Kompetence
Seniorudvalget
Beslutningstema
Seniorudvalget kan beslutte, hvordan der skal arbejdes videre med vikarkorps/-dækning i hjemmeplejen og på plejecentre.
Indstilling
Konstitueret sundheds- og ældrechef indstiller,
1. at Seniorudvalget beslutter, at hjemmeplejen og plejecentrene fortsætter de igangsatte initiativer i forhold til vikardækning, herunder minimering af udgifter til eksterne vikarer
2. at Seniorudvalget beslutter, at der foretages status og evaluering af igangsatte initiativer ved udgangen af 2023, samt at dette forelægges Seniorudvalget i første kvartal 2024.
Sagens indhold
På Seniorudvalgets møde den 7. marts 2023 blev, efter ønske, forelagt sag om kommunalt vikarkorps i hjemmeplejen og på plejecentrene. Det blev besluttet, at administrationen udarbejder beslutningsoplæg, der indeholder alternative modeller for etablering af kommunalt vikarteam for hjemmeplejen og/eller plejecentrene.
Administrationen har nu gennemarbejdet løsningsforslag:
A. Hjemmeplejen og plejecentrene fortsætter med igangsatte initiativer for vikardækning samt minimering af udgifter til eksterne vikarer.
B. Samlet kommunalt vikarkorps for hjemmeplejen og plejecentrene.
Herefter følger en gennemgang af de to løsningsforslag med fordele, effekter og begrænsninger:
A. Igangsatte initiativer for vikardækning i hjemmeplejen og på plejecentrene:
Hjemmeplejen
I Hjemmeplejen har der de seneste måneder været arbejdet målrettet på at nedbringe udgifter til eksterne vikarer og i stedet benytte timelønnede medarbejdere. For at sikre budgetoverholdelse ved udgangen af 2023 har Hjemmeplejen netop igangsat endnu en handling, hvor anvendelse af eksterne vikarer som grundregel ophører fra august 2023. Det skal bemærkes, at der vil opstå situationer, hvor det er uundgåeligt at anvende eksterne vikarer.
Sideløbende med dette er der i april og maj sket en reduktion i antal visiterede timer som konsekvens af de besluttede reduktioner i serviceniveau, jævnfør Byrådets budgetaftale for 2023 og BDO's prioriterings-blokke. For hjemmeplejens driftsøkonomi betyder det, at der pt. er flere medarbejdere ansat i nogle hjemmeplejeområder end der aktuelt er behov for i forhold til de timer der er visiteret til borgerne, og denne ”overnormering” i nogle hjemmeplejeområder, vil fremadrettet blive anvendt til vikardækning på tværs af de geografiske hjemmeplejeområder. Normeringen tilpasses hele tiden det aktuelle antal visiterede timer, med blik for at have et tilstrækkeligt antal medarbejdere ansat til både at dække faste vagter og ledige vagter som følge af sygdom, ferie m.m. Det betyder, at medarbejderne skal dække på tværs af hjemmeplejeområderne og med stor fleksibilitet. Området følges tæt.
Fordelene ved denne model er for borgerne, at de i højere udstrækning vil opleve "kendte hjælpere" også ved afløsning, da medarbejderne som udgangspunkt er tilknyttet de geografiske områder. For medarbejderne vil det betyde, at det er "kendte faste kollegaer" som de arbejder sammen med og fastansatte kollegaer, som kender systemer, arbejdsinstrukser, ruter m.m.
Udfordringerne vil være, at anvendelse af medarbejdere på tværs af flere hjemmeplejeområder vil forudsætte en del koordinering. For medarbejderne vil det betyde, at de forventes at være fleksible i forhold til, hvilken rute de kører og med skiftende hjemmeplejeområder som arbejdsplads. Denne model for vikardækning forudsætter et øget behov for planlægning og koordinering områderne imellem. Ledere og planlæggere vil i den kommende periode arbejde på en struktur for, hvordan denne koordinering skal foregå.
Effekten vil være, at forbrug af eksterne vikarer nedsættes til et minimum. Derudover vil overkapacitet i medarbejdernormeringen hurtigere over tid kunne tilpasses til aktuelle niveau for visiterede timer. Der er i Hjemmeplejen traditionelt, også på landsplan, en relativ høj "omsætningshastighed af medarbejdere" - ved vakante stillinger vil det med denne model være lettere at dække vakante stillinger ind med den allerede ansatte medarbejdere.
Plejecentrene
Plejecentrene har i 2023 arbejdet målrettet på at nedbringe udgifter til eksterne vikarer.
Alle plejecentre arbejder forsøgsvis med fleksibel arbejdstid og medledelse. Det betyder blandt andet, at medarbejderne får større indflydelse på vagtplanlægningen. Historisk set har der været fokus på en ligelig fordeling af vagter på hele døgnet. Ledere og medarbejdere er nysgerrige på, om en tilpasset vagtplan med fokus på den enkelte medarbejder, vil øge arbejdsglæden og derved nedsætte sygefraværet samt personaleomsætningen. Plejecentrene ser på mulighed for studiebesøg i andre kommuner.
Derudover er der igangsat forskellige afprøvninger på nogle af plejecentrene. Udgangspunktet for disse er, at det er modeller, som giver mening i den aktuelle kontekst på de respektive plejecentre:
Blomstergården har en lokalaftale for et internt vikarteam. Medarbejderne i teamet er ansat på hele Blomstergården og skal kunne dække to vagtlag og møde med kort varsel. Der vil blive kigget på, om samme model kan anvendes på tværs af flere plejecentre, som ligger geografisk tæt på hinanden.
Plejecentrene i Korsør har ansat en medarbejder, der arbejder på tværs af de fire plejecentre; Q4, Quistgården, Lützensvej og Solbakken. Derudover har de fire plejecentre en fælles bruttonormering på nattevagt, hvor der er ansat én nattevagt mere, end der er behov for i fremmøde. Den ekstra nattevagt dækker ferie og fravær. På seks måneder har den ekstra nattevagt været i overskud otte ud af 91 vagter. Udgiften ville have været betydeligt større, hvis der i stedet skulle benyttes en blanding af timeafløsere og eksterne vikarer. Q4 har bruttonormering på aftenvagt, hvor der er to ekstra aftenvagter ansat til at dække fravær. Der har været ekstra aftenvagt 61 dage ud af 188.
Plejecentrene har genforhandlet en lokalaftale om frivilligt ekstraarbejde (FX aftale) med FOA, hvor fastansatte medarbejdere kan byde ind på ledige vagter til en fastlagt timepris. Effekten vil være en reducering af brug af eksterne vikarer.
B. Samlet kommunalt vikarkorps for hjemmeplejen og plejecentrene:
En model er at genetablere et kommunalt vikarkorps for Hjemmeplejen og plejecentrene.
Historik:
Ældreområdet i Slagelse Kommune havde i perioden 2009-2017 et internt vikarteam, som var organiseret som selvstændig enhed i Hjemmeplejen. Da det daværende Sundheds- og Omsorgsudvalg i 2009 besluttede at etablere et vikarteam i Hjemmeplejen, var formålet på sigt at dække al akut sygdom hos medarbejdere i ældreplejen i Slagelse Kommune. Plejecentrene var i perioder også tilknyttet vikarteamet.
I sommeren 2015 blev der igangsat en proces med det formål at reimplementere vikarteamet med henblik på at opnå "mere valuta for pengene". Fokus var på, at borgerne skulle have færrest mulige hjælpere i hjemmet, samt at vikarteamet skulle tilbyde døgndækning for både hjemmeplejen og plejecentrene samt på såvel pleje som sygepleje.
Det viste sig vanskeligt at opnå den nødvendige medarbejdermæssige volumen og den ønskede stabilitet i forhold til "kendte medarbejdere" hos den enkelte borger. I juni 2016 blev det besluttet, at plejecentrene fremover kunne ansætte egne vikarer på hvert plejecenter for at opnå "kendte ansigter" hos beboerne og samtidig en mere økonomisk rentabel løsning for plejecentrene. Vikarteamet i Hjemmeplejen fortsatte, men det var fortsat svært at rekruttere det nødvendige antal kvalificerede medarbejdere til vikarteamet og dermed opstod ustabilitet blandt medarbejderne. Udgifterne til eksterne vikarer var stigende, og det var ikke muligt at tilbyde kendte vikarer til borgerne tilknyttet Hjemmeplejen.
Daværende Sundheds- og Seniorudvalg besluttede i oktober 2017 at nedlægge vikarteamet.
Genetablering af et kommunalt vikarteam for Hjemmeplejen og plejecentrene vil betyde, at der skal ansættes en leder og cirka fire planlæggere mere, end der er ansat i dag. Beregninger viser, at der skal ansættes i størrelsesordenen minimum 100 medarbejdere på 30 timer ugentligt. Der skal investeres i leasing af biler, it-udstyr, beklædning m.m. Derudover skal der leases flere biler og findes egnede lokaler til medarbejderne. Der skal gennemføres en grundig undervisning af alle medarbejdere, så de kender procedurer, IT-systemer m.m. Rekruttering og ansættelse af over 100 medarbejdere vil være en tidskrævende proces, og der vil derfor gå lang tid, før vikarteamet har tilstrækkelig volumen til at dække en mærkbar del af vikarbehovet.
Der er aktuelt foretaget beregning på dette scenarie. Konklusionen er, at et internt vikarteam ikke vil medføre en økonomisk gevinst for kommunen. Det kan ikke garanteres, at borgerne vil opleve færre forskellige hjælpere i hjemmet, da der er behov for et vikarteam af så stor volumen.
Erfaringer fra tidligere vikarteam er, at der allerede på daværende tidspunkt var store rekrutteringsudfordringer. Disse antages at være vokset i den nuværende situation på arbejdsmarkedet. Derudover blev der anvendt mange ressourcer på rekruttering, ansættelsessamtaler, omsorgssamtaler osv. Der vil være behov for et kontinuerligt uddannelsesprogram, da et vikarteam af den nødvendige størrelsesorden vil medføre, at der hele tiden er mange nye medarbejdere.
Erfaringer fra andre kommuner og region
Flere kommuner har i de senere år forsøgt at etablere kommunalt vikarteam, og flere af disse er nedlagt igen. Ambitioner i forhold til dækningsomfang i forhold til døgn-, dag- og/eller weekenddækning, kort-/langtids- samt planlagt/ikke planlagt fravær hos fastansatte medarbejdere, SSH/SSA/Sygeplejersker, hjemmepleje og/eller plejecentre er forskellige i de respektive kommuner. Effekten af kommunale vikarteams er svingende, det har ikke været muligt at få oplyst den økonomiske side.
Til Seniorudvalgets møde hvor denne sag behandles vil blive forsøgt at indhente omkringliggende kommuners umiddelbare interesse for eventuelt tværkommunalt vikarteam.
Retligt grundlag
Ingen bemærkninger
Handlemuligheder
Seniorudvalget har følgende handlemuligheder:
A. Beslutte at hjemmeplejen og plejecentrene fortsætter de igangsatte initiativer omkring vikardækning
B. Beslutte at etablere fælles vikarteam
C. Beslutte en anden løsning for vikardækning.
Vurdering
Det er administrationens vurdering, at der økonomisk og organisatorisk er flest fordele ved at fortsætte de initiativer, som Hjemmeplejen og plejecentrene har igangsat i forhold til vikardækning. Der er behov for kontinuitet i en periode, før den reelle effekt kan måles og evalueres.
Der er mange faktorer, som har direkte indflydelse på, hvordan vikardækningen løses "bedst og billigst". Det er administrationens vurdering, at det i den nuværende situation på arbejdsmarkedet vil blive vanskeligt at rekruttere tilstrækkeligt antal kvalificerede medarbejdere til et kommunalt vikarteam samlet set for hele kommunens hjemmepleje og plejecentre. Dels er der konkurrence om arbejdskraft med sundhedsfaglige kompetencer, dels er der på det kommunale område overenskomster, som gør det mindre fleksibelt at være ansat i vikarteam end tilsvarende i private vikarbureauer. Medarbejderne oplever større mulighed for fleksible arbejdsvilkår i private vikarbureauer i forhold til vagter og dermed arbejdstider samt arbejdsmængde og variationer i denne. Det vil ikke være muligt for et kommunalt vikarteam at matche tilsvarende vilkår, da volumen ikke vil blive i den størrelsesorden.
Der er i det første halvår af 2023, som beskrevet ovenfor, igangsat flere forskellige nye initiativer i såvel Hjemmeplejen som på plejecentrene. Der er nu behov for tid til at få hverdagen til at fungere i disse nye kontekster. I de opstartede afprøvninger er der taget hensyn til de lokale forhold i hjemmeplejeområderne og på respektive plejecentre. Det er forskellige udfordringer, der skal arbejdes med de enkelte steder, hvilket der er taget højde for i de valgte løsningsmodeller.
Fælles for hele hjemmeplejen og alle plejecentre er imidlertid, at sygefraværet skal nedbringes. I starten af juni 2023 har hjemmeplejen og plejecentrene modtaget tilsagn om tilskud fra Beskæftigelsesministeriets pulje for nedbringelse af sygefravær på i alt 2.490.020 kr. Tilskuddet skal anvendes i perioden fra den 1. juni 2023 til den 31. maj 2025 og kan kun anvendes til at dække de udgifter, som fremgår af det i projektbeskrivelsen ansøgte formål. Projektet er netop i skrivende stund ved at blive igangsat.
Samlet kommunalt vikarteam
Det er administrationen vurdering, at det ikke vil være realistisk at etablere et samlet vikarkorps for hele hjemmeplejen og/eller alle plejecentre. Der er flere argumentationer for dette:
- Med den nuværende situation på arbejdsmarkedet vil det blive vanskeligt at rekruttere det tilstrækkelige antal kvalificerede medarbejdere. Dels er der konkurrence om arbejdskraft med sundhedsfaglige kompetencer, dels er der på det kommunale område overenskomster, som gør det mindre fleksibelt at være ansat i vikarteam end tilsvarende i private vikarbureauer. Medarbejderne oplever større mulighed for fleksible arbejdsvilkår i private vikarbureauer i forhold til vagter og dermed arbejdstider samt arbejdsmængde og variationer i denne. Det vil ikke være muligt for et kommunalt vikarteam at matche tilsvarende vilkår, da volumen ikke vil blive i den størrelsesorden.
- Et stort vikarkorps vil betyde, at borgerne kunne komme til at opleve færre "kendte medarbejdere" og ringere kvalitet i plejen. Økonomisk set vil det ikke være realistisk at foretage besparelser ved etablering af et fælles vikarteam, og der vil skulle ansættes fire planlæggere og en leder til at køre teamet.
- Økonomisk vil et internt vikarteam angiveligt kunne driftes for samme sum, som der de seneste år har været anvendt til køb af eksterne vikarer. Det er forventningen, at der i 2023 og fremadrettet vil blive anvendt langt færre midler til vikardækning, da dette er en forudsætning for at overholde den økonomiske handleplan på plejecentrene og overholde indtægter/budget i driftsområderne i hjemmeplejen. Det betyder, at der i nuværende budget ikke er økonomi til at drifte et internt vikarteam.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Det skal bemærkes, at hvis der skal etableres internt vikarteam, skal der tilføres budget til dette, da udgifter ikke kan dækkes af nuværende budget.
Sagens videre forløb
Under forudsætning af, at administrationens indstilling godkendes, vil Seniorudvalget i første kvartal 2024 få forelagt sag indeholdende status og evaluering af igangsatte initiativer vedrørende vikardækning i Hjemmeplejen og på plejecentrene.
