7. Revisionsbemærkninger - status (O)
7. Revisionsbemærkninger - status (O)
Sagsnr.: 330-2018-65870 Dok.nr.: 330-2018-531179 Åbent
Kompetence:
Social- og
Beskæftigelsesudvalget.
Beslutningstema
Social- og Beskæftigelsesudvalget anmodede ved udvalgsmødet
den 3. september 2018, om at blive præsenteret for de effekter og resultater,
der er fremkommet i forhold til håndteringen af revisionens bemærkninger.
Baggrund
Direktionen havde til deres møde den 27. september 2018
udbedt sig en status på opfølgning vedr. revisionens bemærkninger. Det vil være
samme status, der nedenfor gives til Social- og Beskæftigelsesudvalget.
Udviklingen i forhold til den konkrete håndtering af
revisionens bemærkninger, lader sig bedst vise via vores ledelsestilsyn. Det er
således ikke umiddelbart en mulighed at trække nogle relevante tal og herudfra
tale om en effektmåling. De foreløbige resultater lader sig derfor bedst
illustrere ved nedenstående status, der skal ses i sammenhæng med ”Redegørelse
til revisionsberetning 2, Delberetning for efteråret 2017” præsenteret for
Social- og Beskæftigelsesudvalget ved udvalgsmødet den 3. september 2018.
Det skal endvidere bemærkes, at
Center for Arbejdsmarked og Integration skiftede fagsystem til Schultz FASIT
den 1. marts 2018. Systemet giver mulighed for mere effektiv sagsgang og bedre
overbliksbilleder for såvel medarbejdere, ledelse og organisation. På kort sigt
har skiftet været ressourcetungt i forhold til implementering og oplæring og
forandring af arbejdsgange og rutiner.
På lang sigt vurderes det, at det
nye system giver mulighed for forbedret sagsarbejde og øget effektivitet og
overblik. Der arbejdes målrettet på at anvende disse muligheder blandt andet
med henblik på at komme revisionens bemærkninger i møde.
Status
1. Af revisionsberetningen konstateres der fejl vedrørende:
(Sygedagpenge)
A. Manglende rettidig
opfølgning, B. manglende journalisering i forhold til opfølgningerne, samt C.
manglende tydelig begrundelse for undladelse af personlig opfølgning
Området for sygedagpenge
(herunder) jobafklaring har som bemærket i forrige redegørelse været opdelt i
2017, men blev lagt sammen igen i afdelingen for Fastholdelse for at sikre en
højere faglighed og bedre sagsflow. Efterfølgende har afdelingen fået sin egen
leder, hvorved det ledelsesmæssige fokus er styrket markant. Pt. fungerer denne
leder også som leder for ressourceforløbsområdet.
Siden efteråret 2017 har afdelingen
for Fastholdelse tillige haft en udpeget faglig konsulentfunktion. Denne har igangsat
en række læringsprocesser, der skal se på rettidig opfølgning og korrekt
journalføring i forbindelse med opfølgninger, herudover også på at arbejde med
fyldestgørende dokumentation og tydelig begrundelse for undladelse af personlig
opfølgning.
Den faglige konsulent følger
allerede nu op på ovennævnte områder, bl.a. ved faste fag- og sagsmøder med
sagsbehandlerne.
Rettidighed, journalisering og
begrundelser ved manglende personligt fremmøde vil ligeledes indgå i
ledelsestilsynet i såvel i fjerde kvartal 2018, som i det nye ledelsestilsyn,
der træder i kraft i januar 2019.
I tillæg hertil er der anvendt
ressourcer i forhold til at klæde sagsbehandlerne godt på i forbindelse med
implementeringen af Schultz FASIT (centrets nye fagsystem) i foråret 2018. Der
arbejdes pt. på at optimere systemanvendelse og overbliksbilleder i det nye
fagsystem blandt sagsbehandlerne.
Der er derudover indført
retningslinjer ift., at alle forlængelsesafgørelser skal godkendes af en specialistgruppe
i afdelingen. Dette for give læring og for at nedbringe forlængelserne og for
at se nærmere på hvorfor sagerne trækker ud.
Det vurderes, at ovennævnte
forandringer allerede nu har positiv effekt på journalisering i forbindelse med
opfølgninger og begrundelse for deres form.
Der er derudover lavet et projekt
tidlig indsats pr. 1 oktober 2018, som forsøger at fastholde borgere i job på
arbejdspladsen, eller igangsætte en målrettet indsats i deres sag så tidligt
som muligt. Det vurderes, at dette vil styrke rettidigheden i centrets
opfølgninger på dette område.
(Jobafklaring)
A. Manglende behandling af
sager i Rehabiliteringsteamet inden 4 uger, B. Lange tidsintervaller mellem
individuel opfølgning herunder forsinket journalisering af afholdte samtaler
Medarbejdergruppen, der sidder
med jobafklaringssager er forholdsvis ny, hvorfor ovennævnte faglige konsulent
sammen med den nyudpegede leder på området, har fokus på at oplære
medarbejderne og øge deres fokus på de lovbestemte retningslinjer for
jobafklaringsforløb og journalisering i sagerne med mere.
Der vil i efteråret 2018 blive
udarbejdet en plan for den konkrete afvikling af puklen af sager, der ikke er
blevet forelagt rehabiliteringsteamet inden for de lovbestemte fire uger.
Tillige bliver der udarbejdet en arbejdsgang, der skal sikre at alle
jobafklaringssager fremadrettet forelægges rehabiliteringsteamet indenfor de i
loven fastsatte fire uger.
Dette vil også indgå i de
fremtidige ledelsestilsyn, såvel i fjerde kvartal 2018, som i det nye
ledelsestilsyn, der træder i kraft i januar 2019.
I tillæg til ovenstående
omrokeres der på medarbejderressourcerne, så der kommer endnu en medarbejder på
jobafklaringsområdet.
Forbedringerne er allerede ved at
få effekt. Det må dog realistisk forventes, at der vil gå en rum tid inden den
eksisterende pukkel af sager og oprydning heri er afviklet, men centret
forventer at ovennævnte tiltag vil komme revisionens bemærkninger i møde.
Kontanthjælp).
A. Manglende rettidig opfølgning, B. manglende
tilstrækkelig journalføring i forbindelse med den udførte opfølgning, og C.
manglende tilbud til tiden for særligt aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere
Centret er begyndt at
opkvalificere myndighedssagsbehandlerne for de aktivitetsparate
kontanthjælpsmodtagere til at håndtere deres opgaveportefølje mere
hensigtsmæssigt. Fokus på denne indsats er særligt en bedre anvendelse af centrets
nye fagsystem, dets overbliksbilleder og andre muligheder, med henblik på at
højne effektiviteten.
Derudover ses der på at
opkvalificere medarbejderne i anvendelse af rehabiliteringsplanen og i
anvendelse af rådighedsvurderinger og sanktioner overfor målgruppen. Samlet
forventes dette at give luft til at sikre en mere tilfredsstillende
journalføring.
I efteråret 2017 oprettede centret
et såkaldt ret og pligt tilbud – ”Din vej frem”.
Formålet hermed var blandt andet
at sikre rettidige tilbud til kontanthjælpsmodtagere. Der er pt. øget fokus på
anvendelse af dette forløb for at sikre rettidige tilbud til borgerne.
I tillæg hertil arbejdes der med
at synliggøre den eksisterende tilbudsvifte og de aktuelt tilgængelige pladser
heri i forbindelse med opkvalificerings- og overbliksarbejdet i centrets nye
fagsystem.
Derudover arbejdes der forsat med
projekt ”Flere skal med”, der forventes at have positiv effekt på
sagsbehandlingen på området.
I tillæg hertil er der igangsat
en drøftelse i centrets ledelse med henblik på en håndtering af
kontanthjælpsområdets udfordringer. Derudover vil tilstrækkelig journalisering,
rettidig opfølgning og rettidige tilbud til aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere
også indgå i centrets ledelsestilsyn i såvel i fjerde kvartal 2018, som i det
nye ledelsestilsyn, der træder i kraft i januar 2019.
Det øgede ledelsestilsyn vurderes
at have positiv effekt på journalføring, rettidig opfølgning og den rettidige
aktivering af kontanthjælpsmodtagerne.
(Ressourceforløb)
A. Lange tidsintervaller
mellem individuel opfølgning herunder forsinket journalisering af afholdte
samtaler, samt B. mangler i de udarbejdede indsatsplaner
Sagsbehandlerne på
ressourceforløb har siden marts 2018 været en del af projekt ”Tværgående
Indsats – Ressourceforløb” (TVIR), hvor fokus er på at nedbringe sagsmængden
for bl.a. at øge tiden til den individuelle opfølgning, dertilhørende
journalisering og udarbejdelse af og opfølgning i forhold til indsatsplanerne.
I tillæg hertil er der indført
personlige dialogmøder med medarbejderne hvor der ses på rettidighed,
placeringer og indsatsplaner. Samtidigt er der indført fælles fagmøder for
styrket læring. Revisionens punkter vil løbende indgå i ledelsestilsynet i
såvel i fjerde kvartal 2018, som i det nye ledelsestilsyn, der træder i kraft i
januar 2019.
Det er forvaltningens vurdering,
at tilføjelsen af ressourcer og det øgede fokus på området allerede nu har ført
til kortere tidsintervaller mellem opfølgningerne, og journaliseringen sker i
umiddelbar forlængelse af opfølgningen. Det vurderes, at disse forbedringer vil
øges med tiden.
Derudover har tiltaget også ført
til begyndende forbedringer i indsatsplanerne. Det må dog forventes, at den
oparbejdede pukkel af arbejde i forhold til disse planer tager længere tid.
1. Derudover gives der i beretningen anbefalinger vedrørende:
At alle
kvalitetskontroller foretages som besluttet, herunder at der udarbejdes
konklusioner for hvert sagsområde hvorpå der er udført kontrol, og at det
samlede materiale arkiveres.
En forbedring og øget
strukturering af ledelsestilsynet fremgår både som et behov og en løsning i
forhold til flere af de områder, som revisionen bemærker på.
Arbejdet i forhold til
denne forandring er igangsat, men grundet ovennævnte ledelsesmæssige
forandringer forventes det fulde ledelsestilsyn først at kunne træde fuldt i
kraft pr. 1 januar 2019.
Indtil da forsættes
med den og de eksisterende model(ler) for ledelsestilsyn.
Der er dog allerede nu
øget fokus på ledelsestilsynene og deres indhold. Det er centrets vurdering, at
de kommende forandringer vil komme en lang række af revisionens bemærkninger i
møde.
At der tilrettelægges
en kontrol af udbetalinger til alternative modtagere i de afdelinger, der anvender
udbetalingssystemer med adgang til udbetaling til alternative modtagere.
Det kommende
ledelsestilsyn, der skal træde i kraft den 1. januar 2019 vil ligeledes
indeholde en kontrol af udbetalinger til alternative modtagere, som revisionen
har anbefalet.
For at komme
revisionens bemærkninger i møde allerede i nærværende år, pågår der pt. en
gennemgang af alle alternative modtagere.
At ”arbejdet med Min
Plan generelt set kan forbedres så planen anvendes som et dynamisk værktøj både
i sager hvor der gives konkret tilbud, men også i sager hvor der iværksættes en
indsats for at borger kan blive i stand til at deltage i tilbud på sigt. Det er
oplyst, at der fremover ved ledelsestilsynet vil være øget fokus på arbejdet med
Min Plan, herunder vurdering på metoden for anvendelsen af Min Plan.”
Min Plan og anvendelse heraf vil
indgå i de fremtidige ledelsestilsyn, der forventes at træde i kraft i januar
2019.
Retligt
grundlag
Lov om aktiv beskæftigelse.
Handlemuligheder
Social- og Beskæftigelsesudvalget kan tage orienteringen til
efterretning.
Vurdering
Ingen bemærkninger.
Økonomiske
og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Konsekvenser
for andre udvalg
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Direktøren indstiller,
1.
at Udvalget tager orienteringen til efterretning.
Beslutning i Social- og
Beskæftigelsesudvalget den 5. november 2018:
Fraværende:
Helle Blak (F)
Taget til efterretning.
