23. Rammer for organisering i Slagelse Kommune - uddybende oplæg (B)
23. Rammer for organisering i Slagelse Kommune - uddybende oplæg (B)
Sagsnr.: 330-2018-21641 Dok.nr.: 330-2018-316912 Åbent
Kompetence: Økonomiudvalget
Beslutningstema
Økonomiudvalget skal træffe beslutning om det videre forløb
vedrørende ændringer af Slagelse Kommunes organisering i forhold til a) fortsat
proces vedrørende kompetencefordelingen mellem virksomheder og centrale
ledelsesniveauer (dimension 1) og b) eventuel igangsættelse af proces om
fagligt og økonomisk bæredygtige fællesskaber mellem virksomheder (dimension
2).
Baggrund
Efter drøftelser i vinteren 2018 godkendte økonomiudvalget
den 19. marts 2018 et oplæg med ramme for ny organisering i Slagelse Kommune.
Udgangspunktet er beskrevet i notatet ”Bedre velfærd til borgerne” (bilag 1).
Oplægget afspejler de politiske ønsker om øget decentralisering og stærkere
tværgående samarbejde. Med ønsket om at styrke det borgernære og kerneopgaven
er der anført en række bærende principper for det videre arbejde:
-Ledelseskraften og ledelsesrummet styrkes hos de decentrale
ledere
-Kompetencer og ressourcer tættere på borgerne
-Der skal være plads til forskellighed
-Tættere kobling imellem det politiske niveau og
virksomhedslederne.
Notatet fra marts 2018 beskriver mulige ændringer i forhold
til 2 dimensioner i kommunens organisering. Den 1. dimension i oplægget handler
primært om at øge de decentrale lederes beslutningskompetence og beslutningsrum
og dermed ændre på kompetencefordeling mellem virksomhedslederne og
chefniveauet, at styrke chefernes rolle i en samlet koncernledelse og en
tættere kobling mellem den kommunale organisation og det politiske niveau.
De ændrede strukturer og rammer skal også understøtte en
kulturforandring, hvor samarbejdet yderligere styrkes og arbejdsgange løbende
udfordres på tværs af organisationen. Målet er i den sidste ende en fortsat
udvikling af kerneopgaven i mødet med borgeren.
Den 2. dimension i notatet, indebærer, at der fokuseres på
fagligt og økonomisk bæredygtige fællesskaber imellem virksomhederne. Det kan
være imellem enheder indenfor ex. dagtilbud og ældreområdet. Eller imellem
virksomheder på flere velfærdsområder.
Økonomiudvalget besluttede, at der skulle igangsættes et
arbejde vedrørende dimension 1 med henblik på at der skulle fremlægges oplæg
for udvalget i juni 2018.
Proces og opgave siden marts - dimension 1
Fra april til juni er der gennemført en omfattende og
involverende proces for nærmere at undersøge og uddybe elementerne i rammerne
for en ny organisering vedrørende kompetencefordelingen mellem virksomheder og
centrale ledelsesniveauer m.v. Der blev i april nedsat 4 arbejdsgrupper med
hver sit tema.
1. Afklaring af
ledelseskædens roller i relation til den nye organisering
2. Samspillet
mellem centrale og decentrale enheder
3. Input til
struktur for MED-systemet i den nye organisering
4. Samspillet med
det politiske niveau i den nye organisering
Arbejdsgrupperne har med afsæt i de bærende principper
leveret 4 notater, som direkte indgår i høringsmaterialet i juni forud for
økonomiudvalgets møde. Der henvises til bilag 2 for en uddybning af arbejdet
med involvering, aktiviteter og proces. Og i bilag 3-6 præsenteres notaterne
med arbejdet fra hver af de 4 arbejdsgrupper.
Kort om uddrag fra de 4 beskrevne temaer
Tema 1 - Afklaring af
ledelseskædens roller i relation til den nye organisering
Den første arbejdsgruppe har bl.a.
udarbejdet en model, der beskriver de forskellige roller, man som direktør,
chef, virksomhedsleder eller medarbejder kan agere ud fra i sin opgaveløsning.
Modellen indebærende seks roller (medarbejder, leder af medarbejder, leder af
ledere, kontraktholder, fag- og stabschef samt direktør), der redegør for det
ansvar, den forpligtelse og de forventninger, som ligger i den enkelte rolle.
Til rollebeskrivelserne har arbejdsgruppen beskrevet 12 temaer, der går på
tværs af hver enkelte rolle. Arbejdsgruppen har dermed valgt ikke at beskrive
ledelseskædens roller (imellem niveauerne), da der lokalt er meget stor forskel
på antal medarbejdere og vilkår i øvrigt i hvert af ledelsesniveauerne. Der
lægges op til en videre dialog om rollerne lokalt.
Tema 2 - Samspillet mellem centrale og decentrale enheder
Arbejdsgruppens anbefaling er bl.a. at der også fortsat skal
være et tæt samspil imellem virksomheder og fagcentre med henblik på at
varetage specialfunktioner, som ikke kan løftes decentralt, men også for at
understøtte fælles udvikling og koordination inden for og mellem faglige
områder. Arbejdsgruppen anbefaler også at der fortsat er brug for at fastholde
stabsfunktioner med specialiserede kompetencer, herunder nødvendigheden af
controller,- og myndighedsfunktioner i koncernen. Der peges desuden på områder,
hvor der er yderligere mulighed for decentralisering og involvering. Notatet
kommer ikke omkring alle områder, men arbejdsgruppen har valgt at favne de
forhold der var bredt fokus på, og hvor der er noget ”på spil” for de
involverede.
Tema 3 - Input til struktur for MED-systemet i den nye
organisering
Arbejdsgruppen anbefaler ifm. revideringen af MED-strukturen
i den nye organisering, at udgangspunktet fortsat skal være, at den størst
mulige kompetence uddelegeres til den enkelte medarbejder/gruppe af
medarbejdere (jf. §2 stk. 1). Organisationen opbygges, således den følger den
til enhver tid gældende ledelsesstruktur. Det er arbejdsgruppens anbefaling, at
MED-organisationen kan differentieres i forhold til de enkelte områder med
henblik på at sikre en MED-organisation, som bedst muligt favner de forskellige
behov i en så stor organisation som Slagelse Kommune (jf. Rammeaftalens § 4
stk. 2). Det er arbejdsgruppens anbefaling at åbne op for muligheden for at
kunne etablere fora, netværk, grupper eller lignende, som dækker tværgående
behov.
Tema 4 - Samspillet med det politiske niveau i den nye
organisering
Arbejdsgruppen anbefaler, at der udarbejdes nærmere rammer
for møder og dialog imellem politikere/fagudvalg og myndigheds- samt
virksomhedsledere. Bl.a. at møder foregår i de borgernære virksomheder. En
ramme for dialog og samarbejde kan være en kortfattet målaftale, der både
indbefatter virksomhedens egne mål og fælles mål på tværs af
områder/virksomheder. For at sikre et tillidsbaseret møde anbefales et kodeks,
der beskriver centrale pligter og værdier som de ansatte og politikerne kan
have som rettesnor i mødet med hinanden.
Organisationen vil i givet fald umiddelbart kunne arbejde
videre med anbefalingerne i tema 3 og 4, som bredt vil kunne rulles ud i
organisationen. Anderledes forholder det sig med tema 1 og 2. Her vil
implementeringen være meget afhængig af konteksten i de forskellige dele af
organisationen. Virksomhedsområdernes nuværende forskelligheder i størrelse og
den nuværende kompetencefordeling mellem decentralt og decentralt niveau vil have
stor betydning for hvordan de fremlagte konkrete beskrivelser kan konkretiseres
og hvilken betydning de vil have for hverdagens ledelsespraksis. I forhold til
de fremlagte beskrivelser kan samspillet imellem ledelseslagene være meget
forskelligt afhængigt af området,- netop i respekt for det bærende princip, at
der skal være plads til forskellighed.
En mulighed er derfor, at der på hvert af velfærdsområderne,
Senior- og Sundhed, Børn og Unge og Handicap og Psykiatri, sker en afdækning af
konsekvenser og potentialer for ændrede principper for organisering holdt op
imod anbefalingerne fra arbejdsgruppe 1 og 2, inden der træffes endelig
beslutning om ny organisering under dimension 1. Afdækningen kan foregå i
efteråret 2018 på basis af eksisterende materiale og et kort nyt kommissorium,
der præciserer opgaven og formål i den sidste del af arbejdet. Der bør afsættes
en længere høringsperiode i oktober, inden det endelige oplæg rammer
økonomiudvalget ultimo oktober. Alle øvrige områder afventer denne afdækning,
hvorefter der kan fremlægges et samlet oplæg.
En ny involverende proces, men denne gang målrettet de
enkelte områder - vil kunne give den fornødne tid til at skabe et mere klart
grundlag for arbejdet under en ny organisering, inden der måtte træffes endelig
beslutning. Der skal også i god tid berammes en længere høringsperiode.
Direktionen vil primo august kunne sætte retning med et kort
kommissorium, hvor også Ledelseskommissionens anbefalinger kan inddrages.
Kommende proces vedrørende dimension 2
Beslutning vedrørende dimension 2 – fagligt og økonomisk
bæredygtige fællesskaber mellem virksomheder – forudsætter igangsættelse af et
nærmere udrednings og analysearbejde, der indbefatter involvering af de berørte
virksomheder, myndighedsområder m.fl. I oplægget fra marts er det fremhævet at
denne ændring forudsætter en proces ”nedefra” der tager afsæt i den lokale
kontekst og de forskelligheder, der er i områderne. Igangsættelse af dette
arbejde vil kunne ske efter politisk godkendelse af kommissorium, proces og
tidsplan.
Retligt
grundlag
Slagelse Kommunes kompetenceplan.
Handlemuligheder
Vedrørende dimension 1:
1. Økonomiudvalget
kan på denne baggrund træffe beslutning nu om at ændre organiseringen, jf. den
godkendte ramme fra marts - og de 4 notater.
2. Økonomiudvalget
kan vælge at stoppe arbejdet med ny organisering.
3. Økonomiudvalget
kan fastholde principbeslutningen i marts og bede om, at der tages en
områdespecifik gennemgang, jf. ovenstående, med henblik på at der i efteråret
kan ligge supplerende analyser til en endelig vurdering og beslutning.
4. Økonomiudvalget
kan ønske at få helt andre aspekter vurderet inden evt. endelig beslutning
Vedrørende dimension 2:
1. Økonomiudvalget
kan vælge at stoppe arbejdet med ny organisering.
2. Økonomiudvalget
kan godkende, at der til møde i august fremlægges forslag til kommissorium,
proces og tidsplan for igangsættelse af udredningsarbejdet med dimension 2.
Vurdering
Direktionen vurderer, at de 4 notater giver et godt grundlag
for det videre arbejde mod en ændret organisering, jf. økonomiudvalgets opdrag
fra marts. Der er gennemført et stort arbejde med godt engagement fra de mange
involverede hen over foråret. Dette til trods har den relativt korte periode
medført, at ikke alle facetter endnu foreligger klart beskrevet. Og arbejdet
med dimension 1 har afdækket, at løsninger og arbejdsgange er meget afhængige
af den kontekst, de skal udleves i på de mange forskellige områder i kommunen.
Der er behov for et større ejerskab lokalt til løsninger med en længere
høringsperiode. På dette grundlag vil direktionen anbefaling være, at følge
handlemulighed 3.
I forhold til dimension 2, er det direktionens vurdering, at
der fortsat er et potentiale for fagligt og økonomisk bæredygtige fællesskaber
mellem virksomhederne. Dette vil kræve, at der arbejdes særskilt hermed i en
involverende proces, der kunne igangsættes hen over efteråret.
Økonomiske
og personalemæssige konsekvenser
I det nuværende budgetgrundlag er indlagt en rammebesparelse
på 15 mio. kr. fra 2019 og 20 mio. kr. fra 2020, som forudsættes frigjort ved
en ændret organisationsmodel. En ændring af organisationen i forhold til
dimension 1 vil ikke i sig selv medføre direkte reduktioner i de afsatte
budgetter. Ændringen af centerstrukturen medfører en reduktion på to chefstillinger.
Konsekvenser
for andre udvalg
Forslag vedrørende dialog mellem det politiske niveau og den
kommunale organisation, kan medføre ændring i samarbejdsformen. Konkrete
forslag vil skulle godkendes politisk inden implementering.
Indstilling
Direktionen indstiller,
1.
at Økonomiudvalget godkender, at der foretages en gennemgang i forhold til
velfærdsområderne, med henblik på, at der i efteråret kan ligge supplerende
analyser til en endelig vurdering og beslutning vedrørende dimension 1
(handlemulighed 3)
2.
at Økonomiudvalget godkender, at der til møde i august forelægges udkast
til kommissorium, proces og tidsplan for igangsættelse af udredningsarbejdet
med dimension 2 (handlemulighed 2).
Beslutning i Økonomiudvalget
den 18. juni 2018:
Fraværende:
Økonomiudvalget besluttede:
At der arbejdes videre med de bærende principper for
Organisering "Bedre velfærd til borgerne", dog således at der i det
videre arbejde tages afsæt i tre ledelsesniveauer: virksomheder -
fag-/stabscentre - direktion.
At der senest til Økonomiudvalgets møde i september
fremlægges udkast til kommissorium samt proces- og tidsplan for igangsætning af
udredningsarbejde vedrørende fagligt og økonomisk bæredygtige virksomheder.
At der igangsættes områdespecifikke gennemgange af
mulighederne for at skabe tættere relationer mellem de tre ledelsesniveauer.
Gennemgangen sker på baggrund af eksisterende notater fra arbejdsgrupperne, de
indkomne høringssvar hertil samt arbejdet med fagligt og økonomisk bæredygtige
virksomheder. Forslag til tættere relation mellem ledelsesniveauerne fremlægges
til politisk behandling i efteråret.
At der udarbejdes konkret forslag til politisk beslutning
vedrørende samspillet mellem det politiske niveau og resten af organisationen
inden udgangen af året.
At de i høringssvarene udtrykte bekymringer adresseres i den
videre proces.
At hele byrådet skal involveres i den videre proces.
At ledelseskommissionens arbejde inddrages i den videre
proces.
At reorganiseringen ikke har til formål at give yderligere
besparelser, hvorfor den, i Budget 2018, vedtagne besparelser fra 2019 og
fremover på reorganisering skal adresseres ved de kommende budgetdrøftelser for
Budget 2019-2022.
Udvalget er enige om, at sagen sættes på dagsordenen til
byrådsmødet den 25/6 2018 til orientering.
