Kompetence
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget
Beslutningstema
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget skal beslutte, om udvalget vil godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med de selvejende haller for 2023.
Indstilling
Konstitueret chef for Kultur, Fritid og Borgerservice indstiller,
1. at Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget godkender de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med de selvejende haller for 2023.
Sagens indhold
Drifts- og samarbejdsaftalen med de selvejende haller bliver hvert år opdateret, således at den er tidssvarende og tager højde for aktuelle spørgsmål, sager og samfundsforhold.
Proces for opdatering af aftalerne
Der har i november 2022 været afholdt dialogmøder med alle 8 selvejende haller (1 møde med hver hal), hvor hallerne bl.a. har haft mulighed for at komme med inputs til de nuværende drifts- og samarbejdsaftaler samt stille spørgsmål til dem. På møderne har administrationen desuden informeret hallerne om egne forslag til tilføjelser/ændringer i aftalerne og fået hallernes syn på disse.
På baggrund heraf er der udarbejdet opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler, der efterfølgende er blevet sendt i høring hos hallerne.
Hvad er nyt i aftalerne for 2023:
- Frist for varsel om evt. ændringer i de udearealer, som Sørbyhallen og Dalmosehallen drifter for kommunen, er rykket fra den 1/10 til den 1/11, så fristen ligger efter Byrådets vedtagelse af budget.
- Tilføjet, at hallerne på deres evt. hjemmeside, af hensyn til brugerne mv., skal linke til tilskuds- og bookingsystemet Winkas, hvor man kan booke tider.
- Præciseret, at det kræver forudgående tilladelse fra Fritidsafdelingen, hvis hallen ønsker at afvige fra de aftalte åbningstider.
- På baggrund af tidligere modtaget spørgsmål fra en af hallerne er der indsat en beskrivelse af, hvornår der er tale om timeudlejning (hvor Fritid fakturerer) og arrangementer (hvor hallen selv fakturerer).
- Tilføjet, at hallerne i forbindelse med indsendelse af regnskab også skal indsende bestyrelsens beretning.
- På baggrund af konkret henvendelse er der tilføjet i aftalen, at indgåelse af leasingaftaler med en årlig udgift på 10.000 kr. eller derover kræver forudgående gennemgang og godkendelse fra kommunen, såfremt beløbet skal indgå i beregningen af hallens driftstilskud.
- Tilføjet, at det skal fremgå tydeligt af hallens regnskab, hvis hallen har modtaget fx puljetilskud fra kommunen til et projekt (fx etablering/renovering af faciliteter). Dette for at undgå, at der ved en fejl også ydes tilskud til samme projekt via driftstilskuddet.
- Præciseret, at man ikke kan få dækket sin pålagte medfinansiering af et projekt via driftstilskuddet.
- På baggrund af den nuværende energikrise er der indsat et afsnit om energibesparende tiltag, herunder at de selvejende haller er forpligtet til at implementere de energibesparende tiltag gældende for haller, der vedtages politisk, fx sænke temperaturen i hallen.
Der er alene tale om mindre justeringer set i forhold til den nuværende aftale samt uddybning af eksisterende praksis. Dette skyldes dels, at både aftalen og samarbejdet med hallerne vurderes at fungere efter hensigten, og at det derudover ikke vil være hensigtsmæssigt at foretage store ændringer i hverken drifts- og samarbejdsaftalen eller aftalemodellen, når der i den kommende budgetperiode, jf. budgetaftalen, skal foretages en analyse af selve aftalemodellen/selvejende haller.
7 af hallerne er kommet med skriftligt høringssvar/tilbagemelding.
Både aftaleudkast og hallernes høringssvar/tilbagemeldinger er vedlagt som bilag. I aftaleudkast er administrationens forslag til tilføjelser markeret med blåt, mens afsnit, der foreslås slettet, er markeret med rødt.
Der er igen i år udarbejdet og vedlagt et aftaleudkast pr. hal. Dette skyldes, at der er mindre lokale forskelle på hallerne, fx er Agersøhallen som den eneste hal fritaget for brug af bookingsystem og HallMonitor, og kun 2 af hallerne drifter selv grønne arealer. Det meste af indholdet i aftalerne er dog det samme.
Retligt grundlag
Kommunen kan understøtte foreningsdannelse efter Folkeoplysningsloven samt borgernes aktive fritidsliv efter kommunalfuldmagten.
Handlemuligheder
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget har følgende handlemuligheder:
Godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med hallerne.
Godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med konkrete ændringer/bemærkninger.
Afvise at godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler.
Vurdering
Administrationen vurderer, at drifts- og samarbejdsaftalen fungerer efter hensigten, og at den bidrager til at ensrette kravene til kommunale og selvejende haller. Aftalen sikrer endvidere, at der arbejdes efter samme mål, retningslinjer mv., og at foreninger og andre brugere oplever samme muligheder, åbningstider, lukkeperioder, rettigheder, bookingproces, bookingfrister mv., uanset om de bruger en kommunal eller en selvejende hal.
Det er vigtigt at pointere, at drifts- og samarbejdsaftalen og driftstilskuddet ikke har til formål at give brugerne af nogle haller et højere serviceniveau end brugerne af andre haller. Maxbeløbene i aftalen er således fastsat ud fra gennemsnitstal i de kommunale haller.
De selvejende haller kan godt vælge at have et højere service- og rengøringsniveau og/eller en bedre bemanding end de kommunale haller, men det er i givet fald noget, som den pågældende hal selv skal finansiere, fx via indtægter fra kommercielle arrangementer.
Flerårige aftaler og forhøjet maxbeløb til personale:
Såfremt der som ønsket af flere haller blev indført fx flerårige driftsaftaler eller et forhøjet maxbeløb til dækning af personaleudgifter, ville det stille de selvejende haller bedre end de kommunale haller, hvilket ikke er formålet med modellen. Flerårige aftaler vil desuden afvige fra budgetprocessen i kommuner, ligesom flerårige aftaler vil begrænse muligheden for politisk at foretage budgettilpasninger.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at evt. ændringer i maxbeløbet til personaleudgifter ikke vil betyde en større samlet ramme til hallerne, medmindre dette besluttes politisk. Derimod vil nogle haller stige i driftstilskud, mens andre vil blive reduceret i driftstilskud.
Derudover vil en ændring af maxbeløbet til personaleudgifter kunne medføre, at tilskyndelsen til at holde personaleudgifter nede, dele personale med andre omkringliggende haller/institutioner og tænke i elektroniske åbne-lukkeløsninger mv. bliver mindre.
I forhold til Sørbyhallens ønske om, at maxbeløbet til personaleudgifter i højere grad tager hensyn til hallernes størrelse, gør administrationen opmærksom på, at tilskudsmodellen allerede tager hensyn til hallernes størrelse ved, at restpuljen fordeles efter netop størrelse. Hvis man hæver maxbeløbet til personaleudgifter, vil det betyde, at restpuljen, der fordeles efter størrelse, bliver mindre. Derudover har det aldrig været hensigten med modellen, at den skal finansiere fx 2 fuldtidsstillinger i en selvejende hal.
En evt. videre undersøgelse af maxbeløbene i aftalemodellen, herunder om disse stadig svarer til gennemsnitstallene i de kommunale haller, kan, såfremt der er politisk ønske herom, indgå i den forestående analyse af aftalemodellen.
Mulighed for at holde lukket i vinterferie og efterårsferie:
Flere af hallerne har på dialogmøder og i høringssvar ytret ønske om fremadrettet at kunne holde lukket i vinterferien og efterårsferien. Dels for at kunne spare på energi- og personaleudgifter. Og dels fordi nogle foreninger/brugere holder ferie i disse uger.
Administrationen vurderer, at lukning i vinterferie og efterårsferie ikke vil være hensigtsmæssig, så længe tilsvarende ikke gør sig gældende i kommunale haller. Der er en opmærksomhed på, at flere foreninger gerne vil fastholde deres træning i ferierne, men også at foreninger, som ikke fastholder deres træninger i ferierne, kan blive bedre til at afmelde deres tider.
Dog vil der kunne holdes helt eller delvist lukket i uge 7 og uge 42, hvis det sker efter aftale med brugerne og Fritidsafdelingen. Med førstnævnte menes, at foreninger mv. har tilkendegivet, at de alligevel ikke skal bruge deres timer i de pågældende uger, fordi de holder ferie. Dette ligger tæt på den ordning, som Skælskørhallen har foreslået i deres høringssvar.
Fakturering ved timeudlejning:
Flere haller har spurgt til/kommenteret på, hvorfor kommunen fakturerer/modtager indtægter fra almindelig timeudlejning i hallen (fx hvis privatpersoner ønsker at spille badminton i hallen). Baggrunden herfor er, at kommunen via driftstilskuddet i princippet har "købt" alle timer i hallen i de i aftalen angivne åbningstider. Derudover indgår indtægten fra timeudlejning pt. i det politisk vedtaget indtægtsbudget for Fritidsafdelingen.
En evt. ændring af ordningen kan, hvis der er politisk ønske herom, inddrages i den forestående analyse af driftstilskudsmodellen.
Mulighed for indgåelse af leasingaftale:
Hvad angår Vesthallens ønske om at kunne indgå en leasingaftale om luftstyring i hallen, afventer administrationen pt. et konkret oplæg fra hallen. Når dette er modtaget, vil der som aftalt med hallen blive kigget på sagen.
Synliggørelse af tilskud i årsregnskab:
Vesthallen spørger i deres høringssvar til, hvilke tilskud fra kommunen der skal synliggøres i regnskabet. Her er det administrationens opfattelse, at det skal gælde for alle tilskud, som hallerne modtager til konkrete projekter mv. fra kommunens puljer, facilitetskonto samt budgetforlig mv. Dette for at undgå, at hallerne ved en fejl ikke også får tilskud til samme projekt via driftstilskuddet.
Winkas og HallMonitor:
Administrationen deler ikke Sørbyhallens opfattelse af henholdsvis Winkas og HallMonitor. Administrationen finder det vigtigt, at man som bruger oplever samme bookingproces- og rettigheder, uanset hvilken hal i kommunen man ønsker at bruge, og at både nuværende og nye brugere kan få et let og hurtigt elektronisk overblik over ledige tider i haller. Noget som mange foreninger/brugere har efterspurgt.
Derudover giver de 2 systemer kommunen som tilskudsyder et vigtigt indblik i brugen af hallen (hvad bruges hallen til, hvor meget bruges den, hvordan er timerne fordelt, hvornår er der ledige tider, og hvad er balancen mellem de aktiviteter, vi giver tilskud til, og kommercielle aktiviteter, som vi ikke må støtte).
Administrationen gør desuden opmærksom på, at en evt. fremtidig fordeling af restpulje på baggrund af aktivitet (som Sørbyhallen er fortaler for, jf. hallens høringssvar), afhænger af, at der er et objektivt system (som HallMonitor), der måler den faktiske aktivitet i hallen.
Administrationen er allerede i dialog med Sørbyhallen om den af hallen oplevede udfordring med HallMonitor (at kameraet ikke optæller helt korrekt, når halgulvet er opdelt). Problemet kan løses ved, at kommunen sætter et ekstra kamera op i de haller, hvor man deler halgulvet op. Administrationen tager meget gerne imod ønsker og forslag fra hallerne til udvikling af Winkas.
Administrationen gør opmærksom på, at udgiften til brug af Winkas (pt. ca. 160 kr. pr. måned eksklusiv moms) indgår i beregningen af hallernes driftstilskud. Når udgiften figurerer i hallernes årsregnskaber, bliver den taget med i beregningen af kommende års driftstilskud. Og udgiften til Winkas bliver dermed dækket via den nuværende, samlede ramme. Ønskes der en udvidelse af rammen, fx som følge af, at hallerne skal betale et mindre månedligt gebyr for brug af Winkas, vil dette skulle besluttes af Byrådet i forbindelse med næste budgetproces.
Ønske om selv at stå for halfordeling:
I forhold til Sørbyhallens ønske om selv at stå for den årlige halfordeling, er det allerede praksis den dag i dag. I de haller/områder, hvor der erfaringsmæssigt ikke er udfordringer med kapacitet/fordeling af tider, er det muligt for hallen selv at stå for fordelingen af timerne. Det er dog en forudsætning, at hallen i fordelingen af timer lever op til de politisk vedtagne retningslinjer, herunder Folkeoplysningsloven, og at hele fordelingen bliver lagt ind i Winkas efterfølgende.
Synliggørelse af haller på andre kommunikationskanaler:
I forhold til Sørbyhallens spørgsmål vedr. kommunens sportshalshjemmeside og kommende Arrangørguide gør administrationen opmærksom på, at der er tale om kanaler/tilbud, der giver hallen en gratis ekstra synlighed, og som uddybende præsenterer Sørbyhallen og alle øvrige haller i kommunen over for både nuværende og potentielle nye brugere, herunder arrangører. De pågældende sider linker også til hallens egen hjemmeside. Præsentationen af Sørbyhallen på de 2 kanaler er oprettet på baggrund af bl.a. inputs/oplysninger fra hallen.
Oprette særskilt pulje til haller:
Administrationen vurderer, at Sørbyhallens ønske om at opdele fx Idræts- og Fritidspuljen i 2 puljer (1 til foreninger og 1 til haller) vil gå imod den af Byrådet vedtagne beslutning om at sanere puljerne på kultur- og fritidsområdet.
Derudover bemærker administrationen, at den nuværende aftalemodel i forvejen yder tilskud til vedligehold i hallerne, ligesom hallerne også får dækket udgifter til nyanskaffelser op til et fastsat maxbeløb. Det kan dog ikke forventes, at kommunen har midler til at finansiere størstedelen/hele udgiften til projekter i selvejende haller. Det samme er i øvrigt tilfældet for foreningsansøgninger. Endelig er det værd at bemærke, at der også er efterslæb på vedligehold i de kommunale haller.
Dækning af forbrugs- og realkreditudgifter:
Sørbyhallen bemærker i høringssvaret, at der ikke er fuld dækning på forbrugs- og realkreditudgifter pga. fradrag for ikke-tilskudsberettigede m2. Der kan kun ydes tilskud til m2, som kommunen lovligt kan støtte, hvorfor fx cafeteria ikke indgår i beregningen. Nærmere afklaring vil kræve en yderligere detaljeret gennemgang, som med fordel kan indgå i den forestående analyse af modellen.
Dialogmødernes form:
På baggrund af tilkendegivelser på de afholdte dialogmøder og i de modtagne høringssvar er det administrationens vurdering, at der hos langt de fleste haller er stor opbakning til de årlige dialogmøder med hver hal, og administrationen vurderer, at møderne har stor værdi for både den enkelte hal og administrationen. Dialogmøderne har både faste punkter og god mulighed for, at hallerne kan bringe de punkter op, som de hver især finder vigtige.
Administrationen kan derfor ikke tilslutte sig forslaget fra Sørbyhallen om, at dialogmødet hvert andet år skal erstattes af et fælles møde med repræsentanter for alle haller. Administrationen bemærker, at årlige dialogmøder med hver hal ikke udelukker, at der ved behov også kan holdes fælles møder, eller at hallerne selv kan mødes og udveksle erfaringer og synspunkter.
Indsættelse af frist for varsel om kommunal brug af hal til fx afholdelse af valg:
Administrationen kan tilslutte sig Sørbyhallens ønske om, at der indsættes en frist for, hvornår kommunen senest skal oplyse hallen om arrangementer (fx valg), der medfører aflysninger af andre aktiviteter. Dog vil fristen ikke kunne være 30 dage, da et Folketingsvalg kan udskrives med kortere varsel end dette. Administrationen vil undersøge, hvad der kan være en mulig frist.
Mulighed for at få tidlig beregning af driftstilskud:
Administrationen har forståelse for Sørbyhallens ønske om en tidligere indikator for og afklaring om næste års driftstilskud. Dette er dog desværre ikke muligt pga. budgetprocessen i kommuner. Rammen til de selvejende haller kendes først, når budgettet er vedtaget i oktober. Budget 2023 er et godt eksempel på, at der undervejs i budgetprocessen kan ske store ændringer med relevans for rammen, fx at ikke alle prioriteringsforslag tages med i det endelige budget. Og netop rammen er afgørende for beregningen af driftstilskuddet.
En tidlig foreløbig beregning vil således være behæftet med meget stor usikkerhed og kan potentielt ende med at være en meget mangelfuld indikator for, hvad det faktiske driftstilskud ender med at blive. Administrationen kan derfor ikke tilslutte sig, at der skal laves en tidlig, foreløbig beregning af driftstilskuddet.
Administrationen bestræber sig hvert år på at få udmøntningen af driftstilskuddet ud til hallerne ultimo oktober, hvilket er tidligere, end der er lagt op til i aftalen. Administrationen står desuden løbende til rådighed for evt. spørgsmål fra hallerne af relevans for beregningen mv., ligesom administrationen løbende holder hallerne orienteret om mulige ændringer af rammen, fx prioriteringsforslag.
Indsendelse af budget og vedligeholdelsesplaner:
I forhold til Sørbyhallens spørgsmål vedr. behov for indsendelse af budget og vedligeholdelsesplaner, så giver de begge kommunen som tilskudsyder et vigtigt indblik i hallens drift og tilstand. Budgettet giver bl.a. administrationen et indblik i hallens forventninger til økonomi, hvad hallen forventer at bruge tilskuddet fra kommunen til (og om det bruges på lovlige kommunale formål), ligesom det kan give et indblik i fx nye tiltag/projekter i hallen i det pågældende budgetår. Vedligeholdelsesplanerne giver både administration og udvalget et vigtigt indblik i hallernes aktuelle stand samt de forventede vedligeholdelsesarbejder i hallen i de kommende år, herunder tidsplan, prisoverslag samt overvejelser om finansiering.
Få flere incitamenter ind i model:
Administrationen er enig med Sørbyhallen i, at den nuværende model godt kunne indeholde en større tilskyndelse til fx at spare på energien/foretage energirenoveringer samt at øge aktivitetsniveauet. Begge dele er noget, der, hvis der er ønske herom, vil kunne inddrages i den forestående analyse af modellen.
Dog kan en ulempe ved øget brug af incitamenter være, at det kan gøre modellen mere kompliceret og administrationstung for både haller og administration, ligesom der alt andet lige er forskel på hallernes mulighed for fx at tiltrække mere aktivitet.
Administrationen oplever desuden, at de selvejende haller allerede har et stort fokus på at foretage energibesparende tiltag, ligesom evt. sparede forbrugsudgifter forbliver i rammen til de selvejende haller og fordeles ud til hallerne igen via restrammen.
Ønske om ændring af frist for bookinger:
Hvad angår Sørbyhallens ønske om ændring af fristen for bookinger fra 3 ugers varsel til 5 ugers varsel, så er den nuværende frist på 3 uger bl.a. sat ud fra et ønske om at få udnyttet ledig kapacitet mest muligt og udvise fleksibilitet over for brugerne. Og samtidig tage højde for, at man som hal skal have et rimeligt varsel om en booking. Administrationen bemærker, at der ikke er tale om bookinger udenfor de i aftalen skitserede åbningstider.
Administrationen har hverken på dialogmøder eller i høringssvar oplevet, at 3 ugers-fristen er et problem i de øvrige selvejende haller, men er åbne for at kigge på spørgsmålet, hvis det viser sig at være en generel udfordring i hallerne, som ikke kan løses lokalt via dialog. Derudover kan mulighed for fx nøglebrik-løsninger e.l. undersøges nærmere.
Vaccinecenter i Slagelse Hallen og dækning af merudgifter herfra:
Hvad angår Slagelse Hallens høringssvar, vedrører dette i høj grad den særskilte aftale med Regionen om vaccinecenter, som blev indgået under helt særlige omstændigheder (nedlukning, tvingende behov for vaccinecenter i kommunen). Hallen er flere gange af Kommunale Ejendomme (senest på det afholdte dialogmøde i november) blevet opfordret til at udarbejde en opgørelse over de merudgifter, som hallen har haft som følge af vaccinecenteret, til brug for den forhandling, der skal være med Regionen om dækning af merudgifter.
Der er i aftalen med regionen lagt op til, at det er regionen, der skal dække relevante merudgifter, herunder udgifter til evt. reetablering/dækning af skader. Administrationen har tilbudt hallen at hjælpe med opgørelsen af merudgifterne (sammenligne nuværende regnskabstal med tallene før vaccinecenteret).
Hallens merudgifter som følge af vaccinecenteret kan ikke dækkes via driftstilskudsmodellen til de selvejende haller, hvilket hallen er blevet informeret om. Det er værd at bemærke, at det er Regionens (og ikke kommunens) brug af hallen, der har givet meromkostningerne. Derudover ville det påvirke de øvrige hallers driftstilskud negativt, såfremt det var rammen til de selvejende haller, der skulle dække meromkostningerne.
Drifts- og samarbejdsaftalens form:
Hvad angår Sørbyhallens bemærkninger til selve aftalens form, så bemærker administrationen, at det har været et stort ønske fra flere haller, at de fik deres "egen" aftale, som tager højde for evt. lokale forhold. Dette er baggrunden for, at der de seneste år er lavet en aftale pr. hal i stedet for en samlet aftale, der skal dække alle haller. Administrationen vurderer, at det vil gøre flere hallers aftaler væsentligt længere og mere komplicerede, hvis der skal laves en samlet aftale, som skal dække alle hallers forhold, herunder også indeholde afsnit, som ikke er relevante for den enkelte hal.
Administrationen har ikke oplevet, at der ved opdateringen af aftalerne er sket forglemmelser mv. og gør opmærksom på, at selve beregningen foretages i et ark uafhængigt af selve aftalen. Administrationen kan på næste års dialogmøder undersøge, om hallerne samlet set stadig foretrækker en aftale pr. hal, eller om der, som foreslået af Sørbyhallen, i stedet skal laves en samlet aftale, der dækker alle haller. Og om der i øvrigt er andre ønsker til ændringer i aftalernes form.
Opsummering og anbefaling:
Administrationen vurderer på baggrund af hallernes høringssvar og de afholdte dialogmøder, at der er generel tilslutning til de foreslåede tilføjelser/ændringer i aftalen samt aftaleteksten som helhed. De fleste af hallerne har enten ingen eller få bemærkninger til aftalen, mens kun en enkelt hal har mange kommentarer/ændringsforslag. Administrationen anbefaler derfor, at de opdaterede aftaler bliver godkendt.
Flere af hallernes inputs vedrører aftalemodellen som helhed, herunder principperne for udmøntning af driftstilskuddet. Det er administrationens vurdering, at størstedelen af hallerne er tilfredse med modellen, som den er lige nu, evt. med mindre justeringer. Mens kun 1-2 af hallerne ønsker en større gennemgang/ændring af hele aftalemodellen.
Administrationen vil tage de modtagne inputs til aftalemodellen med i den kommende drøftelsessag om den forestående analyse af aftalemodellen.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Sagens videre forløb
På mødet i januar vil administrationen fremlægge en drøftelsessag om den analyse vedr. de selvejende haller, som Byrådet har vedtaget i det seneste budgetforlig. 
