Kompetence
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget
Beslutningstema
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget skal på baggrund af redegørelse fra administrationen drøfte evt. perspektiver på aftalemodel og driftsaftaler med de selvejende haller.
Indstilling
Kultur-, Idræts- og Fritidslederen indstiller,
1. At Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget på baggrund af redegørelse fra administrationen drøfter evt. perspektiver på aftalemodel og driftsaftaler med de selvejende haller.
Sagens indhold
Udvalget har bedt om en sag vedr. de nuværende driftsaftaler med de selvejende haller mhp. en politisk drøftelse.
Nedenfor redegøres kort for den nuværende aftalemodel (hvordan fordeles rammen) og de nuværende driftsaftaler med hallerne.
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget vedtog den 5. september 2016, at aftalemodellen mellem kommunen og de selvejende haller fremover skulle være en rammemodel med 1-årige driftsaftaler. Dette på baggrund af en udarbejdet 360 graders analyse på kultur- og fritidsområdet og en deraf følgende opstilling af forskellige aftalemodeller.
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget vedtog den 3/4 2017 følgende principper for udmøntning af rammen til de selvejende haller:
- Realkreditudgifter (fuld dækning – ud fra forventet udgift i budgetåret og evt. efterfølgende regulering).
- Forbrugsudgifter (fuld dækning – ud fra gennemsnit de seneste 3 regnskabsår)
- Personaleudgifter (politisk besluttet maks. beløb på 700.000 kr. – ud fra gennemsnittet de seneste 3 regnskabsår)
- Udgifter til nyanskaffelser (maks. beløb på 20.000 kr., hvilket svarer til tildelingen til en kommunal hal)
- Evt. restbeløb inden for budgetrammen fordeles efter hallernes størrelse (fratrukket arealer, der ikke kan ydes tilskud til)
Modellen blev evalueret i foråret 2018, hvor Kultur- og Fritidsudvalget tog evalueringen til efterretning.
Uddybning af principper for tilskud til m2
I forbindelse med beregningen af hallernes driftstilskud fratrækkes de udgifter, som kommunen ikke lovligt må yde tilskud til. Det gælder fx hallernes udgifter til cafeteriadrift. Disse udgifter indgår dermed ikke i beregningen af driftstilskuddet.
Såfremt der er en restramme i budgettet, efter principperne, der er beskrevet i ovenfor, er opgjort, fordeles denne efter hallernes størrelse, dog fratrukket de arealer, som der ikke kan ydes tilskud til. For så vidt angår driftstilskuddet for 2022, blev der udmøntet i alt 1.279.343 kr. efter størrelse. Det svarer til 11,6 % af den samlede ramme til hallerne.
Der ydes på baggrund af tidligere politisk beslutning tilskud til lokaler (m2) i hallerne, som kommunen lovligt kan støtte, og som er nødvendige for udøvelsen af kultur-, fritids- og idrætsaktiviteter i hallerne.
Kommunen yder tilskud til fx halgulv, gymnastiksale og andre aktivitetsrum, omklædningsrum, toiletter, fælles socialt areal, administrationslokale til personale i hallen, lokale til tekniske installationer, rum til idrætsredskaber samt gangarealer, som forbinder det hele.
Kommunen yder omvendt ikke tilskud til lokaler/aktiviteter i hallerne, som kommunen ikke må støtte, fx cafeteria, kiosk og selskabslokaler, ligesom kommunen ikke yder tilskud til såkaldte overskudsarealer, der ikke er nødvendige for foreningsaktiviteten i selve hallen, fx mødelokaler og klublokaler).
For alle hallers vedkommende er det en mindre andel af hallens samlede m2, som der ikke ydes tilskud til (max 10 %).
Vurderingen af, hvilke lokaler i hallerne, som der kan/ikke kan ydes tilskud til, er foretaget af kommunens daværende jurist på baggrund af et besøg i hallerne.
Tilføjelse af lokaler i modellen
Det er muligt på baggrund af en konkret vurdering at tilføje lokaler i modellen, der har ændret formål og dermed nu bruges til kultur- og idrætsaktiviteter.
Det kræver dog, at lokalet nu primært bruges til aktiviteter, som kommunen lovligt kan støtte (fx idræt), og dermed kun i ingen eller i mindre grad bruges til aktiviteter, som kommunen ikke kan støtte, fx fester, private sammenkomster, kommercielle arrangementer mv. Og at lokalet stilles gratis til rådighed for dem, der jf. kommunens retningslinjer for fritidsområdet, er berettiget til gratis lokaler, fx foreninger.
Derudover skal lokalet være nødvendigt for den pågældende aktivitet. Heri ligger, at der ikke er ledig kapacitet til aktiviteten i fx hallen eller gymnastiksalen. Og at lokalet bliver brugt til kultur- og idrætsaktiviteter i en sådan grad, at det berettiger, at lokalet skal med i tilskudsmodellen.
På samme måde vil man i princippet kunne fjerne lokaler i modellen, som har ændret formål/ikke længere er nødvendige for foreningsaktiviteterne i hallen.
Spørgsmål vedr. lokaler, herunder mulighed for tilføjelse af nye lokaler, besvares i den løbende dialog med hallerne.
Drifts- og samarbejdsaftaler
Aftalemodellen suppleres af en drifts- og samarbejdsaftale, der fastlægger rammerne for samarbejdet mellem kommunen og hallerne. Aftalen beskriver fx, hvad hallerne skal leve op til som led i driftstilskuddet, hvilke muligheder hallerne har osv.
Drifts- og samarbejdsaftalen opdateres hvert år på baggrund af bl.a. input fra hallerne. Dette for, at aftalen altid er tidssvarende og et brugbart værktøj for både haller og kommune.
Formålet med både model og aftaler er bl.a., at brugere af henholdsvis kommunale og selvejende haller oplever ens muligheder, serviceniveau mv.
Nuværende proces for udmøntning af ramme og opdatering af drifts- og samarbejdsaftaler
Administrationen foretager hvert år i oktober, på baggrund af ovennævnte principper samt den af Byrådet vedtagne ramme til de selvejende haller, en fordeling af rammen. Administrationen udmønter med andre ord driftstilskuddet for det kommende år. Fordelingen af rammen bliver udmeldt til hallerne, ligesom hallerne får regnearket vedr. udmøntningen tilsendt.
Administrationen afholder hvert år primo november et dialogmøde med hver selvejende hal ude i den pågældende hal, hvor hallen fx har mulighed for at spørge ind til beregningen af driftstilskuddet samt komme med input til den nuværende aftalemodel og næste års drifts- og samarbejdsaftale. På mødet kan der også spørges ind til lokaler, puljemuligheder, projekter mv.
På udvalgsmødet i december tager udvalget hvert år stilling til udmøntningen af driftstilskuddet og de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler for det kommende år.
Retligt grundlag
Kommunen kan understøtte foreningsdannelse efter Folkeoplysningsloven samt borgernes aktive fritidsliv efter kommunalfuldmagtsreglerne.
Kommunen må ikke agere konkurrenceforvridende eller støtte erhvervsvirksomhed.
Handlemuligheder
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget kan på baggrund af redegørelsen fra administrationen drøfte evt. perspektiver på aftalemodel og driftsaftaler med de selvejende haller.
Vurdering
Administrationen vurderer, at den nuværende model og drifts- og samarbejdsaftalerne generelt fungerer efter hensigten, og at der, baseret på bl.a. sidste års dialogmøder og den løbende dialog med hallerne, også blandt de fleste haller er generel tilfredshed med modellen og aftalerne.
Dog kan der være inputs/ønsker til modellen, som det kan være relevant at undersøge nærmere.
Fx kan det overvejes, om der på et tidspunkt skal laves en ny gennemgang af tilskudsberettigede m2 i hallerne, så der fx tages højde for, hvis et lokale har skiftet formål.
Dog er det kun en evt. restramme, der pt. fordeles efter størrelse (m2). Det er usikkert, om der vil være en restramme i 2023, hvilket skyldes dels stigende energipriser/forbrugsudgifter og dels prioriteringsforslagene til budget 2023 på de selvejende haller.
Derudover gør administrationen opmærksom på, at der fortsat vil være lokaler i hallerne, som kommunen ikke lovligt kan støtte (fx cafeteria og selskabslokaler), eller som det ikke giver mening for kommunen at støtte, fordi de ikke har betydning for aktiviteten på halgulvet.
Ved en evt. gennemgang af modellen kan det også være relevant at kigge på, om der kan integreres flere incitamenter i modellen, fx incitament til at spare på energien.
Såfremt der blandt udvalget er et ønske om en større gennemgang/ændring af modellen, vurderer administrationen, at denne proces først ville kunne afsluttes i løbet af 2023. Dette skal ses i sammenhæng med, at processen for udmøntning af driftstilskud og opdatering af drifts- og samarbejdsaftaler i forvejen er tidsmæssig stram, og at rammen til de selvejende haller, herunder evt. reduktioner af rammen, først kendes i oktober. Den fremtidige ramme til de selvejende haller betinger også, hvad det evt. vil være muligt/relevant at kigge på og evt. ændre i modellen.
Derudover vil datagrundlag fra andre kommuner skulle fremskaffes, ligesom hallerne mv. også skal inddrages/høres om evt. forslag til ændringer. Endelig skal en evt. justeret model også kvalitetssikres juridisk, økonomisk mv.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
I prioriteringsforslagene til Budget 2023 er der udarbejdet et forslag om reduktion af rammen til driftsaftaler med de selvejende haller med i alt 828.000 kr.
Dertil kommer et forslag vedr. reduktion af tilskud til drift af udearealer i Sørby og Dalmose på i alt 72.000 kr.
Med prioriteringsforslagene på de selvejende haller og de stigende forbrugsudgifter i samfundet kan der være en risiko for, at rammen til de selvejende haller ikke længere både kan give hallerne fuld dækning til forbrugsudgifter og realkreditudgifter og dække hele maksbeløbet til personaleudgifter (700.000 kr.) og nyanskaffelser (20.000 kr.).
Såfremt rammen ikke længere kan dække de beløb, hvortil der ydes maksbeløb (personaleudgifter og nyanskaffelser), vil rammen blive fordelt forholdsmæssigt til de enkelte haller ift. de samlede udgifter på de to poster.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Sagens videre forløb
Udvalget skal i december tage stilling til henholdsvis driftstilskud og opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler for 2023. Forinden holder administrationen, jf. gældende drifts- og samarbejdsaftale, et dialogmøde med hver hal.
Administrationen vil til brug for sagen forsøge at skaffe datagrundlag fra andre kommuner.