12. Resultatet af sagsgennemgangen på det specialiserede børne- og ungeområde (B)
12. Resultatet af sagsgennemgangen på det specialiserede børne- og
ungeområde (B)
Sagsnr.: 330-2016-29526 Dok.nr.: 330-2016-230726 Åbent
Kompetence: Uddannelsesudvalget
Beslutningstema
Uddannelsesudvalget skal tage orienteringen af resultatet af
sagsgennemgangen på det specialiserede børne- og ungeområde til efterretning
samt godkende videre tids- og procesplan og anbefale Økonomiudvalget tilførsel
af budget til ekstra rådgivere, konsulentbistand og forebyggelsespulje.
Baggrund
Økonomiudvalget godkendte 22. februar 2016, at den eksterne
sagsgennemgang bliver varetaget af BDO. Sagsgennemgangen blev iværksat, fordi regnskab
2015 viser et merforbrug på 18,1 mio. kr., og at den forventede regnskab for 2016
viser et yderligere merforbrug på 9,5 mio. kr.
BDO fik til opgave at lokalisere mulige reduktioner på både
kort og længere sigt, blandt andet ved at afdække den administrative praksis af
de vedtagne serviceniveauer samt give input til ændringer.
Sagsgennemgangen har et omfang på 80 sager med
foranstaltninger. Der er fokuseret på anbringelsesområdet og anvendelsen af de
mest indgribende forebyggende foranstaltninger – såsom aflastning på
aflastningsinstitution og mor/barn-anbringelse på døgnophold. Fordelingen er
sager er:
48 anbringelsesager
· 16 i plejefamilie
· 17 i private opholdssteder
· 15 i kommunale eller regionale døgntilbud
32 sager i forebyggende foranstaltninger
· 14 i forebyggende dagforanstaltninger med højt indsatsniveau
· 15 i aflastning (børn og unge med handicap)
· 3 forældre-barn anbringelser
Derudover er der gennemført en række fokusgruppeinterviews
med rådgiverne i Afdeling for Børn og Unge for at kvalificere data fra
sagsgennemgangen. Interviewene har haft fokus på fire temaer:
organisering/samarbejde, retningslinier/processer, faglige kompetencer og kultur.
Der har været fokus på følgende i sagsgennemgangen:
· Om der er tilstrækkelig faglig styring i selve sagsbehandlingen
og hvilke udfordringer, der eventuelt ses at være i styringen
· Om der er sammenhæng mellem det udmeldte serviceniveau herunder
anbringelsesgrundlag og den praksis der udøves
· Om indholdet i foranstaltningerne indholdsmæssigt og prismæssigt
svarer til formålet med indsatsen
Hovedkonklusionen i rapporten er, at retningslinierne for
sagsbehandlingen overordnet set er hensigtsmæssige, men at kvaliteten af den
faglige styring på enkeltsagsniveau er præget af store udfordringer og mangler.
De vedtagne serviceniveauer vurderes at være relevante, men
i de gennemgåede sager ses de ikke at være implementerede.
BDO ser på baggrund af analysen tre overordnede
udfordringer, som i nogen grad er internt forbundne, og som får en forstærket
effekt, når de kombineres.
1. Den enkelte
rådgiver har ansvaret for et særdeles stort antal sager, set i lyset af tyngden
og kompleksiteten af sagerne.
2. Afdeling for
Børn og Unge er en organisation præget af en overlevelseskultur, hvor
kvaliteten i sagsbehandlingen nedprioriteres.
3. Der er utilstrækkelig
kapacitet hos den interne leverandør, Slagelse Familie Center, og dermed
uforholdsmæssig lang ventetid på indsatser.
Det er BDO’s vurdering, at der er en helt grundlæggende
udfordring i det forhold, at der ikke er mulighed for at arbejde forebyggende
på det specialiserede børn og unge område. Kombinationen af, at der er et højt
sagsantal for den enkelte rådgiver og en utilstrækkelig kapacitet hos Slagelse
Familie Center, betyder, at sagerne kommer til at ligge længe i alle dele af
organisationen. Det betyder, at problematikkerne omkring barnet udvikler sig
yderligere og ikke længere kan håndteres med forebyggende indsatser.
Retligt
grundlag
Kasse- og regnskabsregulativet.
Handlemuligheder
I relation til de tre ovenstående hovedkonklusioner
opstiller rapporten en række anbefalinger:
1. Personalemæssige
ressourcer
Der skal være tilstrækkelige personaleressourcer til stede.
En forudsætning for, at der kan ske hyppig og målrettet opfølgning i alle sager
og med udgiftsreduktioner for øje, er, at den enkelte rådgiver har den fornødne
tid til rådighed for at kunne sikre tilstrækkelig styring på enkeltsagsniveau
og samtidig sikre tilstrækkelig kvalitet og lovmedholdelighed i sagerne.
Sagstallet i Afdeling for Børn og Unge er gennemsnitligt omkring 50 sager pr.
årsværk. BDO vurderer, at dette sagstal er for højt.
2. Organisering,
roller og ansvar
BDO anser det centralt, at den nye organisering af Afdeling
for Børn og Unge (iværksat 1. oktober 2015)s øges færdigimplementeret med et
særligt fokus på accept af roller, ansvar og kompetencer på både ledelses- og
medarbejderniveau. Dette bør ske med en høj grad af leder- og
medarbejderinvolvering med henblik på forankring og kulturændring.
BDO anbefaler endvidere, at der sættes fokus på at få
implementeret de udarbejdede retningslinier/arbejdsgange/serviceniveauer
således at målet med disse rent faktisk kan indfries.
3. Udbygning af
tilbud
Det bør afsøges om (eller hvordan) Slagelse Familie Center
har tilstrækkeligt fokus på progression i familierne samt et skarpt fokus på
afslutning af sager, når målet i sagen er nået. Det kræver, at der udvikles en
klar og tydelig praksis for anvendelse af dokumentation i arbejdet, herunder
udarbejdelse af pædagogiske handleplaner og statusnotater, der er målrettet rådgivernes
handleplan i henhold til SEL § 140.
Det er BDO’s umiddelbare vurdering, at det bør undersøges
hvorvidt og hvordan det vil være muligt at omlægge en del af indsatserne til
interne leverandører. Det anses umiddelbart for sandsynligt, at der på trods af
en investering i tilbud vil kunne opnås en samlet besparelse.
Elementerne vil indgå i den tids- og finansieringsplan som
fremlægges på Uddannelsesudvalgets møde den 6. juni 2016.
Vurdering
Det er administrationens vurdering, at de ovenstående
anbefalinger er aktuelle og relevante, og at dette vil kræve et længerevarende
udviklingsarbejde over de næste 2-3 år. Det er afgørende, at dette udviklingsarbejde
også bygger på kompetenceudvikling af rådgiverne og afdelingen, og at der
afsættes ressourcer til, at forandringer bliver implementeret ”håndholdt” i
samarbejde med den enkelte rådgiver, gruppe og hele afdelingen. Dette
udviklingsarbejde er en forudsætning for, at området over tid kan opnå
økonomisk balance og faglig bæredygtighed.
Rapporten peger ikke på initiativer til en handleplan, der
kan imødekomme det overførte merforbrug fra 2015. Økonomiudvalget vil derfor få
forelagt forslag fra administrationen til håndtering af overført merforbrug.
BDO’s rapport peger til gengæld på, at der er behov for en
tidsafgrænset budgettilførsel, således der over de næste 2-3 år kan ske de
nødvendige forandringer for at skabe langvarig økonomisk balance. Desuden
vurderes sagsantallet pr. rådgiver til at være for højt. For at iværksætte de
nødvendige forandringer anbefaler administrationen derfor, at der allerede
tilføres midler i 2016.
Økonomiske
og personalemæssige konsekvenser
Administrationen vurderer, at der her og nu er brug for
følgende behov for budgettilførsel. Behovene vil blive yderligere beskrevet til
udvalgsmødet 6. juni 2016.
· Tilførsel af 10 rådgivere, svarende til 2 mio. kr. i 2016 og
derefter 4,5 mio. kr. årligt. Det forventes herved, at sagstallet kan reduceres
til 30-40 sager pr. rådgiver. Dermed kan der tages hyppigere og mere målrettet
hånd om den enkelte sag.
· Tilførsel af ressource til konsulentbistand med 0,5 mio. kr. i
2016 og 2017, som kan understøtte den nødvendige forandring samt kvalitets- og
kompetenceopbygning.
· Etablering af 1-årig forebyggelsespulje på 5 mio. kr., således at
der allerede i 2016 kan igangsættes tidlige indsatser for udsatte børn og unge.
Frem mod budgetforhandlingerne udarbejdes en opdateret
perspektivanalyse som grundlag for at vurdere den samlede økonomi på Børne og
Ungeområdet fra 2017. Rapporten forelægges politisk til august.
I mio. kr. | Politikområde | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 |
Bevillingsønske | | | | | |
Drift (Sagsbehandlere) | 1.2 | 2,0 | 4,5 | 4,5 | 4,5 |
Drift (Konsulentbistand) | 1.2 | 0,5 | 0,5 | | |
Drift (Forebyggelsespulje) | 8.4 | 5,0 | | | |
Finansiering | | | | | |
Kassen | 1.4 | -7,5 | -5,0 | -4,5 | -4,5 |
Konsekvenser
for andre udvalg
Rapporten skal behandles på Økonomiudvalget.
Indstilling
Centerchef for Børn og Familie indstiller,
1.
at Resultatet af sagsgennemgangen tages til efterretning.
2.
at Udvalget godkender, at der på udvalgsmødet d. 6. juni 2016 bliver
forelagt en samlet tidsplan i relation til den fremadrettede udvikling af
området.
3.
at Forslag til tillægsbevillinger til rådgivere, konsulentbistand til
implementering af anbefalinger samt 1-årig forebyggelsespulje godkendes.
Beslutning i Uddannelsesudvalget
den 2. maj 2016:
Fraværende:
Første til og med tredje "at" godkendes.
Tredje "at" bliver oversendt til Økonomiudvalget
med Uddannelsesudvalgets anbefaling om, at forslag til tillægsbevillinger til
rådgivere, konsulentbistand til implementering af anbefalinger samt 1-årig
forebyggelsespulje godkendes.
Beslutning i Økonomiudvalget
den 23. maj 2016:
Fraværende:
Troels Christensen(I) stillede følgende forslag:
Med reference til indstillingspunktet om tilførsel af 10 nye
medarbejdere - ønsker LA at præcisere, at ekstrabevillingen hertil primært skal
findes ved besparelser på rådhuset, herunder ikke mindst de mange interne
konsulenter. Videre ønskes en særskilt evaluering af ledelsesforholdene på
området, herunder tilbagemeldingerne til direktionen og det politiske system
samt forslag til nødvendige handlinger. Forslaget blev ikke sat til selvstændig
afstemning, da det var indeholdt i senere forslag fra A.
A stillede følgende ændringsforslag til At 3:
"Anbefales til Byrådets godkendelse. Udvalget vil på
næste møde vedtage konkrete finansieringsforslag for 2016, men beslutter
allerede nu, som en del af finansieringen i 2016 og fremover, at nedlægge
"Kommunikation og Marketing" afdelingen med det samme, således at der
både spares mindst en chefstilling samt betydelige udgifter til annoncering, og
således at afdelingens kerneopgaver decentraliseres.
Desuden vil udvalget tage initiativ til nedlæggelse af et
antal administrativt prægede stillinger på rådhuset og i
centraladministrationen, herunder interne konsulenter. Udvalget forventer
således, at finansieringen fra og med 2017 kan findes ved besparelser, idet
disse besparelser fastlægges endeligt i forbindelse med budget 2017
drøftelserne.
Udvalget bemærker, at det i rapporten fra BDO nævnes, at
politisk fokus på enkelte sager i nogen grad præger prioriteringen af sagerne i
afdelingen, og udvalget understreger i den sammenhæng på det kraftigste, at
politisk fokus på enkelte sager ikke må medvirke til en opprioritering af
sådanne sager fremfor andre enkeltsager. Udvalget bemærker desuden, at der vil
blive lagt politisk vægt på, at de i BDO-rapporten nævnte sagsområder i højere
grad skal udføres tæt på borgerne, herunder at medarbejdere inkl.
myndighedskompetencer knyttes meget mere direkte til indsatser overfor de
berørte familier i relevante skoler og daginstitutioner."
Anbefales til Byrådets godkendelse. For stemte A og I, imod
stemte V og Michael Gram.
V og Michael Gram anbefalede At 3 og at finansieringen
drøftes i Forligskredsen forud for behandlingen i Byrådet.
Beslutning i Byrådet den 30.
maj 2016:
Fraværende:
At 1 til 3 godkendt.
Byrådet godkender, at der meddeles tillægsbevillinger til
rådgivere, konsulentbistand og forebyggelsespulje i 2016 - i alt 7,5 mio. kr.
Tillægsbevillingen finansieres via merindtægter og
mindreforbrug på henholdsvis:
3,0 mio. kr. fra enhed 21002 overhead på takstfinansierede
områder i 2016
1,6 mio. kr. fra enhed 32010, sted nr. 018004 ydelsesstøtte
i 2016
samt med 2,9 mio. kr. der tidligere er tilført kassen via
overførte midler fra Økonomiudvalget fra 2015 til 2016, Byrådet beslutning fra
den 29. marts 2016.
Byrådet beder borgmesteren om, i sit budgetforslag for
2017-2020, at fremkomme med forslag til bevillinger på området i budgetperioden
2017-2020, således at der skitseres en samlet løsning for området med fokus på
tidlig forebyggelse, decentrale indsatser, resultatforventninger, evalueringer
og finansieringen for hele budgetperioden.
