12.   Status på sagsbehandlingstider på Hjælpemiddelområdet (O)

Udvalget får en status på hjælpemiddelområdets ansøgninger/sagsbehandlingstider samt en evaluering af tidsfristerne.

Hjælpemiddelområdet har igennem de seneste år været under et stadigt stigende pres for at kunne fastholde serviceniveauet og de politisk fastsatte sagsbehandlingsfrister som følge af, at antallet af ansøgninger til området er steget år for år i perioden 2007 – 2015.

En stadig større andel af ansøgningerne bliver akut sagsbehandlet og afgjort, hvorfor området især har været udfordret på at kunne overholde den fastsatte sagsbehandlingstid på ventelistesagerne ”øvrige ansøgninger”, hvor sagsbehandlingsfristen for afgørelse er fastsat til 65 hverdage. Ventelistesagerne er ansøgninger, der ikke er akutte eller som kræver længere sagsbehandlingstid.

Afledt af situationen besluttede Udvalget på mødet i maj 2016 at opnormere hjælpemiddelområdet med 2 sagsbehandlende terapeuter samt 0,5 medarbejder til afledt drift. De nye medarbejdere blev ansat primo august 2016, hvor den første tid gik med instruktion og oplæring i nye systemer og arbejdsgange.

Udvalget fik efterfølgende på mødet den 5. oktober 2016 en status på hjælpemiddelområdet om, at der pr. ultimo september ’16 var 80 ansøgninger, der havde overskredet sagsbehandlingsfristen på de 65 hverdage og Udvalget godkendte en Tids- og Handleplan for nedbringelse af sagerne, således at den fastsatte sagsbehandlingsfrist på området vil kunne overholdes.

Tids- og Handleplan forelagt og godkendt d. 5. oktober 2016:

Hjælpemiddelområdet har siden medio september 2016 fokuseret indsatsen på området ved etablering af team med 7 medarbejdere, der behandler ”øvrige ansøgninger” (ventelistesager).

Tids- og Handleplanen er fulgt og har holdt frem til januar 2016. Fra 1. februar ’17 er der ansat en vikar, således at teamet er fuldt normerede med 7 medarbejdere.

Pr. 1.11.16:  70 ansøgninger sv.t. tids- og handleplanen

Pr. 1.12.16:   36 ansøgninger

Pr. 22.12.16: 31 ansøgninger  (op til jule- og nytårsferie)

Pr. 1.1.17:     60 ansøgninger  (efter jule- og nytårsferie)

Pr. 1.2.17:     23 ansøgninger

Pr. 9.2.17:     17 ansøgninger (før vinterferie i uge 7)

Pr. 20.2.17:   22 ansøgninger (efter vinterferie i uge 7)

Pr. 1.3.17      15 ansøgninger

Pr. 1.4.17        0 ansøgninger

Der indkommer gennemsnitlig 60-70 nye ansøgninger hver måned på området.

Udviklingen i antallet af ansøgninger på hjælpemiddelområdet (genbrugsområdet):

Som det fremgår ovenfor modtog hjælpemiddelområdet (genbrugsområdet) i 2016, i alt 7950, heraf var 703 ansøgninger med sagsbehandlingstid på 65 hverdage. 

Pr. ultimo februar 2017 verserer der 270 ansøgninger med en sagsbehandlingsfrist på 65 hverdage.

Terapeuternes nye arbejdsredskab – IT-systemet ”Talegenkendelse” påbegyndte sin implementering i området i oktober 2016. Terapeuterne har således over en periode i efteråret trænet for at indøve nye arbejdsgange. Hvor de tidligere var vant til at skrive i alle dele af sagsbehandlingen, bruger terapeuterne nu deres stemmer. I praksis indebærer det, at hhv. journaler, afgørelser, mails etc. indtales til skærm. Da arbejdsredskabet ikke kender eller genkender alle ord; såsom f.eks. særlige navne/efternavne og fagudtryk, arbejder terapeuterne med at opbygge og løbende udvide systemets ordbog, således at den indtalte sagsbehandling bliver omsat i fejlfri tekst på skærmen. Terapeuterne har taget det nye system til sig og anvender det. Terapeuterne oplever, at arbejdsredskabet giver en mere smidig og effektiv arbejdstilrettelæggelse. I modsætning til tidligere bliver eksempelvis telefonopkald fra borgere eller samarbejdspartnere nu journaliseret i umiddelbar forlængelse af opkaldet/samtalen.  

Lov om social service §§ 112-116

Administrationen vurderer, at mængden af ”øvrige ansøgninger” (ventelistesager) med overskredet sagsbehandlingstid på 65 hverdage vil være bragt i 0 sager med udgangen marts 2017.

Opnormeringen med 2 terapeuter samt det etablerede tiltag med 7 medarbejdere i teamorganisering på området betyder, at ventelisten nedbringes gradvis og effektivt, således at den fastsatte sagsbehandlingstid på 65 hverdage, kan overholdes.

Det næste mål for de kommende måneder er at nedbringe mængden af sager yderligere, således at et stigende antal ansøgninger bliver sagsbehandlet og afgjort indenfor de 65 hverdage. Realiseres dette mål vil området ikke i samme grad som nu kunne påvirkes af perioder med feriefravær o.lign., når der er nedsat bemanding på opgaven/området, men det vil i disse perioder stadig være muligt at overholde sagsbehandlingsfristen på de 65 hverdage. 

Det er derfor administrationens vurdering, at sagsbehandlingsfristen på de 65 hverdage indtil videre skal fastholdes.

Udvalget får en ny orientering om status på Hjælpemiddelområdet på mødet i juni 2017.

Udvalget tager orienteringen til efterretning.

Ingen.

Ingen

Erhvervs- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller på forvaltningens vegne,

1.    at Udvalget tager orienteringen til efterretning.

2.    at Udvalget orienteres om status på Hjælpemiddelområdet i juni 2017.

Fraværende:  Jens Jørgensen (V), Kurt Rasmussen (A)

Udvalget ønsker at genoptage sagen, hvor de forskellige kategorier og de tilknyttede ekspeditionstider tilføjes sagsfremstillingen. Herunder ønsker udvalget en gendrøftelse af serviceniveauet på området. Dette særligt set i forbindelse med områdets økonomiske udfordringer.