Kompetence
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget
Beslutningstema
Drifts- og samarbejdsaftalerne med de selvejende haller bliver hvert år opdateret, så de er tidssvarende og tager højde for aktuelle spørgsmål, sager og samfundsforhold. Aftalerne løber kun for 1 år ad gangen.
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget kan godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med de selvejende haller for 2025.
Indstilling
Chefen for Kultur, Fritid og Borgerservice indstiller,
1. at Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget godkender de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med de selvejende haller for 2025.
Sagens indhold
Der har i uge 44-46 været afholdt dialogmøder med alle 8 selvejende haller (1 møde med hver hal), hvor hallerne bl.a. har haft mulighed for at komme med inputs til de nuværende drifts- og samarbejdsaftaler samt stille spørgsmål til dem.
På møderne har administrationen desuden informeret hallerne om egne forslag til tilføjelser/ændringer i aftalerne og fået hallernes syn på disse.
På baggrund heraf er der udarbejdet opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler, der efterfølgende er blevet sendt i høring hos hallerne.
Hvad er nyt i oplægget til aftaler for 2025:
- Der er indsat paragraffer i overskrifter efter ønske fra Sørbyhallen
- Afsnit om drift af lysanlæg er fjernet i Sørbyhallens aftale pga. hjemtagelsen af drift af udearealer.
- Tilføjet, at de selvejende haller, på linje med foreninger og kulturinstitutioner, har ret til i alt 3 ugers gratis annoncering om året på kommunens infotavler. Det kan fx være 3 gratis opslag á 7 dages varighed eller 3 uger til det samme opslag. Der skal dog være tale om annoncering for aktiviteter, som kommunen lovligt kan støtte, fx idræt og kultur.
- Tilføjet, at de selvejende haller har mulighed for at få en gratis bruger på fonde.dk
- Tilføjet, at det er en forudsætning for at få tilskud til lån, at hallerne afleverer en ydelsesoversigt for realkreditlånet. Hallerne skal desuden orientere om evt. ændringer i afdrag/ydelser, så der kan tages højde for dette i beregningen af driftstilskuddet.
- Ordning vedr. fakturering ved timeudlejning og arrangementer forsimples, således at de selvejende haller fremadrettet fakturerer ved både timeudlejning og arrangementer og ikke kun ved sidstnævnte. Dette har længe været et ønske fra flere af hallerne.
- Maxbeløb for tildeling til nyanskaffelser hæves fra 20.000 kr. til 25.000 kr. med virkning fra beregningen af driftstilskuddet for 2026. Dette skal ses i sammenhæng med, at analysen af modellen for driftstilskud viste, at gennemsnitsudgiften til nyanskaffelser i de kommunale haller også er steget. Forhøjelsen af maxbeløbet sker efter ønske fra flere af hallerne.
- Det tilføjes, at der hvert 3. år kigges på, om der er sket ændringer i gennemsnitsudgiften til nyanskaffelser til de kommunale haller, som tilsiger, at der også skal ske justeringer af maxbeløbet til nyanskaffelser i modellen for driftstilskud til selvejende haller.
- Med virkning fra driftstilskuddet for 2026 er der fuld tildeling til nyanskaffelser op til max 25.000 kr. om året. Der sker således ikke længere fradrag for ikke-tilskudsberettigede m2.
- Tilføjes, at de selvejende haller i forbindelse med indsendelse af budget i januar gerne skal oplyse om forventede, større vedligeholdelsesprojekter i det pågældende år.
Derudover er der foretaget mindre sproglige præciseringer mv. i enkelte afsnit.
Alle 8 selvejende haller har indsendt et høringssvar/givet en tilbagemelding på aftalerne.
Både aftaleudkast og hallernes høringssvar/tilbagemeldinger er vedlagt som bilag. I aftaleudkast er administrationens tilføjelser markeret med blåt, mens afsnit, der slettes, er markeret med rødt.
Der er igen i år udarbejdet og vedlagt et aftaleudkast pr. hal. Dette skyldes, at der er mindre lokale forskelle på hallerne, fx er Agersøhallen som eneste hal fritaget for brug af Winkas og HallMonitor, og Skælskørhallen varetager driftsopgaver i SBC. Det meste indhold i aftalerne er dog ens.
Handlemuligheder:
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget har følgende handlemuligheder:
Godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med hallerne.
Godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med konkrete ændringer/bemærkninger.
Vurdering:
Administrationen vurderer, at drifts- og samarbejdsaftalerne fungerer efter hensigten, og at de bidrager til at ensrette kravene til og vilkårene mellem kommunale og selvejende haller. Aftalerne sikrer desuden, at der arbejdes efter samme mål, retningslinjer mv., og at foreninger og andre brugere oplever samme muligheder, åbningstider, lukkeperioder, rettigheder, bookingproces mv., uanset om de bruger en kommunal eller en selvejende hal.
Nedenfor svarer administrationen på de bemærkninger mv., der er kommet fra hallerne via høringssvarene.
Serviceniveau mv. (Sørbyhallen)
Hvad angår Sørbyhallens kommentarer om, at hallen ikke ønsker, at service- og rengøringsniveauet mv. i hallen skal ned på kommunalt niveau, gør administrationen opmærksom på, at drifts- og samarbejdsaftalerne og modellen for driftstilskud ikke har til formål at give brugerne af nogle selvejende haller et højere kommunalt finansieret serviceniveau end brugerne af andre haller.
Man kan som selvejende hal godt vælge at have et højere service- og rengøringsniveau og/eller en bedre bemanding end de kommunale haller, men det er i givet fald noget, som den pågældende hal selv skal finansiere, fx via indtægter fra kommercielle arrangementer og/eller overskud på cafeteriadrift. Administrationen kan derfor ikke tilslutte sig, at sætningen vedr. samme serviceniveau skal slettes i aftalen.
Tilføjelse vedr. tilsyn (Skælskør Badmintoncenter):
Skælskør Badmintoncenter har foreslået, at det tilføjes i deres aftale, at Skælskørhallen skal varetage det årlige service- og sikkerhedseftersyn i badmintoncenteret. Dette eftersyn skal jf. aftalerne foretages i alle haller.
Badmintoncenterets forslag skal ses i sammenhæng med, at Skælskørhallen i forvejen varetager driften af Skælskør Badmintoncenter, herunder tilsynsfunktionen.
Både administrationen og Skælskørhallen kan tilslutte sig denne tilføjelse, hvorfor den er blevet indarbejdet i Skælskør Badmintoncenters aftale for 2025 (bilag 4).
Bemanding (Sørbyhallen)
Sørbyhallen ønsker, at der i hallens aftale tilføjes, at bemanding er en nødvendighed i forbindelse med idrætsaktiviteterne i Sørbyhallen.
Administrationen finder det ikke nødvendigt, at der er mulighed for personlig betjening fra en ansat i hallerne i forbindelse med idrætsaktiviteterne. Det er således tilstrækkeligt, at man som bruger telefonisk kan komme i kontakt med vagthavende medarbejder, hvis der er behov herfor.
Administrationen kan derfor ikke tilslutte sig Sørbyhallens forslag til tilføjelse. Administrationen bemærker desuden, at der i andre selvejende haller med succes er etableret løsninger, hvor det også er muligt at bruge hallen, uden at der altid er personale fysisk til stede. Det samme gør sig gældende i de kommunale haller.
Flerårige aftaler (Sørbyhallen og Dalmose Idræts- og Kulturcenter)
Administrationen har forståelse for Sørbyhallen og Dalmose Idræts- og Kulturcenters ønske om flerårige aftaler, således at det bliver lettere for den enkelte hal at fremtidsplanlægge mv.
Flerårige aftaler vil dog afvige fra budgetprocessen i kommuner, ligesom flerårige aftaler vil begrænse muligheden for politisk at foretage budgettilpasninger samt muligheden for andre tilpasninger af model/aftaler, herunder hallernes mulighed for at komme med inputs til aftaler mv.
Administrationen kan derfor ikke tilslutte sig ønsket om flerårige aftaler.
Ønske om selv at stå for halfordeling (Sørbyhallen)
Sørbyhallen kan allerede i dag stå for halfordelingen, og der lægges i aftalen ikke op til ændringer i denne praksis. I de haller/områder, hvor der erfaringsmæssigt ikke er udfordringer med kapacitet/fordeling af tider, er det muligt for hallen selv at stå for fordelingen af timerne. Det er dog en forudsætning, at hallen i fordelingen af timer lever op til de politisk vedtagne retningslinjer, herunder Folkeoplysningsloven, og at hele timefordelingen fremgår af Winkas, således at det er tydeligt for alle, hvornår hallen er i brug og til hvad. Derfor kan administrationen ikke anbefale, at det indskrives i aftalen, at en specifik hal altid har ret til selv at fordele timerne, da det som nævnt afhænger af, hvordan opgaven løses i praksis, og hvordan søgningen til den enkelte hal er.
Besparelser på skoleområdet mv. (Dalmose Idræts- og Kulturcenter)
Administrationen kan ikke genkende, at hallerne er blevet pålagt ekstra opgaver som følge af besparelser på skoleområdet. Administrationen har ikke hørt om denne udfordring i andre selvejende haller med en folkeskole tilknyttet. Administrationen indgår gerne i dialog med hallen og skolen, hvis der er behov herfor, herunder hvis der er behov for tydeliggørelse af opgavefordeling mv.
Besparelser på rammen mv. (Dalmose Idræts- og Kulturcenter)
Administrationen kan ikke genkende, at rammen til de selvejende haller er blevet besparet gennem en årrække. Rammen er således gået fri af reduktioner i efterhånden en del år, ligesom Dalmose Idræts- og Kulturcenter er steget betydeligt i tilskud i de senere år.
Administrationen anerkender dog, at Dalmose Idræts- og Kulturcenter blev påvirket af sidste års politiske beslutning om hjemtagelse af driften af udearealer.
Administrationen bemærker dog, at det særlige tilskud, som hallen tidligere modtog til drift af udearealer, var et tilskud til netop udearealerne og ikke aktiviteterne i selve hallen.
Administrationen bemærker desuden, at der i de andre haller (både kommunale og selvejende haller) også er begrænset/ingen rengøring i ferieperioder/på lukkedage, uden at det har givet anledning til udfordringer.
Forhøjelse af maxbeløb til personale (Sørbyhallen)
Administrationen kan ikke tilslutte sig Sørbyhallens ønske om, at der skal ske en forhøjelse af maxbeløbet til personaleudgifter. Det skal bl.a. ses i sammenhæng med, at maxbeløbet er fastsat på baggrund af gennemsnitsudgiften til personale i de kommunale haller, og at sidste års analyse af driftstilskudsmodellen, som bl.a. indeholdt en sammenligning med de kommunale haller, viste, at der ikke er noget, som taler for, at beløbet skal hæves, snarere tværtimod.
Derudover vil en forhøjelse af maxbeløbet til personaleudgifter, herunder en PL-regulering af maxbeløbet, kunne medføre, at tilskyndelsen til at holde personaleudgifter nede, dele personale med andre omkringliggende haller/institutioner og tænke i elektroniske åbne-lukkeløsninger, automatisering mv. bliver mindre. Flere af de øvrige haller har i de senere år implementeret sådanne løsninger med gode erfaringer.
En forhøjelse af maxbeløbet til personaleudgifter vil desuden øge risikoen for, at kommunen kommer til at støtte aktiviteter, den ikke lovligt kan støtte, fx cafeteriadrift.
Administrationen ser ikke et behov for, at der indføres et fleksibelt maxbeløb for hver hal. Dels tager modellen i dag allerede hensyn til hallernes størrelse ved, at restpuljen fordeles efter netop størrelse, og man kan som hal vælge at anvende dette beløb til dækning af personaleudgifter. Erfaringen viser desuden, at de mindste haller i modellen også er dem, som bruger færrest penge på personaleudgifter.
Administrationen vurderer, at det pt. vil blive administrationstungt, hvis maxbeløbet til personale skulle justeres alt efter aktivitetsniveau. Dette skal også ses i sammenhæng med, at det kun er den aktivitet, som kommunen lovligt kan støtte, som vil skulle tælles med. Administrationen bemærker, at noget af aktivitetsniveauet i fx Sørbyhallen vedrører aktiviteter, som kommunen ikke lovligt kan støtte. Fx udlejning til selskaber, bankospil mv. Sørbyhallen har mulighed for at bruge indtjeningen herfra til dækning af personaleudgifter.
Ønske om tilføjelse af SIFFEN i modellen (Sørbyhallen)
I forbindelse med sidste års gennemgang af alle m2 i de selvejende haller blev det på baggrund af bl.a. bookingdata i Winkas, besigtigelse af lokalet og de modtagne informationer fra Sørbyhallen vurderet, at kommunen ikke lovligt ville kunne give tilskud til SIFFEN, fordi lokalet fx ikke lever op til kravet om, at den primære aktivitet i lokalet skal være noget, som kommunen lovligt kan støtte, fx idræt. Det skal ses i sammenhæng med, at lokalet hyppigt bliver udlejet til indtægtsgivende arrangementer, fx selskaber/fester.
De selvejende haller har jf. drifts- og samarbejdsaftalen hvert år mulighed for at ansøge om tilføjelse af lokaler/m2 i modellen. Ansøgningen skal være modtaget senest den 15/8, således at administrationen kan nå at behandle ansøgningen inden udmøntning af driftstilskuddet.
Når/hvis administrationen modtager en konkret ansøgning fra Sørbyhallen om tilføjelse af SIFFEN, vil administrationen vurdere sagen, herunder om der er sket ændringer i forhold til sidste års vurdering. En fornyet vurdering af SIFFEN vil bl.a. kræve, at Sørbyhallen lægger alle bookinger ind i Winkas, så det er muligt at se, hvad SIFFEN bliver brugt til.
En evt. tilføjelse af SIFFEN vil først kunne ske med virkning fra 2026. Dette skal bl.a. ses i sammenhæng med, at det ikke vil være rimeligt over for de øvrige 7 selvejende haller, hvis der efter udmøntning af driftstilskuddet for 2025 pludselig blev tilført nye m2 i modellen, da det forventeligt vil medføre et fald i de øvrige 7 hallers driftstilskud.
Administrationen gør desuden opmærksom på, at det fremgik af sagen vedr. drifts- og samarbejdsaftalerne for 2024, at der ville blive indsat en tidsangivelse for opfølgning på m2 i aftalen. Fristen for ansøgning om tilføjelse af lokaler har derfor fremgået af den godkendte aftale, som Sørbyhallen har fået tilsendt og har underskrevet.
Administrationen vil dog fremadrettet i særskilt mail oplyse hallerne om, hvilke evt. ændringer i oplægget til nye aftaler, som høringssvarene og den politiske behandling har afstedkommet, således at der ikke er uklarhed herom.
Fjerne ikke-tilskudsberettigede m2 fra modellen + spørgsmål vedr. lokale (Sørbyhallen)
Det er ikke muligt at fjerne ikke-tilskudsberettigede m2 fra modellen, da kommunen ikke kan yde tilskud til m2/lokaler, hvor den primære aktivitet er en, som kommunen ikke lovligt må støtte.
Det er en forudsætning for at få tilskud til et lokale, at den primære aktivitet i lokalet er noget, som kommunen lovligt kan støtte. Lovlige kommunale formål/aktiviteter skal derfor udgøre langt størstedelen af de bookede og udnyttede timer i lokalet.
Hvis et lokale primært anvendes til erhvervsvirksomhed, indtægtsgivende arrangementer, salg, kommercielle aktiviteter og lignende, kan Slagelse Kommune ikke yde tilskud til lokalet, hvorfor lokalet er taget ud af driftstilskudsmodellen.
Det pågældende lokale i Sørbyhallen har direkte tilknytning til hallens cafeteria, som drives som erhvervsvirksomhed. Derfor kan lokalet ikke føjes til modellen.
Administrationen bemærker, at lokaler med samme formål også er taget ud af modellen i andre selvejende haller. Administrationen har vurderet, at en mindre del af lokalet vil kunne komme med i modellen, hvis der opsættes en afgrænsning til cafeteriet. Denne løsning har Sørbyhallen afvist.
HallMonitor + analyse af aktivitetsniveau (Sørbyhallen)
Der bliver opsat nye og forbedrede kameraer i alle kommunale og selvejende haller, hvilket skal sikre valide data/målinger, også når hallen deles op i flere enheder. Sørbyhallen (og de øvrige haller) er blevet orienteret herom på det afholdte dialogmøde, herunder at analysen af aktivitetsniveauet i hallen afventer opsætningen af nye kameraer.
I forhold til den manglende offentliggørelse af rapporter skyldes det bl.a. udfordringer med måling af data. Rapporterne vil senest ved færdiggørelse af udskiftningen af kameraerne igen blive løbende offentliggjort i Winkas.
Administrationen modtager meget gerne inputs fra Sørbyhallen og de andre haller til brug for udvikling af HallMonitor, rapporter mv.
Ændring af bookingfrist (Sørbyhallen)
Administrationen oplever ikke, at den nuværende bookingfrist giver problemer i de øvrige haller. Flere af de øvrige haller har endda valgt, at man skal kunne booke med endnu kortere varsel i lige netop deres hal.
Administrationen vurderer derfor ikke, at der på nuværende tidspunkt er behov for at ændre fristen, men er åben for at kigge på det, hvis det viser sig, at fristen giver udbredte problemer i hallerne.
Ophævelse af krav om forhåndsgodkendelse af projekter over 200.000 kr. (Agersøhallen)
Administrationen vurderer, at kravet om forhåndsgodkendelse af vedligeholdelsesprojekter over 200.000 kr. bidrager til at mindske meget store udsving i hallernes driftstilskud samt sikre, at rammen til de selvejende haller kan dække de driftsomkostninger i hallerne, som den er sat i verden for. Derudover giver ordningen kommunen som tilskudsyder et indblik i, hvad der igangsættes af større vedligeholdelsesprojekter.
Det er i praksis meget få projekter i de enkelte haller, som har en økonomisk størrelse, der vil kræve en forudgående administrativ godkendelse, før de kan sættes i gang. Hallerne har derfor stadig stor frihed til selv at sætte vedligeholdelsesprojekter i gang.
Administrationen kan derfor på nuværende tidspunkt ikke tilslutte sig Agersøhallens forslag om at fjerne ordningen, som i øvrigt kun har haft 1 års levetid. Men administrationen deler Agersøhallens ønske om, at der ikke skal være for meget administration forbundet med ordningen. Derfor bliver ansøgninger om forhåndsgodkendelse af store vedligeholdelsesprojekter behandlet hurtigt administrativt, så man som hal kan få hurtig afklaring og komme hurtigt videre med sit projekt.
Dialogmødernes form (Sørbyhallen og Vesthallen)
På baggrund af tidligere tilkendegivelser fra hallerne er det administrationens vurdering, at der hos de fleste haller er stor opbakning til de årlige individuelle dialogmøder med hver hal, og administrationen vurderer, at møderne har stor værdi for både den enkelte hal og administrationen og erfaringsmæssigt giver et langt større udbytte end store fællesmøder.
Dialogmøderne har således både faste punkter og god mulighed for, at hallerne kan bringe de punkter op, som de hver især finder vigtige. Hallerne kan desuden tage ting op, som de ellers ikke ville gøre, hvis mødet foregik i en større forsamling med deltagelse af alle haller. Dialogmøderne med hver hal sikrer desuden, at hver hal får lige meget taletid mv. Dette ville ikke nødvendigvis være tilfældet på et stort fællesmøde.
Derudover er der også løbende dialog mellem administrationen og hallerne imellem dialogmøderne, hvor mange sager, spørgsmål mv. bliver drøftet og håndteret.
Administrationen bemærker, at årlige dialogmøder med hver hal ikke udelukker, at der ved behov også kan holdes fællesmøder. Det kan fx være relevant forud for igangsættelse af større processer/ændringer.
Derudover kan hallerne med fordel selv mødes, fx mhp. på interessevaretagelse samt udveksling af viden og erfaringer, uden at det er kommunen, der faciliterer dette.
Administrationen vurderer, at der ikke er behov for et fast årligt møde og kan ikke tilslutte sig, at dialogmødet med hver hal hvert 2. år skal erstattes af et fællesmøde.
Administrationen vil dog på baggrund af forslagene fra Sørbyhallen og Vesthallen undersøge, om der blandt de øvrige haller også er et ønske om fællesmøder, herunder omfanget heraf. Dette vil ske i forbindelse med næste års dialogproces.
Etablering af pulje til vedligehold eller energiforbedrende tiltag (Sørbyhallen)
Sidste års analyse viste, at nogle kommuner har etableret en pulje til vedligehold eller energiforbedrende tiltag, som haller kan søge. Dette er dog noget, som skal besluttes/prioriteres politisk.
Administrationen bemærker, at man som selvejende hal via modellen for driftstilskud kan få tildelt op til 500.000 kr. om året til vedligehold ud fra gennemsnittet de seneste 3 år. Derudover kan hallerne ansøge om fx kommunal lånegaranti. Administrationen sender desuden info ud til hallerne om relevante eksterne fonde/puljer.
Drifts- og samarbejdsaftalernes form (Sørbyhallen)
Administrationen bemærker, at det har været et stort ønske fra flere haller, at de fik deres "egen" aftale, som tager højde for evt. lokale forhold, hvilket er baggrunden for, at der de seneste år er lavet en aftale pr. hal i stedet for en samlet aftale, der skal dække alle haller. Administrationen vurderer, at det vil gøre flere hallers aftaler væsentligt længere, hvis der skal laves en samlet aftale, som skal dække alle hallers forhold, herunder også indeholde afsnit, som ikke er relevante for den enkelte hal.
Derudover har den nuværende ordning indtil nu ikke givet anledning til fejl, forglemmelser mv.
Hvis der blandt de øvrige haller er et udbredt ønske om at gå tilbage til en samlet aftale, som Sørbyhallen ønsker, er administration dog villig til at kigge på dette, således at det evt. kunne træde i kraft med virkning fra aftalerne for 2026.
Manglende incitamenter i model (Sørbyhallen)
Administrationen kan ikke genkende, at modellen ikke indeholder incitament til at være omkostningseffektiv. Dels er der fastsat maxbeløb for dækning af udgifter til personale, vedligehold og nyanskaffelser. Opnåede gevinster ved energiforbedringer forbliver desuden i modellen for driftstilskud og fordeles ud til hallerne. Sørbyhallen får således gavn af både egne og andres energirenoveringer.
Hvis Sørbyhallen har konkrete forslag til incitamenter, hører administrationen gerne herom.
Ophævelse af fradrag for ikke-tilskudsberettigede m2 ved realkreditudgifter (Sørbyhallen)
Administrationen bemærker, at stort set alle haller også bruges til/kan bruges til aktiviteter, som kommunen ikke lovligt må støtte, og som derfor ligger uden for rammerne af driftstilskuddet.
Fx udlejer Sørbyhallen også deres hal til bankospil, fester og andre indtægtsgivende/kommercielle arrangementer. Her bruges der også halgulv, lys mv., hvorfor der også her ville skulle ske fradrag for ikke-tilskudsberettigede m2, hvis der er givet kommunegaranterede lån i relation hertil.
Administrationen vurderer, at det ville medføre betydelig mere administration, også for den enkelte hal, hvis der skulle foretages en vurdering af hvert lån, herunder løbende følges op på, om der sker ændringer i aktiviteten af relevans for den oprindelige vurdering.
PL-regulering af maxbeløb til nyanskaffelser (Sørbyhallen)
Maxbeløbet til nyanskaffelser er fastsat på baggrund af gennemsnitsudgiften i de kommunale haller. Derfor er der i oplægget til aftaler for 2025 valgt en model, hvor der jævnligt foretages en vurdering af, om der er sket ændringer i gennemsnitsudgiften til nyanskaffelser i kommunale haller, som gør, at maxbeløbet til de selvejende haller skal justeres.
Hvis man, som foreslået af Sørbyhallen, i stedet hvert år PL-fremskrev beløbet, ville der ikke være sikkerhed for, at der var sammenhæng med gennemsnitsudgiften i de kommunale haller. De selvejende haller kunne derfor risikere at få for lidt eller for meget til nyanskaffelser.
Tilstandsvurderinger (Dalmose Idræts- og Kulturcenter)
Administrationen kan ikke genkende, at de af eksternt firma udarbejdede tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner konkluderede, at ingen selvejende haller kan drives inden for det afsatte driftstilskud. Dette er heller ikke administrationens indtryk på baggrund af regnskabstal, dialogmøder mv.
Administrationen bemærker, at man som selvejende hal på forskellig vis kan få hjælp til vedligeholdelsesprojekter, men at der nogle gange kan være behov for at prioritere/udskyde projekter. Det er også tilfældet i de kommunale haller.
Mulighed for tidligere indikator for driftstilskud (Sørbyhallen og Dalmose Idræts- og Kulturcenter)
Administrationen har forståelse for de to hallers ønske om en tidligere indikator for og afklaring om næste års driftstilskud. Dette er dog desværre ikke muligt bl.a. pga. budgetprocessen i kommuner. Rammen til de selvejende haller kendes først endeligt, når budgettet er vedtaget i oktober. Administrationen melder driftstilskuddet ud umiddelbart derefter.
En tidlig foreløbig beregning vil således være behæftet med usikkerhed og kan potentielt ende med at være en mangelfuld indikator for, hvad det faktiske driftstilskud ender med at blive.
Derudover modtager administrationen erfaringsmæssigt først i sommerferien (juli/august) det sidste materiale fra hallerne til brug for beregningen af driftstilskuddet. Det vil derfor ikke i praksis være muligt at komme med en foreløbig beregning af alle hallers driftstilskud på det tidspunkt, som Sørbyhallen foreslår i deres høringssvar.
Administrationen vil dog gerne tilbyde, at man som selvejende hal efter indsendelse af regnskab og udspecificering af vedligehold kan få foretaget en foreløbig vurdering af hallens forventede driftstilskud for det kommende år, ekskl. fordeling af restrammen.
Længere svartid på aftaler (Dalmose Idræts- og Kulturcenter)
De selvejende haller har på nuværende tidspunkt ca. 2 uger til at komme med deres høringssvar.
Administrationen vurderer, at det kan blive svært at udvide svartiden væsentligt, da det endelige oplæg til nye aftaler først kan udsendes efter afholdelse af dialogmøderne, fordi netop forslag/inputs til aftalerne bliver drøftet på møderne.
Administrationen vil dog gerne undersøge, om det praktisk og tidsmæssigt kan lade sig gøre også at sende et foreløbigt udkast ud til hallerne forud for dialogmøderne som foreslået af Dalmose Idræts- og Kulturcenter i 2023.
Dialog/forhandling om aftaler (Sørbyhallen)
Administrationen kan ikke genkende, at Sørbyhallens kommentarer til aftalerne ikke bliver behandlet/besvaret. Hvert år behandles høringssvarene i den sag, hvor der skal tages stilling til næste års aftaler. I sagen fremgår det også, hvilke konkrete ændringer, som høringssvarene afstedkommer i udkastet til nye aftaler, og som derfor integreres i den aftale, der bliver sendt til underskrift.
Administrationen bemærker, at drifts- og samarbejdsaftalerne hvert år bliver opdateret på baggrund af en dialogproces, hvor man som selvejende hal både til dialogmødet, i høringssvaret og i den løbende dialog har mulighed for at komme med inputs til næste års aftale.
Hvert år bliver der tilføjet/fjernet indhold i aftalen efter ønske fra hallerne, og flere af ændringerne i forslaget til næste års aftale er kommet på baggrund af inputs fra Sørbyhallen.
Der vil dog også være ønsker, som administrationen vurderer ikke kan opfyldes, fx pga. lovgivning, retningslinjer, økonomi eller formålet med modellen. Derudover er der, som høringssvarene også viser, forskel på hallerne indbyrdes i forhold til deres opfattelse af aftalen, modellen for driftstilskud mv., herunder behovet for store ændringer.
Aftalernes lovlighed (Dalmose Idræts- og Kulturcenter)
Dalmose Idræts- og Kulturcenter har i deres høringssvar angivet, at de mener, at aftalerne er ulovlige, bl.a. fordi kommunen selv godkender aftalen, bestemmer opgave og pris, vil have fuld kontrol med driften af hallerne og desuden ved, at aftalerne/aftalemodellen ikke er økonomisk bæredygtig for hallerne.
Administrationen gør opmærksom på, at kommunen som politisk styret organisation er underlagt de forvaltningsretlige principper vedr. høring af samarbejdspartnere, når der skal indgås aftaler.
Som nævnt i punktet ovenfor har aftalerne været i høring hos hallerne, ligesom aftalerne har været oppe at vende på et dialogmøde med hver hal. Administrationen bemærker, at Dalmose Idræts- og Kulturcenter andetsteds i høringssvaret kvitterer for, at administrationen i høj grad har rettet aftalerne på baggrund af de inputs, som Dalmose Idræts- og Kulturcenter er kommet med.
Administrationen vurderer ikke, at det gør aftalerne ulovlige, at det på baggrund af en gennemført høring besluttes politisk, hvilken aftale kommunen ønsker at indgå med de selvejende haller, herunder den økonomiske ramme til fordeling.
Administrationen bemærker, at kommunen som tilskudsyder er forpligtet til fx at sikre, at det kommunale tilskud anvendes til aktiviteter mv., som kommunen lovligt kan støtte.
Aftalerne giver dog også hallerne frihed på en lang række områder, fx mulighed for at sælge/afsætte ledig tid, herunder tage andre brugere ind, fastsætte egne takster, afholde arrangementer, vælge, hvad der skal indkøbes, prioritere, hvilke vedligeholdelsesprojekter der skal sættes i gang, igangsætte nye aktiviteter, tage beslutninger vedr. ansættelse og afskedigelse af medarbejdere osv. Derudover bestemmer hallerne selv 100 % over lokaler, der ikke er med i modellen, fx et evt. cafeteria.
Administrationen kan ikke genkende, at aftalerne ikke skulle være økonomisk bæredygtige for hallerne. Administrationen bemærker desuden, at man som hal også har mulighed for at opnå supplerende økonomi/indtægter fra fx udlejninger, salg af reklamer, cafeteriadrift mv.
Derudover er maxbeløbene i aftalen baseret på de gennemsnitlige udgifter i de kommunale haller, ligesom der ved fx forbrugsudgifter og realkreditudgifter sker fuld tildeling til de tilskudsberettigede m2 i hallerne.
Flytning af dialogmøde (Sørbyhallen):
Administrationen vurderer, at dialogmødets nuværende placering (uge 44 og 45) er hensigtsmæssigt, fordi mødet dermed har kobling til Byrådets vedtagelse af budgetaftale for det kommende år, udmelding af driftstilskud mv. Netop næste års driftstilskud og evt. indhold i budgetaftalen af relevans for de selvejende haller er vigtige punkter på dialogmødet.
Såfremt dialogmødet blev flyttet til august/september som foreslået af Sørbyhallen, vil der ikke være samme grad af kobling til budgettet og næste års driftstilskud.
Såfremt der blandt de øvrige haller er et udbredt ønske om at rykke dialogmødet, vil administrationen se nærmere på dette med henvisning til, at dialogen så vil ske på det foreliggende grundlag på det givne tidspunkt. Administrationen vil undersøge dette i forbindelse med næste års dialogproces.
Nyt årshjul (Sørbyhallen)
Administrationen vil gerne anerkende, at Sørbyhallen har udarbejdet et forslag til et nyt årshjul med det formål at lette arbejdspresset i både bestyrelserne og forvaltningen.
Administrationen vurderer som nævnt ovenfor, at der vil være nogle praktiske udfordringer forbundet med flere af punkterne i årshjulet, fx en tidligere beregning/udmelding af driftstilskud.
Men administrationen vil som nævnt ovenfor gerne tilbyde, at man som selvejende hal efter indsendelse af regnskab og udspecificering af vedligehold kan få en indikation af eget forventede driftstilskud for det kommende år, ekskl. fordeling af restrammen og med forbehold for budgetvedtagelsen mv.
Derudover er det administrationens vurdering, at årshjulet, selv om det ikke er hensigten, vil kunne afføde øget administrativt arbejde for både haller og administrationen. Det gælder fx punktet om en 2. høringsrunde efter politisk behandling af aftalerne.
Årshjulet indeholder dog også punkter, som det kan være relevant at kigge nærmere på, fx om dialogmøderne og processen for drifts- og samarbejdsaftaler kan flyttes til tidligere på året.
Administrationen vil tage de relevante punkter i årshjulet med i den videre dialog med hallerne.
Administrationen bemærker dog, at der selv med en evt. fremrykning af dialogmøder og processen for drifts- og samarbejdsaftaler vil være en risiko for, at aftalerne først vil blive endeligt godkendt i slutningen af året. Det vil fx være tilfældet, hvis der skal være flere høringsrunder mv.
Endelig gør administrationen opmærksom på, at dialogen med hallerne ikke behøver at begrænse sig til dialogmøderne i uge 44 og 45. Hallerne er således altid velkomne til at komme med idéer og forslag. Det giver også mulighed for, at administrationen fx kan tage evt. indkomne forslag op på dialogmøderne senere på året.
Manglende præsentation af analyse (Sørbyhallen)
Administrationen kan ikke genkende, at hallerne ikke har fået præsenteret sidste års analyse af driftstilskudsmodellen. De selvejende haller fik på dialogmødet i november 2023 præsenteret de forslag til ændringer, som analysen havde afstedkommet, ligesom hallerne havde mulighed for at afgive høringssvar til ændringerne i forbindelse med drifts- og samarbejdsaftalerne for 2024. Hallerne har desuden fået den færdige analyse tilsendt.
Administrationen har dog noteret sig, at Sørbyhallen gerne ville have haft, at præsentationen var foregået på en anden måde, hvilket kan tages med i overvejelserne ved fremtidige, lignende situationer.
Spørgsmål fra haller
Der er i forbindelse med høringsprocessen også kommet spørgsmål fra hallerne til bl.a. budget, bookingbekræftelser, aflæggelse af regnskab og muligheden for at udleje faste timer til eksterne brugere. Administrationen arbejder på at besvare og følge op på disse.
Opsummering
Administrationen vurderer på baggrund af hallernes høringssvar og de afholdte dialogmøder, at der generelt er tilslutning til de foreslåede tilføjelser/ændringer i aftalen, aftalerne som helhed, samarbejdet/dialogen og modellen for driftstilskud. De fleste af hallerne er tilfredse med aftalerne og har enten ingen eller få bemærkninger til dem.
Administrationen anbefaler derfor, at de opdaterede aftaler bliver godkendt.
Administrationen vil følge op på de punkter ovenfor, der giver anledning til dette.
Retligt grundlag
Kommunen kan understøtte foreningsdannelse efter Folkeoplysningsloven samt borgernes aktive fritidsliv efter kommunalfuldmagten.
Kommunen må kun understøtte lovlige kommunale aktiviteter i de selvejende haller (fx idræt og folkeoplysning) og ikke erhvervsmæssige/kommercielle aktiviteter i hallerne.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Rammen til de selvejende haller er på i alt 12.477.479 kr. i 2025.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Sagens videre forløb
Ingen bemærkninger.
