Kompetence
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget
Beslutningstema
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget skal beslutte, om udvalget vil godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med de selvejende haller for 2024.
Indstilling
Chefen for Kultur, Fritid og Borgerservice indstiller,
1. at Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget godkender de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med de selvejende haller for 2024.
Sagens indhold
Drifts- og samarbejdsaftalen med de selvejende haller bliver hvert år opdateret, så den er tidssvarende og tager højde for aktuelle spørgsmål, sager og samfundsforhold.
Proces for opdatering af aftalerne
Der har i november 2023 været afholdt dialogmøder med alle 8 selvejende haller (1 møde med hver hal), hvor hallerne bl.a. har haft mulighed for at komme med inputs til de nuværende drifts- og samarbejdsaftaler samt stille spørgsmål til dem. På møderne har administrationen desuden informeret hallerne om egne forslag til tilføjelser/ændringer i aftalerne og fået hallernes syn på disse. Hallerne har desuden fået en status på den politisk bestilte analyse af driftstilskudsmodellen og de ændringer, som denne har afstedkommet i aftalen.
På baggrund heraf er der udarbejdet opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler, der efterfølgende er blevet sendt i høring hos hallerne.
Hvad er nyt i aftalerne for 2024
- Afsnit om drift af udearealer i Sørby og Dalmose er slettet som følge af politisk besluttet hjemtagning af drift.
- Afsnit om Covid-19 er slettet, da det ikke længere er relevant.
- Afsnit om energibesparende tiltag er blevet opdateret, da der ikke længere gælder krav om, at temperaturen i haller maksimalt må være 19 grader, og at der skal slukkes for lysanlæg på udearealer en time tidligere end normalt. Hallerne skal dog stadig leve op til evt. nye krav til idrætsfaciliteter, som vedtages politisk.
- Indsat krav om, at der hvert år i forbindelse med indsendelse af årsregnskab også skal indsendes en udspecificering af hallernes udgifter til vedligehold i det forgangne år.
- Indsat et loft for, hvor store vedligeholdelsesprojekter, som hallerne kan sætte i gang uden forudgående godkendelse fra kommunen, hvis hallerne efterfølgende skal kunne få driftstilskud til dem. Fremover skal alle projekter, der beløber sig til over 200.000 kr., forhåndsgodkendes.
- Indsat maxbeløb for tildeling til vedligehold pr. år. Hallerne kan fremadrettet få dækket max 500.000 kr. pr. år ud fra gennemsnittet de seneste 3 regnskabsår, medmindre der har været tale om særligt akutte, ekstraordinære og omkostningsfulde vedligeholdelsesprojekter, hvortil hallen har opnået forudgående godkendelse fra kommunen til igangsættelse af projektet.
- Der er ændret i, hvad hallerne kan søge om tilskud til fra puljerne på fritidsområdet. Fremadrettet kan hallerne ikke søge om tilskud til de udgifter, som de i forvejen får tilskud til/dækket via modellen for driftstilskud (fx vedligehold og renovering af faciliteter), men hallerne kan stadig søge til fx igangsættelse af nye aktiviteter.
- Indsat et afsnit om anvendelse og opdatering af de nye tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner for hallerne, der er udarbejdet af et eksternt firma som led i den politisk bestilte analyse.
- Indsat et afsnit om den nye vurdering af tilskuds- og ikke-tilskudsberettigede m2 i driftstilskudsmodellen, der er foretaget i 2023, herunder de udarbejdede principper for støtte til lokaler/m2. Desuden tilføjet, at der sker opfølgning på lokaler/m2 i modellen.
- Tilføjet, at Fritidsafdelingen fremadrettet dækker udgiften til hallernes brug af Winkas. Hallerne skal dermed ikke længere betale for Winkas.
- Tilføjet, at alle aktivitetslokaler, som der ydes tilskud til via modellen for driftstilskud, skal bookes via Winkas, ligesom det ved alle bookinger skal fremgå, hvem der bruger lokalet og til hvilken aktivitet. Det samme gælder, når/hvis de pågældende lokaler udlejes til arrangementer.
- Tilføjet, at hallerne hvert år skal indsende referat af senest afholdte generalforsamling.
- Tilføjet, at dialogmøderne med hver hal normalt finder sted i uge 44 og 45.
Ændringerne/tilføjelserne vedr. udearealer, vedligeholdelse, tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner, Winkas, puljer og vurdering af m2 + principper for støtte til m2 er et resultat af den politisk bestilte analyse, som administrationen har arbejdet på i 2. halvdel af 2023.
Baggrunden for disse ændringer præsenteres i særskilt sag om analysen på nærværende møde (tillægsdagsorden).
3 haller (Agersøhallen, Dalmose Idræts- og Kulturcenter og Vesthallen) har indsendt et høringssvar.
4 haller (SBC, Skælskørhallen, Stillingehallen og Slagelse Hallen) har via mail meddelt, at de ikke har nogen bemærkninger til aftalerne.
Administrationen har ikke modtaget nogen tilbagemelding/høringssvar fra Sørbyhallen.
Både aftaleudkast og hallernes høringssvar/tilbagemeldinger er vedlagt som bilag. I aftaleudkast er administrationens forslag til tilføjelser markeret med blåt, mens afsnit, der foreslås slettet, er markeret med rødt.
Der er igen i år udarbejdet og vedlagt et aftaleudkast pr. hal. Dette skyldes, at der er mindre lokale forskelle på hallerne, fx er Agersøhallen som den eneste hal fritaget for brug af bookingsystem og HallMonitor, og Skælskørhallen varetager driftsopgaver i SBC. Det meste af indholdet i aftalerne er dog det samme.
Retligt grundlag
Kommunen kan understøtte foreningsdannelse efter Folkeoplysningsloven samt borgernes aktive fritidsliv efter kommunalfuldmagten.
Kommunen må kun understøtte lovlige kommunale aktiviteter i de selvejende haller (fx idræt og folkeoplysning) og ikke erhvervsmæssige/kommercielle aktiviteter i hallerne.
Handlemuligheder
Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget har følgende handlemuligheder:
Godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med hallerne.
Godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med konkrete ændringer/bemærkninger.
Vurdering
Administrationen vurderer, at drifts- og samarbejdsaftalen fungerer efter hensigten, og at den bidrager til at ensrette kravene til kommunale og selvejende haller. Aftalen sikrer desuden, at der arbejdes efter samme mål, retningslinjer mv., og at foreninger og andre brugere oplever samme muligheder, åbningstider, lukkeperioder, rettigheder, bookingproces, bookingfrister, serviceniveau mv., uanset om de bruger en kommunal eller en selvejende hal.
Det er vigtigt at pointere, at drifts- og samarbejdsaftalen og driftstilskuddet ikke har til formål at give brugerne af nogle haller et højere serviceniveau end brugerne af andre haller.
De selvejende haller kan godt vælge at have et højere service- og rengøringsniveau og/eller en bedre bemanding end de kommunale haller, men det er i givet fald noget, som den pågældende hal selv skal finansiere, fx via indtægter fra kommercielle arrangementer.
Nedenfor svarer administrationen på de bemærkninger mv., der er kommet fra hallerne via høringssvarene.
PL-fremskrivning i model
Hvad angår Dalmose Idræts- og Kulturcenters bemærkning om PL-fremskrivning, så er det ikke korrekt, at der ikke sker en PL-fremskrivning.
De enkelte maxbeløb bliver ikke PL-fremskrevet, men det gør hele den samlede ramme til de selvejende haller til gengæld hvert år. Det betyder, at rammen i langt de fleste år vil være større end året før, og i nogle år væsentligt større.
Mulighed for at holde lukket i vinterferie og efterårsferie:
Hvad angår Dalmose Idræts- og Kulturcenters ønske om at kunne holde lukket i alle ferieperioder og helligdage af hensyn til personaleressourcer, så er det et vigtigt formål med driftstilskuddet og drifts- og samarbejdsaftalen, at brugerne af de selvejende haller oplever de samme åbningstider mv. som brugerne af de kommunale haller.
De selvejende haller kan derfor holde lukket de samme dage/perioder som de kommunale haller. Det vil sige i skolernes sommerferie, mellem jul og nytår og på helligdage. Derimod er der åbent for træning i hallerne i vinterferien og i efterårsferien.
Hvis de selvejende haller skal kunne holde lukket i vinterferien og i efterårsferien, vil det kræve, at en tilsvarende ændring bliver indført i de kommunale haller, da man ellers forskelsbehandler brugerne. Administrationen kan derfor ikke på nuværende tidspunkt tilslutte sig ønsket fra Dalmose Idræts- og Kulturcenter.
De selvejende haller har dog via aftalen mulighed for at holde helt eller delvist lukket i vinterferien og/eller i efterårsferien, hvis dette sker efter forudgående aftale med Fritidsafdelingen og brugerne. Med aftale med brugerne menes, at brugerne har tilkendegivet, at de alligevel ikke skal bruge deres haltimer, fordi de holder ferie.
Administrationen gør desuden opmærksom på, at drifts- og samarbejdsaftalen ikke stiller krav om, at der skal være mulighed for personlig service fra en ansat i hallen under idrætsaktiviteterne. Flere haller har fx indført systemer, hvor brugere selv kan låse sig ind i hallen, når der ikke er en ansat til stede.
Krav om forhåndsgodkendelse af projekter over 200.000 kr. samt udspecificering af vedligehold
Administrationen kan ikke genkende Dalmose Idræts- og Kulturcenters bekymring om, at de to tiltag vil skabe øget bureaukrati, kræve flere midler til fx løn og forringe hallernes frihed/selvstændighed.
De selvejende haller vil også fremadrettet have meget stor frihed til at sætte vedligeholdelsesprojekter i gang. Også sammenlignet med, hvad der er tilfældet i flere andre kommuner, hvor midler til vedligeholdelsesprojekter i langt højere grad tildeles via puljer og dermed en forudgående administrativ/politisk behandling og prioritering.
Det vil således kun være vedligeholdelsesprojekter, der beløber sig til over 200.000 kr., som fremadrettet vil kræve en forudgående godkendelse fra kommunen, hvis de skal tælle med i beregningen af driftstilskuddet. Beløbet er bl.a. fastsat ud fra et ønske om, at hallerne fortsat skal have høj grad af frihed til selv at planlægge og igangsætte vedligeholdelse, og at hverken hal eller kommune skal påføres for meget administration. I praksis er det meget få projekter i hallerne, der koster over 200.000 kr., og hvor der dermed vil skulle søges en forhåndsgodkendelse.
Derudover er både dette beløb og maxbeløbet på, hvad man som hal kan få dækket af udgifter til vedligehold pr. år (max 500.000 kr.), fastsat ud fra et ønske om at mindske meget store udsving i hallernes driftstilskud samt at sikre, at rammen ikke bliver "ædt" op af vedligehold, og pludselig ikke kan dække de driftsomkostninger i hallerne, som den er sat i verden for.
Derudover ønsker administrationen, at der skal være tale om en hurtig og smidig proces, hvor bl.a. de nye tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner inddrages.
Administrationen bemærker desuden, at flere haller, herunder Dalmose Idræts- og Kulturcenter, tidligere har søgt om tilskud til vedligehold fra puljer på fritidsområdet, uden at dette har givet anledning til udfordringer med personaleressourcer, bureaukrati eller mindsket selvstændighed.
Administrationen vurderer derfor, at dette heller ikke bliver tilfældet, når der skal søges om forhåndsgodkendelse til igangsættelse af store vedligeholdelsesprojekter, der skal dækkes af rammen til de selvejende haller.
Hvad angår udspecificering af udgifter til vedligehold så lægger administrationen ikke op til, at dette skal være en omfattende og tidskrævende opgave for den enkelte hal. Udspecificeringen vil fx kunne ske ved at trække og indsende en udskift af alle posteringer på den konto/de konti, der vedrører vedligehold.
Administrationen bemærker, at Dalmose Idræts- og Kulturcenter indsendte en lignende udspecificering tidligere på efteråret, uden at det dengang gav anledning til indvendinger/bemærkninger.
På baggrund af bemærkningen fra Dalmose Idræts- og Kulturcenter vil administrationen indsætte eksempler på, hvordan udspecificering af vedligehold kan foregå.
Hvad angår begge de pågældende nye tiltag gør administrationen desuden opmærksom på, at langt det meste vedligehold i de selvejende haller finansieres af driftstilskuddet fra kommunen. Derfor er kommunen også nødt til at kunne følge med i/føre tilsyn med, hvad pengene er gået til, og hvad der sættes i gang af store projekter, som efterfølgende skal finansieres via driftstilskuddet og dermed den samlede ramme til de selvejende haller.
Som det er i dag, bliver vedligehold meget sjældent udspecificeret i hallernes årsregnskaber, hvilket øger risikoen for fejl i beregningen, fx at en hal både får tilskud til et projekt via en pulje og via driftstilskuddet, eller at nyanskaffelser ved en fejl bogføres/regnes med under vedligehold, så der sker fuld dækning af udgiften, selv om der er et maxbeløb på 20.000 kr. om året i modellen.
Ønske om at få udkast til drifts- og samarbejdsaftale tilsendt inden dialogmødet
Administrationen har noteret sig ønsket fra Dalmose Idræts- og Kulturcenter om at få tilsendt udkastet til drifts- og samarbejdsaftale allerede inden dialogmødet.
Dialogmøderne bliver bl.a. brugt til netop dialog om næste års drifts- og samarbejdsaftaler, herunder administrationens forslag til ændringer/tilføjelser og hallens evt. forslag/inputs. Det færdige udkast til aftaler vil derfor først kunne blive sendt ud efter dialogmøderne.
Administrationen vil dog undersøge, om det praktisk og tidsmæssigt kan lade sig gøre også at sende et foreløbigt udkast ud til hallerne forud for dialogmøderne.
Ønske om stadig at kunne se udearealer i Winkas:
Hvad angår Dalmose Idræts- og Kulturcenters bemærkning vedr. udearealer i Winkas, så vil de selvejende haller også fremadrettet have adgang til at kunne se bookede aktiviteter på de tilstødende udearealer, så de dermed også har et overblik over brug af omklædningsrum mv. Og hvis de ønsker det, vil de også kunne beholde deres bookingadgang til udearealer.
Årsagen til, at udearealer er markeret med rødt i teksten, er, at kommunen ikke kan forvente, at personalet i Sørbyhallen og Dalmose Idræts- og Kulturcenter fremadrettet vil blive ved med at stå for bookingopgaven på udearealer, når de to haller ikke længere får tilskud til drift af disse.
Administrationen vil på baggrund af bemærkningen fra Dalmose Idræts- og Kulturcenter indsætte en sætning i aftalen om, at hallerne fortsat skal kunne se de bookede aktiviteter på udearealer.
Ønske om tydeliggørelse af ansvar for drift af arealer udenfor hallerne
Administrationen kan tilslutte sig Dalmose Idræts- og Kulturcenters ønske om, at det skal tydeliggøres, hvem der drifter de arealer, som ligger udenfor/i tilknytning til de selvejende haller (fx parkeringspladser, terræn, beplantning og grønne arealer), og hvad denne drift indebærer.
Administrationen vil derfor enten i selve aftalen med alle haller eller som et bilag til aftalen tydeliggøre/indskrive dette med inputs fra Kommunale Ejendomme og Entreprenørservice.
Administrationen vil desuden i den nærmeste fremtid indkalde Dalmose Idræts- og Kulturcenter og Sørbyhallen til et overleveringsmøde ifm. hjemtagningen af driften af udearealerne.
Administration ved nye tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner
Det er ikke administrationens opfattelse, at de nye tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner vil medføre ekstra bureaukrati mv., som Dalmose Idræts- og Kulturcenter er bekymret for.
Tanken er, at der skal ske 1-2 årlige opfølgninger, så fx de nye vedligeholdelsesplaner kan blive opdateret med fx info om afsluttede vedligeholdelsesprojekter.
Administrationen bemærker, at hallerne i de nuværende aftaler også hvert år har skullet indsende en opdateret vedligeholdelsesplan. Administrationen vurderer derfor, at tiltaget ikke bør medføre ekstra bureaukrati.
Administrationen anerkender dog, at formuleringen i udkastet til nye aftaler kan forstås sådan, at der skal ske meget hyppige opdateringer, og at administrationen løbende skal have besked om alt foretaget vedligehold. Dette er ikke meningen. Administrationen vil derfor tilrette sætningen/afsnittet.
Administrationen vil foretage en lignende opdatering af den sætning, der vedrører opfølgning på m2 i modellen og også her sætte antal/tidsangivelse på.
Hallernes selvstændighed med de nye tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner
Hvad angår Vesthallen og Dalmose Idræts- og Kulturcenters bekymring om, at de nye tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner fratager hallerne deres selvstændighed/mindsker deres selvstændighed, så er det ikke hensigten.
Tilstandsvurderingerne og vedligeholdelsesplanerne er udarbejdet af et eksternt firma på baggrund af et bygningssyn i den enkelte hal, hvor minimum 1 repræsentant fra hver hal har deltaget og dermed bidraget til rapportens tilblivelse.
Baggrunden er et ønske om at kende hallernes stand, og hvad der kan forventes af større vedligeholdelsesprojekter i hallerne i de kommende år. Dette skal ses i sammenhæng med, at kommunen yder et årligt driftstilskud til hallerne, der bl.a. går til netop vedligehold, ligesom kommunen jævnligt modtager ansøgninger/henvendelser fra haller vedr. vedligehold. Den viden, som de nye tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner giver, er også af relevans for hallerne, og de er et brugbart værktøj til fremtidige beslutninger vedr. vedligehold, ligesom de er udarbejdet ens for alle haller, hvilket giver mulighed for sammenligning mv.
Lignende rapporter blev lavet for 10-12 år siden, og flere haller har haft brugt disse som baggrundsmateriale, når de har skullet indsende opdaterede vedligeholdelsesplaner til kommunen. Rapporterne fra dengang er dog ikke længere tidssvarende, da der er sket meget i hallerne siden dengang. Det er derfor i alles interesse, at der er lavet en ny ekstern tilstandsvurdering mv. af hver hal.
Formålet med den nye tilstandsvurdering og vedligeholdelsesplan er ikke, at administrationen fremadrettet skal diktere/detailstyre vedligehold i de selvejende haller. Hallerne vil stadig have stor frihed til at bestemme, hvad der skal sættes i gang af vedligeholdelsesprojekter og hvornår. Kun hvis projektet beløber sig til mere end 200.000 kr., skal det som nævnt ovenfor godkendes.
Hallerne skal inddrage den nye tilstandsvurdering og vedligeholdelsesplan i forbindelse med planlægning/prioritering af vedligehold.
Men hallerne vil stadig kunne have deres egen vedligeholdelsesplan og vil også kunne afvige fra den vedligeholdelsesplan, der er udarbejdet af det eksterne firma, når det giver mening, fx udskyde et projekt pga. økonomi eller prioritere et presserende projekt frem for et andet.
Administrationen kan derfor ikke tilslutte sig Vesthallens ønske om at udsætte brugen af tilstandsvurderingerne og vedligeholdelsesplanerne i et år. En udskydelse ville også betyde, at noget af vedligeholdelsesplanen i rapporten ville miste sin relevans.
Administrationen anerkender dog, at tilstandsvurderingerne og vedligeholdelsesplanerne burde være sendt ud til hallerne noget tidligere, end det har været tilfældet (ultimo november). Den sene udsendelse skyldes, at rapporterne er en del af den politisk bestilte analyse, som udvalget får en opfølgning på til nærværende møde.
Dialogmødernes form
På baggrund af tilkendegivelser fra hallerne er det administrationens vurdering, at der hos langt de fleste haller er stor opbakning til de årlige dialogmøder med hver hal, og administrationen vurderer, at møderne har stor værdi for både den enkelte hal og administrationen og erfaringsmæssigt giver et langt større udbytte end store fællesmøder.
Dialogmøderne har således både faste punkter og god mulighed for, at hallerne kan bringe de punkter op, som de hver især finder vigtige. Hallerne kan desuden tage ting op, som de ellers ikke ville gøre, hvis mødet foregik i en større forsamling med deltagelse af alle haller. Dialogmøderne med hver hal sikrer desuden, at hver hal får lige meget taletid mv. Dette ville ikke nødvendigvis være tilfældet på et stort fællesmøde.
Derudover er der også løbende dialog mellem administrationen og hallerne imellem dialogmøderne.
Administrationen bemærker, at årlige dialogmøder med hver hal ikke udelukker, at der ved behov også kan holdes fællesmøder, eller at hallerne selv kan mødes og udveksle erfaringer og synspunkter. Og evt. invitere administrationen, hvis der er behov.
Administrationen kan dog ikke tilslutte sig Vesthallens forslag om, at der årligt, udover dialogmøderne med hver hal (8 møder i alt), også skal afholdes to faste årlige fællesmøder med deltagelse af alle haller, og oplever heller ikke et udbredt ønske om dette hos de øvrige haller. Yderligere to faste årlige møder vil desuden medføre et ekstra træk på ressourcer mv. i den enkelte hal og i administrationen, da der udover deltagelse i mødet også vil være ressourcer forbundet med planlægning, opfølgning mv.
Opfølgning på vurdering af m2 i model
Administrationen kan tilslutte sig Agersøhallens ønske om, at der hvert år følges op på m2, så der tages højde for fx ændringer af relevans for vurderingen af tilskudsberettigede m2. Det kan fx være, at et lokale har skiftet formål og nu primært bliver brugt til formål, som kommunen lovligt kan støtte (fx idræt) og dermed kan blive tilføjet modellen.
Dette er beskrevet i de nye principper for m2, der vedlægges de godkendte aftaler for 2024, samt i et kort afsnit i selve aftaleudkastet. Dette afsnit kan dog evt. uddybes.
Administrationen er i dialog med Agersøhallen om et konkret lokale, og der er fundet en løsning, som, når den er implementeret, vil betyde, at lokalet kan blive tilføjet i modellen med virkning fra 2025.
Mulighed for at afsætte fx 10 % af hvert års budget til vedligehold
I forhold til dette ønske fra Agersøhallen gør administrationen opmærksom på, at hallerne selv bestemmer, hvor stor en andel af deres budget der skal bruges på vedligehold, og om der fx skal hensættes midler til fremtidige vedligeholdelsesprojekter, og hvor stort et beløb der skal hensættes. Flere af hallerne gør brug af denne mulighed.
Men da tildelingen til vedligehold i modellen sker på baggrund af de faktisk afholdte udgifter ud fra et gennemsnit de seneste 3 år, vil beløbet dog først tælle med i beregningen af driftstilskuddet, når vedligeholdelsesprojektet er afsluttet/der har været udgifter forbundet med det.
Administrationen vurderer, at det vil være uhensigtsmæssigt, hvis hensættelser også talte med i beregningen af driftstilskuddet. Dels kan hensættelser vedrører projekter, der først skal finde sted om mange år, og som måske ender med ikke at blive til noget. Og dels vil det være administrativt tungt også i beregningen at skulle tage højde for hensættelser og dermed ”forudgående tilskud” til et fremtidigt projekt. Der vil derfor være en risiko for, at der ydes tilskud flere gange til det samme projekt.
Opsummering og anbefaling:
Administrationen vurderer på baggrund af hallernes høringssvar og de afholdte dialogmøder, at der er generel tilslutning til de foreslåede tilføjelser/ændringer i aftalen samt aftaleteksten som helhed. De fleste af hallerne har enten ingen eller meget få bemærkninger til aftalen. Det er desuden administrationens opfattelse, at mange bekymringer/bemærkninger i høringssvarene kan adresseres med få præciseringer/tilføjelser i aftalen.
Administrationen anbefaler derfor, at de opdaterede aftaler bliver godkendt med de få ændringer/præciseringer, som administrationen lægger op til i vurderingen.
Økonomiske og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Tværgående konsekvenser
Ingen bemærkninger.
Sagens videre forløb
Ingen bemærkninger.
