9. Status på bygningsdrift (O)
9.      Status på bygningsdrift (O)
Sagsnr.: 330-2016-21275               Dok.nr.: 330-2016-162981                                          Åbent
Kompetence: Fagudvalget
Beslutningstema
Udvalget orienteres om status på omlægning af bygningsdriften,
 med henblik på at afdække og drøfte bekymrings- og fokuspunkter, indenfor
 fagudvalgets område.
Baggrund
Byrådet besluttede i forbindelse med budget 2015-18 en total
 omlægning af bygningsdriften med henblik på udmøntning af en besparelse på 10
 mio. kr. fra 2019.
Pr. 1. januar 2016 blev alle servicemedarbejdere overflyttet
 til den nye serviceorganisation Ejendomsservice.  2016 vil være et overgangsår
 hvor de fremtidige snitflader (SLA) skal udvikles i samarbejde med
 medarbejderne og de decentrale virksomheder.
Centerchefen for kommunale Ejendomme vil deltage på mødet og
 orientere om status og udfordringer i forbindelse med omlægningen.
Omlægning af bygningsdriften bygger på en række
 delelementer. Disse delelementer er nærmere beskrevet nedenfor:
Ny serviceorganisation - Ejendomsservive
Ejendomsservice er opbygget af et tværgående team og 4
 lokale serviceområder, som er den bærende akse i Ejendomsservice. De fremtidige
 snitflader forventes at blive således:
Ø  Opgaver der er uændret i forbindelse med omlægning af
 bygningsdrift.
Ø  Opgaver der er ændret i forbindelse med omlægning af
 bygningsdrift.
Decentrale virksomheder og institutioner
Ø  Indholdsdrift (passe børn, undervise, ældrepleje osv.)
Ø  Udvikling af det faglige indhold
Ø  Sparring og samarbejdspartner i forhold til driften og
 udviklingen af bygninger
Ø  Adfærd i forhold til energiforbrug
Lokale serviceområder
Ø  Serviceopgaver (en bred vifte af forskellige serviceopgaver,
 herunder klargøring af lokaler til aktiviteter, opstilling af borde,
 sportsanlæg, kørselsopgaver mm.)
·  Mindre flytteopgaver, oprydning, ophængning af tavler mm.
Ø  Daglig dialog med brugerne (adgang, oprydning, glemte ting
 mv.)
·  Opsyn med bygningerne tilknyttet området, herunder
 grundejerforpligtigelser (renhold, snerydning mm.)
Ø  Almindelige driftsopgaver (skifte pærer, test af ABA-anlæg,
 alarmer mv.) 
Ø  Daglig drift af tekniske anlæg, varmestyring, varmeanlæg mv.
Ø  Åbne/lukke funktion (hvor det løses af servicemedarbejder)
Ø  Mindre planlagte vedligeholdelsesopgaver og rekvirering af
 håndværkere – indvendig
Ø  Akut og alm. bygningsvedligeholdelse – indvendig (toiletter og
 vandhaner der løber, rense vandlåse, afløb og lignende)
·  Akut og alm. bygningsvedligeholdelse – udvendig (klimaskærm og
 tekniske installationer)
·  Mindre planlagte vedligeholdelsesopgaver og rekvirering af
 håndværkere - udvendig
·  Løbende dialog med brugerne om energiforbrug
·  Tæt dialog med de decentrale virksomheder
·  Kørsel til alarmer i bestemte tidsrum
Tværgående opgaver (Tidligere ”Kommunale Ejendomme”)
Ø  Planlagt bygningsvedligeholdelse - indvendig
Ø  Udsving i energipriser og graddage 
·  Planlagt bygningsvedligeholdelse - udvendig
·  Større vedligeholdelses- og ombygningsopgaver
·  Service af ventilationsanlæg
·  Tværgående serviceaftaler (elevator, andre lovpligtige service
 mv.)
·  CTS-anlæg og energioptimering
·  Energiprojekter
·  Alarmsystem og overordnet ansvar for alarmkørsel
·  Risikovurdering af kommunens ejendomme
·  Elektroniske låse/adgangskontrol
·  Bygningssyn
·  Støttefunktion for serviceområderne
Udover den nye serviceorganisation består omlægningen af
 bygningsdriften af følgende primære elementer: Arealdisponering, udearealer,
 boligadministration og intern husleje.
Arealdisponering 
Arealdisponeringen vil fremover blive mere koncernstyret –
 som et led i den vedtagne ejendomsstrategi. Landdistrikts-, Teknik- og
 Ejendomsudvalget skal vedtage retningslinjer for arealoptimering/-anvendelse,
 gældende for alle bygninger i Slagelse Kommune (en del af udmøntningsplanen for
 ejendomsstrategien). Center for Kommunale Ejendomme vil efterfølgende - i en
 periode på 2-3 år - registrere anvendelsen af alle arealer i basisbygninger, og
 med henblik på at arealanvendelsen optimeres.
Udearealer 
Drift af udearealer og grundejerforpligtigelser (ikke
 sportsgræs) samles, på samme måde som det er gjort med rengøringen. Området
 opmåles, beskrives og udliciteres, helt eller delvist. Opgaven med at samle og
 udbyde driften i samarbejde med Entreprenørservice, da kompetencerne til denne
 type opgave er bedst her. Der udarbejdes en særskilt politisk sag for selve
 udliciteringen. Udliciteringen skal udover en konkurrenceudsættelse af opgaven
 medvirke til en betydelig sæsonudjævning i den fremtidige bygningsdrift.
Boligadministration og intern husleje
Udover en række forskellige udlejningsejendomme har Slagelse
 Kommune ca. 500 boligenheder, der er opført efter lov om almene boliger. Det er
 plejeboliger (ældreboliger) og handicapboliger. Den tekniske og administrative
 drift af disse boliger har tidligere været delt ud over 3 forskellige kommunale
 centre og en ekstern aftale med et boligselskab i Roskilde (huslejeopkrævning,
 regnskab iht. særlig lovgivning mv.). Denne opgave samles i én enhed (Boligadministration)
 i Center for Kommunale Ejendomme, og den tekniske servicedel integreres i den
 nye serviceorganisation (beskrevet ovenfor). Administrationsaftalen med
 boligselskabet i Roskilde fornyes derfor ikke, når den udløber i 2017.
Der indføres intern husleje indenfor det tunge
 takstfinansierede område (handicap- og psykiatriområdet). Modellen udarbejdes i
 tæt samarbejde med Center for Handicap og Psykiatri og Økonomicenteret. Intern
 husleje vil betyde, at områdets økonomi til bygningsdrift og vedligeholdelse
 bliver én lukket økonomisk enhed. Det er endnu ikke fastsat hvornår, intern
 husleje skal indføres, men målsætningen er 2017.
Retligt
 grundlag
Ingen bemærkninger.
Handlemuligheder
Ingen bemærkninger.
Vurdering
Ingen bemærkninger.
Økonomiske
 og personalemæssige konsekvenser
Omlægningen af bygningsdriften skal udmønte en samlet
 driftsbesparelse på 10 mio. kr., som er en del af en større
 effektiviseringsproces på ejendomsområdet.
Konsekvenser
 for andre udvalg
Omlægning af bygningsdriften omfatter alle politiske
 fagudvalg med bygninger.
Indstilling
Centerchefen for Kommunal Ejendomme indstiller,
Ø  Orienteringen drøftes med henblik på at udpege eventuelle
 fokuspunkter i det videre arbejde.
Beslutning i Kultur-,
 Fritids- og Turismeudvalget den 4. april 2016:
Fraværende: 
ingen
Udvalget drøftede orienteringen og har følgende
 fokuspunkter:
- Der skal arbejdes på at tydeliggøre, hvad hver enkelt
 udvalg har ansvar for, og hvilke roller de enkelte udvalg spiller i en politisk
 sagsbehandling
- Der skal være en skarphed i den administrative
 koordinering af sager
A foreslog her ud over, at følgende fokuspunkter som minimum
 indgår i det videre arbejde:
- En vurdering af udviklingen i det oplevede serviceniveau i
 virksomheder
- En skelnen mellem indeholdte effektiviseringer og
 besparelser på serviceområderne
- En vurdering af bureaukrati i rekvirering af
 serviceydelser
- En vurdering af virksomhedernes evt. ændrede holdning til
 at passe på egne bygninger
- En vurdering af beslutningskompetence for så vidt angår
 nødvendige investeringer i bygningsvedligehold eller bygningsinvesteringer.
V, I og O tilsluttede sig A|s forslag.
Beslutning i Handicap- og
 Psykiatriudvalget den 4. april 2016:
Fraværende: 
Helle Blak (F)
Orienteringen tages til efterretning og Handicap- og
 Psykiatriudvalget foreslår at følgende fokuspunkter som minimum indgår i det
 videre arbejde:
En vurdering af udviklingen i  det oplevede serviceniveau i
 virksomhederne.
En skelnen mellem indeholdte effektiviseringer og
 besparelser på serviceområderne.
En vurdering af bureaukratiet i rekvirering af
 serviceydelser.
En vurdering af virksomhedernes evt. ændrede holdning til at
 passe på egne bygninger
og en tydeliggørelse af beslutningskompetence for så vidt
 angår nødvendige investeringer i bygningsvedligehold elller
 bygningsinvesteringer.
Beslutning i Beskæftigelses-
 og Integrationsudvalget den 5. april 2016:
Fraværende: 
Orienteringen blev drøftet og taget til efterretning.
Ali Yavuz (A) foreslog herudover, at følgende fokuspunkter
 som minimum indgår i det videre arbejde:
- En vurdering af udviklingen i det oplevede serviceniveau i
 virksomheder
- En skelnen mellem indeholdte effektiviseringer og
 besparelser på serviceområderne
- En vurdering af bureaukrati i rekvirering af
 serviceydelser
- En vurdering af virksomhedernes evt. ændrede holdning til
 at passe på egne bygninger
- En vurdering af beslutningskompetencen for så vidt angår
 nødvendige investeringer i bygningsvedligehold eller bygningsinvesteringer.
V, O og Ø tilsluttede sig forslaget.