26. Opfølgning på bygningsdrift - november 2016 (E)
26. Opfølgning på bygningsdrift - november 2016 (E)
Sagsnr.: 330-2016-74406 Dok.nr.: 330-2016-612482 Åbent
Kompetence: Byrådet
Beslutningstema
Der orienteres om 2. opfølgning på omlægning af
bygningsdriften og etablering af Ejendomsservice.
Baggrund
I forbindelse med omlægning af bygningsdriften og etablering
af Ejendomsservice, besluttede Byrådet, at der skulle være 3 opfølgninger i det
første år - juni 2016, november 2016 og februar 2017. Denne opfølgning har
fokus på de decentrale virksomhedslederes oplevelse af Ejendomsservice,
medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø og konkrete tilbagemeldinger fra alle
brugere (ledere, medarbejdere og fritidsbrugere) via ”postkort”.
Undersøgelse af serviceoplevelse i de decentrale
virksomheder
Der er lavet en spørgeskemaundersøgelse, der er sendt
elektronisk ud til alle decentrale virksomhedsledere i Slagelse Kommune. Udfra
svarene på undersøgelsen er der udarbejdet en samlet rapport med alle svarprocenter
og kommentarer, denne er vedlagt som bilag.
Der er med udgangspunkt i opfølgningen i juni måned
fokuseret på 3 emner: Indberetninger af opgaver til Ejendomsservice, oplevelsen
af servicemedarbejderne og oplevelsen af dialogen med ledelsen i Ejendomsservice.
Der har været en svarprocent på 79%
Virksomhedernes oplevelse af servicemedarbejderne:
· 88% af virksomhederne er tilfredse eller meget tilfredse med
medarbejdernes imødekommenhed. 3% er utilfredse.
· 79% af virksomhederne er tilfredse eller meget tilfredse med
medarbejderes faglighed. 1% er utilfredse.
· 80% af virksomhederne føler (tilfreds eller meget tilfreds), at
de bliver mødt med forståelse af medarbejderne. 4% er utilfredse.
Virksomhedernes oplevelse af dialogen med ledelsen i
Ejendomsservice:
· 84% af virksomhederne er tilfredse eller meget tilfredse med
ledelsens imødekommenhed. Ingen er utilfredse.
· 84% af virksomhederne er tilfredse eller meget tilfredse med
ledelsens faglighed. Ingen er utilfredse.
· 76% af virksomhederne føler (tilfreds eller meget tilfreds), at
de bliver mødt med forståelse af ledelsen. 2% er utilfredse.
Virksomhedernes oplevelse af indberetning af opgaver til
Ejendomsservice:
· 53% af virksomhederne, der har prøvet at indberettet en opgave,
svarer, at det er forholdsvis nemt.
· 31% har hverken svaret ja eller nej, men derimod svaret med en
konkret kommentar. Der er kommet 36 kommentarer til indberetning af en opgave.
Alle kommentarer er vedlagt som bilag.
· 16% af virksomhederne, der har prøvet at indberettet en opgave,
svarer, at det ikke er nemt og 12% føler ikke opgaven bliver løst
tilfredsstillende.
· 51% af virksomhederne svarer, at det kan gøres på under 3
minutter.
· 37% af virksomhederne svarer, at det kan gøres på 3-5 minutter.
· 12% af virksomhederne svarer, at det tager mere end 5 minutter.
Medarbejderne i Ejendomsservice psykiske arbejdsmiljø
Der er udført en Psykisk APV for medarbejderne i
Ejendomsservice. APV’en er udført traditionelt med inddragelse af MED-udvalg og
arbejdsmiljørepræsentanter. APV’en fokuserer på de 6 ”guldkorn”, der på
national plan kendetegner godt arbejdsmiljø og god trivsel: Krav,
forudsigelighed, indflydelse, mening, anerkendelse og social støtte. APV’en
er gennemgået af arbejdsmiljøgruppen, der udover medarbejderrepræsentanter også
består af en arbejdsmiljøkonsulent fra HR.
Arbejdsmiljøgruppen konkluderer, at der et godt psykisk
arbejdsmiljø i Ejendomsservice, særligt når man tænker på, at de er midt i en
forandringstid. Her kan nævnes, at:
· Samlet gennemsnitlig score 4,0 (fra 1-5 - over 3,5 betegnes som
”grøn”/godt).
· 92% af medarbejderne mener de gør en forskel.
· 87% mener at deres opgaver er meningsfulde.
· 92% af medarbejderne mener, at deres leder stoler på dem.
Arbejdsmiljøgruppen har indenfor hvert af de 6 fokuspunkter
peget på hvad der kan fremadrettet bidrag til et endnu bedre psykisk
arbejdsmiljø.
Brugeroplevelser via ”postkort”
I foråret 2016 blev der placeret ”postkort” i en holder på
skoler, haller, institutioner og lignende, med henblik på at få så mange brugeroplevelser
frem til Ejendomsservice som muligt. Både ledere, medarbejdere og
fritidsbrugere har haft mulighed for at indberettet brugeroplevelser fra de
kommunale bygninger – og der kan indberettes både godt og skidt. Det er muligt
at indberettet anonymt og kortene kan sendes ufrankeret til Ejendomsservice.
Kopi af ”postkort” og samlet oversigt over alle tilbagemeldinger vedr.
Ejendomsservice er vedlagt.
· Der er modtaget 28 postkort i perioden frem til 20. oktober 2016
vedrørende Ejendomsservice.
· 8 af postkortene var almindelige brugerindberetninger, som lige
så godt kunne være indberettet digitalt og som løses løbende af vores
servicemedarbejdere (toiletter der løber, lys der ikke virker, osv.)
· 3 af postkortene vurderes at vedrøre opstartsproblemer, der
formodes at være løst og/eller blive løst på kort sigt.
· 3 var utilfredshed over det vedtagne serviceniveau (typisk at
vedligeholdelsesniveauet nu er for lavt, manglende mekanisk ventilation osv.).
· 12 var ros over Ejendomsservice.
· 2 var utilfredshed til Ejendomsservices opgaveløsning.
Retligt
grundlag
Ingen bemærkninger.
Handlemuligheder
Byrådet kan med udgangspunkt i denne 2. opfølgning pege på
tilpasninger i forhold til Ejendomsservice eller på fokuspunkter i den kommende
periode og/eller i den 3. opfølgning (januar/februar 2017). Byrådet kan
samtidig bruge opfølgningen til at udpege fokuspunkter til den kommende Tænketank.
Vurdering
Helt generelt er der god tilfredshed med opgaveløsningen og
dialogen med Ejendomsservice i dagligdagen. Men det er selvfølgelig vigtigt at
huske, at virksomhederne kun har svaret på, hvordan de konkret vurderer
Ejendomsservices opgaveløsning og service – og eksempelvis ikke hvad de helt
generelt syntes om beslutningen om omlægning af bygningsdrift.
Ejendomsservice har i efteråret 2016 afholde en række dialog
møder med bl.a. skolerne. Der hersker stadig en del uklarhed omkring flytning
af budgetter, særligt på skolerne. Dette skyldes formentligt, at den enkelte
virksomhed har svært ved at se helheden og principperne for omplacering af
budgetterne. Dette vil kunne imødekommes ved at skabe en større gennemsigtighed
omkring principperne for budgetomplaceringen via dialog med de berørte områder.
Samlet set vurderer Center for Kommunale Ejendomme, at
følgende bør være særlige fokuspunkter i den kommende periode:
Indberetning af opgaver
En stor del af brugerne oplever det nemt at indberette opgaver,
og størstedelen kan indberette en opgave på under 3 minutter. Umiddelbart
vurderes det at være et fornuftigt og ubureaukratisk niveau for visse
opgavetyper. Eksempelvis indberetning af en bygningsskade eller lignende, der
ikke forekommer særligt ofte. Dette skal ses i lyset af, at virksomheden efter
at have indberettet eksempelvis en bygningsskade ikke skal tage sig af at
bestille og aftale priser med håndværkere samt sikre, at opgaven bliver udført,
og betaling af faktura mv.
Men for indberetning af simple serviceopgaver (som f.eks.
mindre flytninger eller bordopstillinger til arrangementer) opleves det stadig
bureaukratisk – og det er forståeligt. Der er heldigvis mange muligheder for at
udvikle og forbedre både den elektroniske indberetning og alternative
indberetningsformer. Der er kommet rigtig mange gode konstruktive forslag til
forbedringer og tilpasninger i de individuelle besvarelser, som vil kunne
bruges i det videre arbejde med at optimerer indberetningen af opgaver til
Ejendomsservice.
I nogle brugergrupper er der en tendens til, at oplevelsen
af om de konkrete opgaver bliver løst kan forbedres. Her kan opgavekvittering
via indberetningssystemet bidrag til at synliggøre opgaveløsningen og forbedre
både opgaveløsningen og oplevelsen hos brugerne.
Det anbefales, at indberetning af opgaver til
Ejendomsservice fortsat skal udvikles og forbedres med udgangspunkt i brugernes
tilbagemeldinger samt, at det gøres til et særskilt tema i den kommende
Tænketank.
Tvister mellem de decentrale virksomheder og
Ejendomsservice
De første 10 driftsmåneder har synliggjort et behov for
objektivt, at kunne finde konstruktive løsninger når der opstår tvister eller
forskellige fortolkninger mellem den enkelte decentrale institution og
Ejendomsservice. Det er vigtigt for de decentrale institutioner, at de har et
sted at gå hen, hvis de føler at de ikke får den service de har krav på. Der
bør derfor findes en enkel, men formel måde at få ”afprøvet” sin tvivl eller
uenighed, omkring eksempelvis serviceniveau, på. Det er Ejendomsservice
vurdering, at der bør fastlægges en model for afgørelse af ”tvister”, der
sikrer en retfærdig og gennemsigtig vurdering i tvivlstilfælde.
Gennemsigtighed og information omkring
budgetomplaceringen
Den løbende dialog med de decentrale virksomheder tegner et
billede af, at flytningen af budgetter visse steder opleves som urimelig og
efterlader nogle virksomheder eksempelvis uden budget til inventar. Det er helt
givet, at de principper, der er brugt til at flytte budgetter, har tydeliggjort
de historiske forskelle, der har været indenfor de enkelte fagområder.
Der er behov for en dialog, gennemsigtighed og information
omkring helhederne i budgetomplaceringen, særligt på skolerne. Det må i den
forbindelse vurderes, om der skal ske yderligere servicenivellering inden for
enkelte fagområder.
Økonomiske
og personalemæssige konsekvenser
Der er forudsat en besparelse på 10 mio. kr. fra 2019 på
omlægning af bygningsdriften.
Konsekvenser
for andre udvalg
Omlægning af bygningsdriften har betydning for stort set
alle fagudvalg. Opfølgningen har derfor også forsøgt at inddrage alle
decentrale virksomheder og brugergrupper.
Indstilling
Centerchef for Kommunale Ejendomme indstiller,
1.
at opfølgningen og de nævnte fokuspunkter tages til efterretning,
2.
at sagen sendes videre til behandling i Økonomiudvalget og Byrådet.
Beslutning i Landdistrikts-,
Teknik- og Ejendomsudvalget den 7. november 2016:
Fraværende:
Taget til efterretning.
Kurt Rasmussen (A) tog forbehold.
Beslutning i Økonomiudvalget
den 21. november 2016:
Fraværende:
Økonomiudvalget anbefaler byrådet at tage sagen til
efterretning.
A tog forbehold.
