechefen indstiller,
1.    at Forebyggelses- og Seniorudvalget godkender referatet.