Møde i udvalget d. 3. april 2017

10.   Godkendelse af nye retningslinjer for lån af lokaler, haller og anlæg (B)

Sagsnr.: 330-2016-79349               Dok.nr.: 330-2017-177414                                          Åbent
Kompetence: Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget
Beslutningstema
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget skal tage stilling til forslag til nye retningslinjer for udlån af lokaler, haller og anlæg.
Baggrund
Administrationen og Folkeoplysningsudvalget har igangsat en revidering af retningslinjerne for hele fritidsområdet, deriblandt retningslinjerne for udlån af lokaler, haller og anlæg, der på en række områder ikke længere er tidssvarende og dækkende, hvilket gør dem svære at navigere efter i konkrete sager.
Administrationen har derfor med hjælp fra bl.a. kommunens jurister, praksis/erfaringer i andre kommuner samt sparring med ekspert på området udformet et udkast til nye retningslinjer. Udkastet er vedlagt som bilag.
Som eksempel på ændringer/tilføjelser i retningslinjerne kan nævnes: Opdatering af anvisningsrækkefølge, så den er i tråd med Folkeoplysningsloven. At der er indsat en række fordelingsprincipper, som fx finder anvendelse i situationer, hvor der er flere ligestillede ansøgere til samme tid. Principperne bygger bl.a. på nuværende praksis i kommunen, men også på erfaringer fra andre kommuner samt mål i kommunens idrætspolitik mv.
Det er blevet tydeliggjort, hvilke faciliteter der anvises, og hvornår man som forening mv. kan låne en facilitet, og hvornår man skal betale leje. Dette skal ses i sammenhæng med allerede vedtagne retningslinjer for udleje. Der er blevet ændret i fordelingsprocessen, hvilket betyder, at der som udgangspunkt ikke længere afholdes fordelingsmøder, men at et fordelingsudvalg nedsat af Folkeoplysningsudvalget behandler administrationens forslag til fordeling. Endelig er både regler for booking/anvisning og de generelle ordensregler blevet opdateret, så de passer til nuværende praksis, organisation og bookingsystem, og der er indsat et gebyr for gentagne udeblivelser fra tildelte tider. Dette skal tilskynde foreninger til at melde afbud, når de ikke skal bruge en/flere af deres tider, så andre kan få glæde af tiden.
Administrationens forslag til nye retningslinjer blev behandlet af Folkeoplysningsudvalget den 22/2. Folkeoplysningsudvalgets input er vedlagt sagen. Folkeoplysningsudvalget ønsker, at der på nær få konkrete tilføjelser skal ske en dybere gennemgang af og dialog omkring retningslinjerne som helhed, før de fremsættes/vedtages.
Retligt grundlag
Folkeoplysningslovens § 2, 21 og 22, Folkeoplysningsbekendtgørelsen og kommunalfuldmagten.
Handlemuligheder
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget kan:
a) Godkende administrationens udkast til nye retningslinjer for udlån
b) Godkende administrationens udkast med konkrete ændringer/tilføjelser
c) Imødekomme Folkeoplysningsudvalgets ønske om en dybere gennemgang af og dialog omkring retningslinjerne som helhed, før de fremsættes/vedtages.
d) Afvise at godkende udkastet til nye retningslinjer.
Vurdering
Administrationen finder det vigtigt, at der af hensyn til fordelingsprocessen, som starter op nu (fristen for ansøgninger udløb 1/3), bliver vedtaget nye og mere brugbare retningslinjer for udlån, da de gamle retningslinjer ikke længere er tidssvarende og dækkende, hvilket giver udfordringer ifm. fordeling af faciliteter og i konkrete sager.
Administrationen vurderer, at udkastet til nye retningslinjer vil gøre fordelingsprocessen mere forståelig og gennemsigtig for alle parter og give administrationen nogle brugbare fordelingsprincipper til de situationer, hvor fx flere ligestillede ansøgere ønsker samme tid, hvilket i høj grad mangler i de gamle retningslinjer.
Samtidig vurderes de nye retningslinjer at være i god tråd med idrætspolitikkens 25-50-75-vision og mål om at optimere brugen af faciliteter, optimere og udvikle booking af faciliteter samt skabe attraktive og fleksible muligheder for idræt. De vurderes også at være i fin tråd med den vedtagne talent- og elitestrategi og Team Danmark-samarbejdet, hvor kommunen bl.a. har forpligtet sig til at sikre tilstrækkelig adgang til idrætsfaciliteter for de prioriterede idrætter og talenterne inden for disse samt adgang til morgentræningspas for atleter under Slagelse Talent og Elite. Retningslinjerne giver nogle brugbare kriterier for, hvordan netop talent- og elitetræning skal vurderes/prioriteres, hvilket mangler i de gamle retningslinjer.
Hvad angår proces, gør administrationen opmærksom på, at processen med revidering af retningslinjer blev igangsat sammen med Folkeoplysningsudvalget for et halvt år siden som resultat af 360-graders analysen, og at der undervejs har været afholdt møde med repræsentanter fra Folkeoplysningsudvalget om emnet som helhed. Administrationen har desuden ultimo januar 2017 modtaget konkrete input/ønsker til indhold i retningslinjer for udlån fra Folkeoplysningsudvalgets formand, og disse input er i stor udstrækning blevet integreret i det færdige udkast, som Folkeoplysningsudvalget efterfølgende er blevet forelagt.
Såfremt Folkeoplysningsudvalgets ønske om udsættelse imødekommes, vil det efter administrationens opfattelse give udfordringer i den kommende fordelingsproces, fx mht. prioritering af ansøgninger (herunder hvordan talent- og elitetræning skal tilgodeses) samt tidsplanen for fordelingen. Disse udfordringer løses ikke med de tilføjelser, som Folkeoplysningsudvalget foreslår gennemført nu og her.
Administrationen anbefaler derfor, at de nye retningslinjer vedtages i deres helhed, men at der foretages en evaluering af retningslinjerne i anden halvdel af 2017 baseret på erfaringerne fra dette års fordeling, således at evt. uhensigtsmæssigheder hurtigt kan blive rettet. Evalueringen foretages i dialog med Folkeoplysningsudvalget.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Konsekvenser for andre udvalg
Ingen bemærkninger.
Indstilling
Børne- og ungedirektøren indstiller på forvaltningens vegne,
1.    at Udvalget godkender administrationens forslag til nye retningslinjer for udlån af lokaler, haller og anlæg.
Beslutning i Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget den 6. marts 2017:
Fraværende:  Jørgen Andersen (A)
Sagen udsættes til april. Det forventes, at administrationen og Folkeoplysningsudvalget udarbejder et beslutningsoplæg sammen.
Administrationens bemærkninger
Der er til sagen vedlagt et skema (bilag 3), som belyser Folkeoplysningsudvalgets input på mødet den 21/3 og administrationens bemærkninger til disse. På baggrund af mødet med FOU foreslås det, at der ændres følgende i retningslinjerne:
At fordelingsmøderne fastholdes og finder sted efter den overordnede struktur, som står beskrevet i bilag 4. At sæsonens varighed ændres til 1/8-30/6. Dog med forbehold for renoveringsprojekter i haller, og at aktiviteter i sommermåneder kan samles til færre haller/faciliteter for at sikre optimal brug af ressourcer. At selvejende haller skrives ind som en facilitet, der kan lånes. Og at der indsættes en overskrift, så det bliver mere tydeligt, hvem der skal betale for brug af faciliteterne.
Administrationen kan ikke tilslutte sig forslaget om, at der skal indføres lejefritagelse for arrangementer med en indtægt under 10.000 kr., da en sådan ordning dels vil gøre det meget svært at nå indtægtsbudgettet på 800.000 kr. om året og dels vil være meget administrationstung, svær at håndhæve og let at omgå. Forslaget vil desuden stride mod de retningslinjer for udleje, som KFT vedtog den 9/1 2017 (dengang havde FOU stillet samme forslag) samt det af Byrådet vedtagne takstblad.
Endelig er det værd at nævne, at lejefritagelsesordningen hverken fandtes i de gamle retningslinjer eller i de seneste års takstblade. Og hverken nuværende eller tidligere ansatte på området kender til ordningen. Det er således ikke korrekt, at der er tale om en eksisterende, politisk bestemt ordning. 
Administrationen kan af hensyn til både drifts- og indtægtsbudget heller ikke tilslutte sig, at en bestemt klub (SBI) eller alle klubber gratis kan låne topfaciliteten Slagelse Stadion til deres aktiviteter/arrangementer. Det skyldes bl.a., at der er særligt høje driftsomkostninger forbundet med brug af stadion, da det driftes på langt højere niveau end andre faciliteter/baner i kommunen, og at det er muligt at anvise andre ledige, egnede faciliteter. Forslaget fra FOU vil desuden stride mod de retningslinjer for udleje, som KFT vedtog den 9/1 2017, samt udvalgets beslutning i sagen vedr. SBI den 3/10 2016.
Endelig kan administrationen af hensyn til både indtægtsbudgettet på 800.000 kr. om året samt kommunens mulighed for at tiltrække store, attraktive og varierede kultur- og idrætsarrangementer til gavn for borgerne ikke anbefale, at der foretages ændringer i den ordning vedr. aflysninger i Antvorskovhallen, som KFT vedtog den 3/10 2016, og som er ordret overført til udkast til nye retningslinjer for udlån. Dengang havde FOU stillet et lignende forslag. En ændring i ordningen vil betyde væsentlige begrænsninger på, hvilke typer af arrangementer, der vil kunne trækkes til Antvorskovhallen, herunder deres størrelse og varighed.
Administrationen anbefaler derfor, at udkastet til nye retningslinjer for udlån godkendes med de ændringer, som står beskrevet i kursiv ovenfor.
Indstilling
Børne- og ungedirektøren indstiller på forvaltningens vegne,
1. at Udvalget godkender administrationens forslag til nye retningslinjer for udlån af lokaler, haller og anlæg med de ændringer, som står skrevet i kursiv i vurderingen.
Beslutning i Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget den 3. april 2017:
Fraværende:  ingen
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget godkender retningslinjerne med følgende ændringer:
Det skal præciseres, at de folkeoplysende foreninger én gang årligt har ret til at leje et lokale vederlagsfrit til et indtægtsgivende arrangement. Dog skal arrangementet have sammenhæng til foreningens kerneaktivitet.
Slagelse Stadion stilles vederlagsfrit til rådighed for SBI|s U17 og U19-hold.
Retningslinjerne evalueres efter et år.