20.   Principper for EU-udbud 2018 - indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer (B)

Udvalget skal tage stilling til en række principper, som skal ligge til grund for et kommende udbud for indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer, herunder udbudsform og tildelingskriterier.

Der skal ny kontrakt for indsamling af dagrenovation gældende fra 1. maj 2018.

Da den samlede udgift til indsamlingen overskrider EU’s tærskelværdier på ca. 1,5 mio. kr., skal opgaven udbydes i EU-udbud.

Affaldsordning 2018 er besluttet i hovedprincipper af Byrådet 28. november 2016 og rammerne er fastlagt i ”Regulativ for husholdningsaffald 2018”, som på Byrådsmøde 27. marts 2017 blev sendt i offentlig høring til 1. maj 2017.

Udbud gennemføres parallelt med Regulativ for husholdningsaffald 2018, idet der skal afsættes mellem et halvt og et helt år til at købe renovationsbiler. Der tages derfor forbehold for resultatet af høringen af regulativet. I yderste konsekvens kan ændringer i regulativet betyde, at opstart af ny affaldsordning må udskydes med nogle måneder.

Sidst blev indsamlingsopgaven udbudt som offentligt udbud i 3 geografiske områder. Samme renovatør vandt de 3 entrepriser. Renovatøren blev valgt ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor tildelingskriterierne blev vægtet med 50% på pris, 30% på miljø/arbejdsmiljø og 20% på kvalitet.

Vi lægger op til at udbyde i ét geografisk område. Dette er også tendensen på landsplan, idet de store landsdækkende renovatører som oftest vinder den samlede opgave.

For at tilgodese mindre vognmænd vil entreprisen for tømning af nedgravede affaldsløsninger og maxi- og vippecontainere blive udbudt som særskilt opgave. Det begrundes i, at tømning foregår med kran- eller ophalerbil, som normalt ikke indgår i renovatørens vognpark.

Inden opgaven med indsamling kan udbydes, skal der tages stilling til en række forslag til principper for udbuddet:

1. Udbudsform

Opgaven udbydes enten som offentligt udbud, hvor alle kan afgive bud eller som begrænset udbud med prækvalifikation, hvorefter kun de bedst egnede indbydes til at afgive bud.

2. Tildelingskriterier

De bydende skal overholde en række udvælgelseskriterier, f.eks. fremsendte tilbudslister, nøgletal, sikkerhedsstillelse og forsikringsoplysninger. Hvis disse er opfyldt vil buddene blive vurderet efter en række tildelingskriterier.

· Renovatør vælges enten ud fra laveste pris eller ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor tildeling både vægtes efter pris, miljø/arbejdsmiljø (eksempelvis støj, udledning og kørsel) og kvalitet (eksempelvis mandskabets arbejdsplan og kommunikation med kommunen).

· Vægtning fordeles enten med 50% på pris, 30% på miljø/arbejdsmiljø og 20% på kvalitet eller efter en anden %-fordeling.

Forslagene uddybes i Notat af 7. april 2017 om indsamlingsopgaven, som er bilag til sagen.

Lov nr. 1564 af 15. december 2015 om offentlige indkøb (Udbudsloven).

Der kan for hvert af punkterne vælges mellem følgende løsninger:

1.Udbudsform

1. Offentligt udbud

2. Begrænset udbud (med prækvalifikation)

Fordelen ved offentligt udbud er at alle kan byde, men det er også i nogle tilfælde ulempen.

3.Tildelingskriterier

1. Laveste pris

2. Økonomisk mest fordelagtige tilbud (benyttet i nuværende kontrakt med følgende vægtning: Pris 50%, Miljø/arbejdsmiljø 30%, Kvalitet 20%)

3. Anden fordeling af %-vægtning

Fordelen ved økonomisk mest fordelagtige tilbud er at miljø og kvalitet også kan vægte, når renovatøren skal vælges. Ulempen er, at vi måske ikke opnår laveste pris.

Administrationen anbefaler,

· at indsamlingsopgaven udbydes som offentligt udbud, så alle interesserede kan byde,

· at der som tildelingskriterier benyttes det økonomisk mest fordelagtige tilbud og vægtning: Pris 50%, Miljø/arbejdsmiljø 30%, Kvalitet 20%, idet det sikrer det bedste forhold mellem kvalitet/miljø og pris.

Det vurderes, at et almindeligt offentligt udbud vil være det mest optimale, da der på grund af den komplekse opgave typisk kun vil være 2-5 tilbudsgivere og at en eventuel gevinst ved at gennemføre et udbud med prækvalifikation vil være lille eller ingen.

Erfaringen viser, at det er mest almindeligt at vælge renovatør ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det vurderes, at være det mest optimale, da tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem kvalitet og pris” sikrer et højt serviceniveau overfor borgerne. Desuden foretrækker renovatørerne denne evaluering af tilbud, der sikrer værdien af de kvalitative kriterier i den samlede evaluering og tildeling.

Af miljøhensyn vil vi stille krav om, at der vælges et drivmiddel til skraldebilerne, der dels er afprøvet, dels sikrer at nuværende niveau for støj og udledning af CO2, CO, NOx og HC ikke øges væsentligt. De nuværende skraldebiler kører på diesel med el-aggregat til lift- og komprimatorfunktionen. Bilerne er relativt driftssikre og støjsvage, men der opnås ikke nødvendigvis den optimale reducering af udledning af CO2, CO, NOx og HC.

Vi vil stille krav om GPS-tracking på skraldebilerne og samtidig en tracking af aktivitet på liften. Ved at anvende dette system, vil det ikke være nødvendigt med tags i beholderne.

Det forventes at udbud annonceres medio maj 2017 med tilbudsfrist for bud ultimo juni 2017.

Resultatet af udbuddet forventes forelagt Erhvervs-, Plan- og Miljøudvalget 07. august 2017.

Udbud er indeholdt i budget 2017. Resultatet af udbuddene vil kunne betyde stigning i affaldsgebyrerne.

Ingen bemærkninger.

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1. at indsamlingsopgaven udbydes som offentligt udbud,

2. at der som tildelingskriterier benyttes det økonomisk mest fordelagtige tilbud og vægtning: Pris 50%, Miljø/arbejdsmiljø 30%, Kvalitet 20%,

Godkendt.