6. Ny Servicemodel - Ejendomsservice (B)
6. Ny Servicemodel - Ejendomsservice (B)
Sagsnr.: 330-2019-67598 Dok.nr.: 330-2019-516098 Åbent
Kompetence: Erhvervs- og Teknikudvalget
Beslutningstema
Udvalget orienteres om status på drøftelserne med
virksomhederne vedr. individuelt valg af Servicemodel og skal træffe beslutning
om oplæg til ressourcemodel.
Baggrund
På baggrund af Byrådets behandling af sagen vedr. Ny
Servicemodel d. 25. november, blev det besluttet at …”der foretages en
implementering af ny servicemodel efter model ABC, dog således, at der
omfordeles/og tilgår en markant andel af de centrale ressourcer til de
decentrale enheder. Ejendomsservice går i dialog med institutionerne straks (i
indeværende år, jf. budgetaftalen) og forelægger en status for udvalget i
begyndelsen af 2020. Der lægges vægt på, at institutionerne får så attraktivt
et tilbud som muligt, hvorved de får en reel valgfrihed, og at der skabes rum
for forskellige former for samarbejde institutionerne imellem".
Status på drøftelserne med de kommunale virksomheder
I december blev 81 kommunale virksomhedsledere inviteret til
at tilkendegive om de havde umiddelbar interesse i en dialog omkring selv at
varetage en del af serviceopgaven.
33 virksomheder har meldt tilbage og heraf er 26
interesserede i at høre nærmere omkring model B eller C. Der er planlagt møder
med disse virksomhedsledere i uge 3-5, hvor ønsker og muligheder kan drøftes
mere konkret, på baggrund af ressourcemodellen.
Ressourcer til fordeling
Ressourcemodellen fordeler Ejendomsservices nuværende budget
til ejendomsservicemedarbejdere og budgetterne til indvendigt vedligehold og
vedligehold af udenomsarealer.
De medarbejdere som i dag er ansat i Flex- og Seniorjob,
aflønnes ikke via Ejendomsservice og er derfor ikke medtaget. Virksomheder, der
vælger model B eller C, kan ligeledes vælge at ansætte medarbejdere i Flex- og
Seniorjob.
Ejendomsservice varetager i alle modeller klimaskærmen og de
tekniske installationer. Der udelades derfor de nuværende 7 medarbejdere i
Vagt/Teknik-teamet, som er specialiseret i de tekniske installationer.
Ejendomsservice varetager i alle modeller
Aften/Weekend-funktionen der håndterer åbne-lukke funktionen på skoler, haller
og andre bygninger, der fx anvendes af kultur- og fritidsbrugere udenfor alm.
åbningstid.
Der tillægges desuden 12,5% til lønsummen til dækning af
ledelse, administrativ understøttelse, kørsel, arbejdstøj og håndværktøj.
I forhold til ressourcerne til indvendigt vedligehold og
vedligehold af udenomsarealer, tages der bl.a. udgangspunkt i de planlagte
opgaver i 2020-budgettet, som blev godkendt på ETU i december.
De virksomheder der vælger C-modellen for det indvendige
vedligehold, får økonomi og ansvar for vedligehold og udskiftning af alle
indvendige overflader, døre, sanitet og belysning. Teknik, forsyning og
klimaskærm vedligeholdes fortsat af Ejendomsservice jf. Byrådets beslutning.
De virksomheder der vælger C-modellen for vedligehold af
udenomsarealer, får økonomi og ansvar for vedligehold og udskiftning af alle
udvendige arealer (fx fliser, asfalt, græs, hæk, hegn og legepladser).
Ejendomsservice sørger fortsat for, at de lovpligtige legepladseftersyn
udføres, mens vedligehold og lovliggørelse udføres af virksomhederne i
C-modellen.
Økonomien til vedligehold af de grønne arealer, er
pt. bundet i et samlet udbud der løber frem til maj 2021, hvor opgaven efter
planen skal udbydes igen. I denne proces får virksomhederne i Model C mulighed
for, at vælge om de vil være en del af det samlede udbud eller at hjemtage
opgaven og den tilhørende økonomi.
Ressourcefordelingsmodel
I Budgetaftalen 2020-2023 er det
besluttet at:
Der skal
udarbejdes nogle modeller for tildeling af personale/timeforbrug, som tager
hensyn til institutionsstørrelse og den bygningsmæssige standard, hvorved også
små institutioner gives reel mulighed for at kunne disponere over eget
personale. Tag og fag samt udførelsen af de lovmæssige
vedligeholdelsesforpligtelser skal varetages af KE.
Der findes imidlertid ikke på nuværende tidspunkt en samlet
opgørelse over bygningsmæssig standard, som er anvendelig til formålet. Der er
derfor udarbejdet 2 modeller for udmøntning af ressourcerne til lønsum,
indvendigt vedligehold og vedligehold af udenomsarealer:
·
Den samlede ressource fordelt ud fra BBR-areal
·
Den samlede ressource fordelt ud fra en vægtet model, som
inddrager
BBR-areal, Bygningens Anvendelse og Ejerskab
Bilag 2 viser fordelingen af lønsum for de to modeller, mens
bilag 3 viser fordelingen af midler til indvendig vedligehold og vedligehold af
udenomsarealer.
BBR
Der findes arealoplysninger for samtlige virksomheder, enten
via BBR-registret eller kvalificeret ved senere opmåling eller fordeling
imellem brugere af samme bygninger.
Ejerskab
Ejerforholdet er afgørende for kommunens forpligtelser og
servicebehov i den enkelte ejendom. Derfor bør der skelnes imellem ejendomme
som er Udlejede, Indlejede eller vi har Fuldt Ejerskab.
Ligeledes gives en mindre ressource til ejendomme som står i Tomgang
uden anvendelse, mens de afventer ny anvendelse eller salg. Nedenfor ses hvor
meget 1 m² vægtes ved de forskellige ejerforhold.
Fuldt
ejerskab | 100% |
Indlejede | 70% |
Udlejede | 40% |
Tomgang
| 30% |
Bygningens Anvendelse
Erfaringen siden etableringen af Ejendomsservice har været,
at efterspørgslen efter serviceydelser afhænger af den kommunale funktion, som
varetages i bygningen. Nedenstående vægtning afspejler den måde Ejendomsservice
udføres i dag og viser hvor meget 1 m² vægtes ved de forskellige
anvendelsestyper.
Administration | 100% |
Aktivitetscenter | 100% |
Boliger
(H&P/Ældre) | 100% |
Boligudlejning
private | 100% |
Daginstitution | 100% |
Døgntilbud | 110% |
Erhverv/Industri | 80% |
Genoptræningscenter | 100% |
Hal | 80% |
H&P
Aktivitetstilbud | 110% |
Idrætsanlæg/tribune | 60% |
Klubber
(Junior/Ungdom) | 90% |
Kulturbygning | 80% |
Plejecenter | 80% |
Skole | 125% |
Specialskole | 135% |
Svømmehal
| 100% |
Øvrige
(tandklinik fx) | 100% |
Forbehold
Ejendomsservice har i forbindelse med udarbejdelsen af ressourcemodellen,
været i kontakt med andre kommuner og KL, for at afsøge om der var lignende
modeller i drift andre steder. Det er der imidlertid ikke umiddelbart. Der
findes altså ikke et nøgletal eller standarder for disse ydelser og
ressourcemodellen må anses for bedst mulige estimat på nuværende tidspunkt. Det
er muligt at arbejde videre med disse kriterier og i de kommende år forsøge at
finde en bedre model. Erfaringerne med ressourcemodeller fra fx skoleområdet og
dagtilbudsområdet er, at det er en tung administrativ opgave og at
retfærdigheden opleves forskelligt på de kommunale virksomheder.
Det er muligt, at reservere en del af midlerne (fx 10%) til
vedligehold, i en central pulje som kan anvendes til at rette op på eventuelle
problematikker i modellen i løbet af året. Det anbefales dog, at disse oprettes
fra år til år i den løbende forbedring af modellen.
Størstedelen af skolerne fungerer i dag som base, hvor de
lokale Ejendomsservicemedarbejdere til dagligt møder ind og har kontor og
udstyr. I de fleste tilfælde serviceres de omkringliggende ejendomme ud fra
denne base. Skolerne har mange serviceopgaver og har i praksis fået et relativt
højere serviceniveau, end de fleste andre kommunale virksomheder.
Fordelingskriterierne inkluderet i den vægtede BBR-model afspejler derfor i
højere grad end BBR, det nuværende timeforbrug på de kommunale virksomheder.
De takstfinansierede virksomheder valgte ved indgangen til
2019, at Ejendomsservice skulle håndtere budgetterne til bl.a. indvendigt
vedligehold og udenomsarealer. Eftersom deres vedligeholdsbudgetter er højere
end gennemsnittet og finansieret via taksten, vil disse virksomheder i givet
fald få samme beløb retur, som blev leveret i 2019.
Retligt
grundlag
Ingen bemærkninger.
Handlemuligheder
Udvalget kan vælge at ressourcerne uddeles alene efter BBR
eller efter den vægtede BBR-model, som inddrager ejerskabet og bygningens
anvendelse.
Udvalget kan også bede om at der beregnes på nye kriterier,
hvilket vil betyde en ny tids- og handleplan i forhold til processen med de
kommunale virksomheder og medarbejderne.
Vurdering
Administrationen anbefaler at der anvendes den vægtede
BBR-model, der bl.a. tager højde for den kommunale aktivitet eller
velfærdsydelse, som foregår i bygningen.
En model der alene anvender BBR som fordelingsnøgle, vil
give uforholdsmæssigt mange ressourcer til fx tomme ejendomme eller ejendomme
som har en lav aktivitet, fx lagerbygninger.
Det anbefales, at der arbejdes videre med at forbedre
modellen, på baggrund af første års erfaringer og at repræsentanter for de
forskellige virksomhedstyper inddrages i dette arbejde.
Økonomiske
og personalemæssige konsekvenser
Ved Byrådets behandling af Ny Servicemodel blev det
understreget at, ”Der gives ansættelsesgaranti, således at ingen
medarbejdere i Ejendomsservice afskediges som konsekvens af omlægning til ny
Servicemodel".
De personalemæssige konsekvenser af at nogle virksomheder,
vil vælge at få overført medarbejderressourcer, bliver at en række medarbejdere
vil få ændret ansættelsessted.
Dette har været drøftet på Lokal-MED i Ejendomsservice d.
16. december. MED-udvalget har godkendt Tids- og Handleplanen i Bilag 1. Heraf
fremgår at status på drøftelserne udsendes til samtlige medarbejdere ultimo
januar, hvorefter udvælgelsen af medarbejdere efter Lokal-MED’s valgte
kriterier kan påbegyndes.
Herefter indledes personlige samtaler med de berørte
medarbejdere omkring ændret arbejdssted og tillæg til ansættelsesbreve udsendes
primo februar.
Konsekvenser
for andre udvalg
Varetagelsen
af de byggetekniske opgaver og serviceopgaver har væsentlig betydning for
størstedelen af de kommunale virksomheder.
Indstilling
Centerchef for Kommunale Ejendomme indstiller,
1.
at Udvalget tager orienteringen om status på dialogen med de kommunale virksomheder
til efterretning
2.
at Udvalget beslutter at ressourcerne fordeles via den vægtede BBR-model,
der inddrager ejendommens anvendelse og ejerskab.
Beslutning i Erhvervs- og
Teknikudvalget den 13. januar 2020:
Fraværende:
At 1: Udvalget tager orienteringen til efterretning. Anders
Koefoed (V) tager orienteringen til orientering.
At 2: Godkendt.
Udvalget ønsker, der arbejdes videre med ressourcemodellen.
Med henblik på evt. justeringer forelægges modellen for udvalget til oktober
2020, og ønsker en orientering når antallet af virksomheder, der går til model
C er kendt.
Henrik Brodersen (O) og Anders Koefoed (V) kan ikke
tilslutte sig forsøgsordningen, grundet den store usikkerhed det giver for
medarbejderne.