16.   Medlemssystem - WINkas Air til foreningslivet (B)

Sagsnr.: 330-2021-37581                 Dok.nr.: 330-2021-187477          Åbent

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget skal beslutte, om man ønsker at understøtte implementering af et online foreningssystem til foreninger på kultur- og fritidsområdet.

 Sagens indhold

I 2021 har Fritidsafdelingen implementeret Kommunesystemet WinKAS Pro til at håndtere bookinger og tilskudsudbetalinger. I første omgang på fritidsområdet, men på sigt også biblioteks- og kulturområdet samt andre relevante områder i kommunen, hvor der udbetales tilskud eller udlånes/udlejes lokaler.

Udbyderen har også et foreningssystem kaldet WinKAS Air (bilag 1), som kan hjælpe foreninger med at håndtere fx medlemmer, økonomi, hold og kontingenter. Systemet er det billigste på markedet og taler sammen med Kommunesystemet WinKAS Pro, så foreningerne får lettere kommunikation med forvaltningen og deres dokumenter let deles med bestyrelsen.

For at understøtte, at de foreninger, som ikke i forvejen har et online medlemssystem, som de er tilfredse med, kan komme godt i gang med WinKAS Air, kan kommunen hjælpe med dette ved at dække det opstartsgebyr på godt 1000 kr., som foreningen ellers vil skulle betale. Det kunne til en start være 50 foreninger på tværs af kultur og fritidslivet.

Der er mere end 300 foreninger i Slagelse Kommune, og administrationen vurderer, at der fortsat er en del foreninger, som ikke har et let anvendeligt, samlet medlems- og økonomistyringssystem.

Retligt grundlag

Kommunalfuldmagten.

Handlemuligheder

Udvalget kan:

A.    Afsætte et beløb, eksempelvis 50.000 kr., svarende til 50 foreningers oprettelse i WinKAS Air fra evt. overskydende midler fra Slagelse Guld og/eller Timekøb.

B.    Afsætte et andet beløb / vælge en anden finansiering

C.    Vælge at kommunen ikke skal understøtte foreningers oprettelse i WinKAS Air.

Vurdering

Administrationen vurderer, at understøttelse af foreningers oprettelse i WinKAS Air vil motivere de foreninger, som ikke allerede har et godt onlinesystem til at hjælpe med administrative opgaver.

WinKAS Air-versionen er overskuelig og let at komme i gang med. Der er udviklet gode instruktionsvideoer, som giver et hurtigt indblik i, hvordan man kommer i gang, og der er desuden en hotline for foreningerne.

Administrationen hjælper med 2 opstartsmøder i sommeren / efteråret og samarbejder med Slagelse Idræts Råd om dette.

Systemet vil også sikre, at foreninger, der har svært ved at aflægge regnskaber, få indkrævet kontingenter mv. får et let system til løsning af disse opgaver. Det vil desuden spare/reducere foreningernes udgifter til eks. opkrævninger og NETS.

Administrationen vurderer, at det vil være et godt redskab for foreningernes virke på både kultur- og fritidsområdet. Udbredelsen af systemet vil foregå både direkte til foreningerne, men også via de forskellige råd på området. De 50 ”opstartstilskud” vil gå direkte til udbyderen og fordeles efter ”først-til-mølle-princippet” til de foreninger, der ligger inden for området.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

På nuværende tidspunkt forventes et mindreforbrug på Slagelse Guld og Timekøb grundet Corona, som vil kunne omprioriteres til formålet. Dog er det usikkert, hvad et evt. mindreforbrug på Slagelse Guld bliver, da de fleste af overrækkelserne, herunder det store arrangement den 22. juni, finder sted efter deadline for dette dagsordenspunkt.

Tværgående konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Indstilling

Fritidschefen indstiller,

1.    at Kultur- og Fritidsudvalget afsætter et beløb, eksempelvis 50.000 kr., svarende til 50 foreningers oprettelse i WinKAS Air fra evt. overskydende midler fra Slagelse Guld og/eller Timekøb.

Bilag

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 8. juni 2021:

Fraværende: 

At 1: Godkendt.

Udvalget ønsker, at flest mulige foreninger for mulighed for tilslutning.